Hur man genererar en huvudbok i RentPackage, automatiskt sammanställer hyres- och fastighetskonton

Slutade du manuellt föra in hyresintäkter och utgifter i Excel för avstämning? RentPackage har en inbyggd komplett dubbel bokföringsmotor. Så länge du hanterar hyror och bokföring normalt, ackumulerar systemet automatiskt bokföringsposter. När du vill se kontona väljer du en period och trycker på en knapp, så genereras en balansavstämd huvudbok direkt—utan behov av redovisningsbakgrund eller manuell summering.

1. Vad är en huvudbok?

Huvudboken (General Ledger) sammanställer alla transaktioner under en period och kategoriserar dem enligt bokföringskonton (tillgångar, skulder, ägarens eget kapital, intäkter, kostnader), visar debettotal, kredittotal och saldo för varje konto. Det är grunden för resultaträkningen och balansräkningen, och den är den rapport som oftast efterfrågas för revision. När du behöver rapportera till revisorer, hyresvärdar eller skattemyndigheter, fungerar denna rapport som din utgångspunkt.

2. Datakällor för rapporten

Huvudbokens siffror kommer från två källor, som båda automatiskt sammanförs:

• Automatiskt genererade bokföringsposter per period: Efter att kontraktet har skapats genererar systemet automatiskt bokföringsposter för hyra, depositioner, förvaltningsavgifter etc., baserat på kontoperioder. När betalningar bokförs, slutförs motsvarande bokföringsposter samtidigt, helt utan manuell bokföring.
• Manuell verifikation: Intäkter och kostnader utanför faktureringsperioderna (t.ex. reparationskostnader, försäkringar, avskrivningar) kan du själv registrera med funktionen ”Manuell verifikation”. Se instruktioner: Manuell verifikation guide

3. Generera huvudbok

Steg 1: Gå till rapporter

Gå till vänstermenyn och klicka på [ Rapport ] → [ Finansiella rapporter ].

Steg 2: Ställ in rapportkriterier

• Rapporttyp: Välj [ Huvudbok ].
• Objekt/Ägare/Företag: Välj subjektet du vill granska. Samma konto kan producera rapporter för olika ägare, utan sammanblandning av deras bokföringsinformation. Detta är särskilt viktigt för förvaltare.
• Rapportperiod: Välj start- och slutdatum för din fråga, till exempel 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Redovisningsbas:
  • Kontantbasis: Intäktsredovisning baserat på [ betalningsdatum ]; intäkter erkänns när pengar tas emot. Lämpligt för individuella hyresvärdar och mindre rapportering.
  • Periodiseringsbasis: Intäktsredovisning baserat på [ fakturadatum ]; erkänner intäkter vid hyresförfall, oavsett om betalning mottagits. Lämpligt för företag som behöver formella rapporter.

Efter att ha ställt in, tryck på [ generera rapport ].

Steg tre: Granska rapport

4. Hur man läser denna rapport

Rapporter delas in i fem huvudkategorier enligt kontotyp, med exempletal:

• Tillgångar: "Trustbankkonto" saldo 443 579, vilket representerar de faktiska pengarna hanterade under perioden; "Kundfordringar" saldo 402 695, vilket representerar medel som förfallit men ännu inte mottagits; Andra konton som "Deposition bankkonto" separerar specifikt medlen på dissolutionskontot.
• Skulder: "Deposition" saldo 577 332, "Förutbetalda intäkter" saldo 13 685. Depositioner och förutbetalda intäkter är inte inkomst, utan ska återbetalas till hyresgästen eller tillhör framtida perioder. Systemet klassificerar dessa automatiskt korrekt för att undvika vanliga fel där depositioner felaktigt räknas som inkomst.
• Eget kapital: ”Ingående saldo” kredit 4 523 är det belopp som fanns i ägarens bokföring innan systemet togs i bruk, registrerat med funktionen för ingående saldo; ”Egna uttag” är belopp som under perioden betalats ut till ägaren via funktionen ”Utbetalning till ägare”, en minskning av eget kapital som visas i rött. Den dagliga hyresinbetalningen och betalningarna ger sällan poster i eget kapital; avsnittet kommer vanligtvis från ingående saldo, poster för ”Egna insättningar” eller utbetalningar till ägare och visas inte om det inte finns sådana poster under perioden.
• Intäkter: Förutom "Hyresintäkter" 222 818, kommer olika intäkter som städavgifter, vattenavgifter, internetavgifter, intäkter från bokningsavgifter etc. att listas separat per konto, med en intäktsdel av 243 849, vilket gör varje inkomstpåståelse kristallklar.
• Kostnader: "Företagets administrationskostnader", "Hyreskostnader", "Provisionsutgifter" är de kostnader som uppkommit under perioden, med en debet på totalt 30 015.

5. Utskrift och arkivering

Ikonen i det övre högra hörnet av rapporten gör det möjligt att skriva ut direkt eller spara som PDF utan att behöva omformatera när det skickas till revisor eller ägare.

6. Vanliga frågor

Varför skiljer sig siffrorna mellan kassabaserad och periodiserad redovisning?

Skillnaden ligger i bokföringstidpunkten. Periodisk redovisning registrerar vid 'fakturadatum', hyra räknas som inkomst när den förfaller; kassabaserad redovisning registrerar vid 'betalningsdatum', räknas först när pengarna kommit in. Om en hyresgäst betalar sent, skiljer sig intäkterna mellan metoderna, vilket är normalt.

Kommer manuella verifikat med i huvudboken?

Ja. Manuella verifikat summeras tillsammans med automatutskrivna verifikat utan ytterligare inställningar.

Kan jag se konton för en enskild fastighet?

Ja. Välj specifik fastighet i rullgardinsmenyn 'Fastighet/Ägare/Företag', och systemet summerar bara bokningar för den fastigheten.

Sammanfattning

Om du fortsätter att stämma av i Excel måste du nästa gång revisorn eller en ägare ber om bokföringen fortfarande sortera intäkter och kostnader en i taget och själv kontrollera debet och kredit. I RentPackage tar du in hyran och bokför som vanligt. Välj period så skapas huvudboken med ett klick, och systemet kontrollerar automatiskt att debet och kredit balanserar.

Välj perioden från årets början till i dag och en ägare, och skapa en huvudbok för att testa.

Relaterade artiklar

• RentPackage Manuell verifikation: reparationer, försäkringar, avskrivningar – även intäkter och kostnader utanför faktureringsperioderna kan bokföras：Registrera intäkter och kostnader utanför faktureringsperioderna som manuella verifikationer, så visas de i huvudboken.
• RentPackage Resultaträkning: hyresintäkter och kostnader per objekt och per ägare – vinsten beräknas automatiskt：Intäkts- och kostnadskontona i huvudboken summeras i resultaträkningen.
• RentPackage Balansräkning: Hur mycket av banksaldot tillhör egentligen hyresgästerna? Se depositioner och förskottsbetalningar i ett ögonkast：Saldona på kontona för tillgångar, skulder och ägarens eget kapital ser du samlat i balansräkningen.