RentPackage utbetalning till ägaren: förvaltaren drar av förvaltningsarvodet och betalar ut resten, depositionerna hålls separat

Varför använda utbetalning till ägaren

Det svåra med förvaltning är inte att få in hyran, utan att sedan hålla isär den: vad är förvaltningsarvode, vad ska betalas ut till ägaren och vilka depositioner får inte röras. I Excel måste du varje månad dra av förvaltningsarvode och reparationskostnader objekt för objekt och kontrollera att depositionen inte räknats med; när ägaren frågar varför det blev mindre den här månaden får du leta fram underlaget igen.

• Beloppet som kan betalas ut räknas fram automatiskt
  När förvaltningsarvode och reparationskostnader dragits av från hyran räknar systemet direkt ut hur mycket som kan betalas ut till ägaren den här gången – du slipper räkna i Excel varje månad.
• Depositioner betalas aldrig ut
  Depositionen ska senare betalas tillbaka till hyresgästen, därför undantar systemet depositioner och förskottsbetalningar från utbetalningen – de följer inte med till ägaren.
• Frågar ägaren finns svaret i detaljerna
  Varje utbetalning har en specifikation över ägarens uttag som kan skrivas ut eller skickas till ägaren; perioder som hyresgästen inte betalat syns bland obetalda faktureringsperioder.

Vad är klientmedelskontot

Förvaltningsbolaget sköter ett konto för varje ägare, som kallas [Klientmedelskonto (ägare)]. Hyran som hyresgästen betalar kommer först in här, förvaltningsarvode och reparationskostnader dras från kontot och resterande saldo betalas ut till ägaren. På klientmedelskontot hamnar:

• Hyra som hyresgästen betalat
• Depositioner som förvaras hos förvaltaren
• Pengar som ägaren satt in i förväg (Egna insättningar)
• Saldo som fanns innan systemet togs i bruk (ingående saldo)

Saldot på klientmedelskontot som visas på skärmen består alltså av:

Depositioner som ägaren själv förvarar eller som ligger på ett tredjepartskonto finns inte på klientmedelskontot och räknas inte in i saldot.

Ägarens insättning på klientmedelskonto: förvaltaren slipper ligga ute med pengar för reparationer

Räcker saldot på klientmedelskontot inte till reparationer eller städning kan du be ägaren sätta in pengar i förväg, så att förvaltningsbolaget inte behöver betala ur egen ficka. Gå till [Finanshantering] > [Ägarens ekonomi], klicka på [＋] (Lägg till avi till ägare) uppe till höger, välj [Ägarens insättning på klientmedelskonto], välj fastighet, ange belopp och betalningsmetod och spara – ägarens saldo på klientmedelskontot ökar med beloppet.

Betala ut till ägaren

1. Gå till [Finanshantering] > [Ägarens ekonomi] > [Klientmedelskonto (ägare)] > [Ej avstämd] och välj den ägare (förvaltning) som ska få utbetalningen.
2. Klicka på [Detaljer] för att se utbetalningsspecifikationen: överst står klientmedelskontots aktuella totalbelopp, i mitten varje post i beloppet som kan betalas ut och längst ner obetalda faktureringsperioder (hyra som hyresgästen fortfarande är skyldig).
3. Markera de fastigheter som ska ingå. [Belopp som kan betalas ut] går att ändra: vill du till exempel spara pengar till en kommande reparation betalar du bara ut en del – resten ligger kvar på klientmedelskontot till nästa utbetalning.
4. [Depositioner och förskottsbetalningar] visas bara som belopp och betalas inte ut.
5. Kontrollera [Utbetalningsdatum] (förvalt till i dag) och betalningsmetod, markera vid behov [Skicka utbetalningsspecifikation till ägaren] och klicka på [Utbetalning till ägarens privata konto].

Visa, redigera och ångra utbetalningar

Genomförda utbetalningar finns under fliken [Avstämd], med datum och belopp för varje utbetalning. Klickar du på [Detaljer] till höger öppnas [Ägarens uttag – detaljer] med beräkningen för utbetalningen, som kan skrivas ut eller skickas till ägaren.

• Beloppet behöver justeras: klicka på [⋯] > [Redigera utbetalning] och ange rätt belopp – du behöver inte radera och göra om hela posten.
• Allt ska göras om: klicka på [⋯] > [Ångra utbetalning] – pengarna går tillbaka till klientmedelskontot och du kan göra utbetalningen på nytt.

Depositioner (förvaltning): vem förvarar depositionen och hur den överförs

Gå till [Finanshantering] > [Ägarens ekonomi] > [Depositioner (förvaltning)] > [Deposition förvaras hos] och välj fastighet – där ser du vem som förvarar depositionen för varje hyresavtal. Det finns tre alternativ:

• Förvaltarens klientmedelskonto: depositionen ligger på förvaltningsbolagets klientmedelskonto för ägaren.
• Depositionskonto hos ägaren: ägaren förvarar själv depositionen.
• Tredjepartskonto: depositionen ligger på ett spärrat konto i hyresgästens namn eller hos en förvarare, och varken förvaltningsbolaget eller ägaren har den.

Vill ägaren själv förvara depositionen klickar du på [＋] (Lägg till avi till ägare) uppe till höger, väljer [Deposition överförd till depositionskontot hos ägaren], väljer fastighet, markerar depositionen som ska överföras och anger överföringsdatum. Ska depositionen tillbaka till förvaltningsbolaget väljer du [Deposition överförd till ägarens klientmedelskonto]. Varje överföring sparas under fliken [Överföringshistorik], så när hyresgästen flyttar och depositionen ska betalas tillbaka ser du tydligt vem som har den.

Ingående saldo: ta med saldot från tiden före systemet

Om ägarens klientmedelskonto redan innan ni började använda RentPackage hade pengar som ännu inte betalats ut till ägaren (till exempel bokförda i Excel eller ett annat system), anger du datum och belopp för ingående saldo under [Finansiella inställningar] > [Ingående saldo] när du lägger till förvaltat objekt, så räknar systemet från rätt saldo. Ett negativt belopp betyder att förvaltningsbolaget har lagt ut pengar åt ägaren.

Ägaren kollar själv ekonomin online

När ägaren loggar in i RentPackage ser hen beloppet för varje utbetalning under [Ägarens ekonomi] och kan klicka på [Detaljer] för att se specifikationen över ägarens uttag – utan att vänta på att förvaltningsbolaget sammanställer underlag.

Ur bokföringssynpunkt: så bokförs utbetalningen till ägaren

Klientmedelskontot är ett tillgångskonto, ungefär som ett bankkonto. Egna insättningar och ingående saldo ökar både klientmedelskontot och ägarens eget kapital; vid utbetalning till ägaren minskar ägarens eget kapital (Egna uttag) och pengarna lämnar samtidigt klientmedelskontot, så de utbetalda pengarna är inte en kostnad för förvaltningsbolaget.

Depositioner på depositionskontot hos ägaren bokförs på ett separat bankkonto för depositioner, skilt från de utbetalda pengarna, så de blandas inte ihop.

Sammanfattning

Fortsätter du med Excel måste du även nästa månad dra av förvaltningsarvodet objekt för objekt, kontrollera att depositionen inte räknats med och leta fram underlag när ägaren frågar. När de förvaltade objekten är upplagda i RentPackage räcker det att varje månad markera fastigheterna och göra utbetalningen – belopp som kan betalas ut, undantag av depositioner och specifikationen över ägarens uttag sköter systemet.

Välj en ägare, öppna [Detaljer] under [Ägarens ekonomi] och se om beloppet som systemet räknat fram stämmer med ditt Excel.

Relaterade artiklar

• RentPackage Lägg till förvaltat objekt: från att skapa objektet och ägaren och registrera ingående saldo till signering online, allt på en gång：Ange ägare, förvaltningsarvode och ingående saldo när du lägger till förvaltat objekt, så får utbetalningen till ägaren rätt utgångspunkt.
• Funktionsbeskrivning: Ingående saldo：Hur du fyller i ingående saldo och vad ett negativt belopp betyder förklaras mer utförligt här.
• Guide för förvaltningsföretag: inställning av förvaltningsarvode：Förvaltningsarvodet skapas automatiskt i varje hyresperiod och dras direkt av från hyran vid utbetalning.