RentPackage Lägg till nytt hanterat objekt: Från att skapa objekt, ägare, öppna konto till att signera avtal online, allt på en gång

Varför skapa förvaltade objekt i RentPackage

När förvaltade objekt sköts i Excel och med papperskontrakt hamnar ägaruppgifter, förvaltningsperioder och avtal om förvaltningsavgift i olika filer. Byter du från ett annat system måste gamla poster föras in en och en. Och för att skriva avtal med ägaren måste du skriva ut kontraktet och boka ett möte.

• Ägare, förvaltningsperiod och förvaltningsavgift under ett objekt
  Välj ägare, förvaltningsperiod och beräkningssätt för förvaltningsavgiften när du skapar objektet. När en hyresgäst sedan skriver kontrakt skapas faktureringsperioderna för förvaltningsavgiften automatiskt utifrån dessa inställningar.
• Inga gamla poster att föra in igen
  Kommer du från Excel eller ett annat system? Fyll i öppningsdatum och saldot på ägarens klientmedelskonto, så räknar systemet från det beloppet.
• Skriv avtal med ägaren utan att ses
  Uppgifter du redan fyllt i förs automatiskt in i förvaltningsavtalet. Skicka det till ägaren via Email eller länk för signering online. När alla har signerat skapar systemet avtalet som PDF automatiskt.

Innan du börjar: Välj roll baserat på objektstatus

Klicka på Lägg till objekt uppe till höger, systemet ber dig först välja ett av följande fyra baserat på objektets faktiska status:

• Hyresvärd med egen förvaltning: Huset är ditt eget, du skriver kontrakt direkt med hyresgästen och inkasserar hyra själv.
• Förvaltningstjänster: En förvaltningsfirma hjälper hyresvärden med huset: uthyrning, hyresinbetalning, reparationer, utbetalning till ägaren, och skriver kontrakt med hyresgästen i hyresvärdens namn, debiterar förvaltningsavgift eller provision. Huset tillhör fortfarande hyresvärden.
• Hyresförmedlare: Förvaltningsbolaget hyr först huset från hyresvärden och hyr sedan ut det till hyresgästen, agerar både som hyresgäst och hyresvärd.
• Endast hyresförmedling: Hyresförmedling innebär endast att hjälpa hyresvärden att hitta en hyresgäst och teckna hyresavtal. Tjänsten är slutförd när avtalet har tecknats och omfattar inte hyresinbetalningar, reparationer eller annan förvaltning; vanligtvis tas endast en förmedlingsprovision eller ett förmedlingsarvode ut

Denna guide visar hela processen efter val av förvaltning: skapa fastighet och enheter, välja ägare, öppna konto och ställa in förvaltningsavgift, ladda upp data och slutföra onlineunderskrift med ägaren.

Steg för steg

Steg 1: Fyll i fastighet och enheter

Fyll i grundläggande information om fastigheten:

• Fastighetsadress: Fastighetens verkliga adress, kommer automatiskt att fyllas i kontraktet senare.
• Fastighetsnamn: Ett lätt igenkännbart namn, till exempel byggnads- eller gatunamn.
• Enhetsnamn och hyra: En rad per hyresenhet: rum, parkeringsplats eller butik kan vara en enhet. Fyll i namn och hyresbelopp, klicka på 'Lägg till enhet' för att fortsätta.

Steg två: Välj fastighetsägare och uppdragstid

• Välj fastighetsägare: Välj fastighetsägare för denna fastighet från rullgardinsmenyn. Lägg till ny fastighetsägare om de inte finns med i listan och ange bankkonto för framtida utbetalningar (kan ändras i fastighetsägarens profil senare).
• Objekt att följa: Medlemmar som skapas för objektet följer automatiskt detta objekt och har hanteringsrättigheter. Du kan senare justera medlemmar du följer.
• Förvaltningsperiod: Den överenskomna förvaltningsperioden med fastighetsägaren. Välj start- och slutdatum, eller använd snabbval för 1, 2, 3 eller 5 år.

Steg tre: Kontoinställningar (öppningssaldo och förvaltningsavgift)

Öppningssaldo

Om du migrerar från Excel eller ett annat system, kan det finnas pengar i fastighetsägarens konto som ännu inte har utbetalats. Aktivera och ange öppningsdatum samt kontobalansen för att börja med rätt saldo. Detta säkerställer en sömlös övergång utan behov av att registrera äldre bokföring.

Exempel: Om du tidigare använde Excel och hade 23,000 kr kvar på kontot, notera det här. Alla framtida beräkningar kommer utgå från detta saldo. Om du börjar helt nytt, behåll avstängt.

Förvaltningsavgift

Välj en avgiftsmetod enligt ditt avtal med ägaren, tre alternativ finns:

• Fast kostnad: Fast belopp tas ut per period.
• Procent: En procentandel av hyran, t.ex. 10% av hyran.
• Procent + fast kostnad: Kombinerar procent och fast belopp; fyll i båda fälten för procent och belopp.

Steg 4: Bilder och bilagor

• Fastighetsbilder: Ladda upp fastighetsbilder (max 5 bilder). Omkopplaren för att bifoga bilder och anteckningar till kontraktet visas. Dessa bilder kommer att direkt bifogas i förvaltningsavtalet som dokumentation av fastighetens skick.
• Noteringar: Tilläggsinformation (max 1500 tecken), kan också bifogas till kontraktet.
• Fastighetsdokument: Ladda upp relaterade dokument (max 3), till exempel skannade kopior av tidigare undertecknade papperskontrakt med ägaren, och lagra dem under fastigheten.

Online-kontrakt med ägare

Efter att ha klickat på nästa steg, välj metod för elektronisk signering. När alla har undertecknat genererar systemet automatiskt ett PDF-kontrakt för e-post eller nedladdning. Fyra alternativ:

• Ägaren signerar via Email: Systemet skickar ett signeringsmeddelande till ägarens e-post, där ägaren kan signera online.
• Ägaren signerar via länk: Systemet genererar en signeringslänk som du kan kopiera och skicka till ägaren via LINE eller annat meddelandeprogram.
• Ägaren signerar på plats: Använd när ägaren är på plats för att direkt hjälpa dem med att signera på din enhet.
• Lägg till objekt utan avtal: Välj detta när du endast behöver registrera kontraktsinformation utan elektronisk signatur. Ett redan signerat papperskontrakt kan laddas upp som ett bilaga i föregående steg.

Välj avtalsmall

Välj agenturavtalsmall från rullgardinsmenyn eller klicka för att redigera avtalets villkor.

Efter att ha valt mallen fylls tidigare inmatad information automatiskt i kontraktets motsvarande fält: ägarens namn, adress, objektets namn, datum, signaturrader och företagets stämpel (stämpelbild uppladdad i organisationsinställningar). Inget behov av att skriva in det igen.

Signatur

När det är din tur att signera kan du rita, ladda upp en signaturbild eller använda en tidigare lagrad signatur. Innan signering, bekräfta att du har läst och frivilligt signerar avtalet, och klicka sedan för att lägga till signaturen i avtalet.

Förhandsgranska avtalet och skicka det till ägaren när du har bekräftat att allt är korrekt. När ägaren fullföljt signeringen, genererar systemet automatiskt en komplett PDF-kopia av avtalet för båda parter att behålla.

Vad visas efter avslut?

Återgå till fastighetsförvaltningssidan, där det nyss skapade objektet visas i listan till vänster. På kortet visas ägarens namn och varje hyresobjekt med hyresavgift listas, med status som ledig.

Du kan nu göra två saker: Klicka på [Lägg till kontrakt] för hyresobjektet och börja organisera hyresgästens inflyttning, eller klicka på lägg till hyresobjekt för att successivt lägga till de rum som ännu inte skapats.

Visa/redigera avtal med ägare

Avtalet med ägaren som signerades vid tillägg av objekt kan alltid ses och redigeras senare: Klicka på kontrakt i menyn till vänster, välj avtal med ägare, hitta avtalet i fliken Ägare (förvaltning), klicka på alternativmenyn till höger och välj visa avtal med ägare.

När det öppnas kan du direkt ändra uppdragsstart- och slutdatum, fylla i avtalsanteckningar. Hyreshistoriken listar uppdragsperioden, förvaltningsavgift och signeringsdatum, med en funktionsmeny på höger sida för varje post där du kan se avtalsstatus, öppna avtalsdokument eller ta bort posten; I avtalsdokumentområdet kan du ladda upp relaterade filer och behålla dem centralt tillsammans med uppdraget.

Ändra förvaltningsavgift: standardtaxa och gränser för fastighet

För att justera förvaltningsavgiften för denna fastighet, klicka på redigeringsikonen bredvid fastighetsnamnet i listan över fastigheter. Öppna redigeringsfönstret, scrolla till sektionen för förvaltningsavgifter: växla avgiftsmodell (fast avgift, procent, procent plus fast avgift), justera procent eller belopp, samt ställ in minimala och maximala avgiftsbelopp per period. Till exempel, ta 10 % av hyran, men lägsta avgift per period är 400 kr och högsta är max 20 000 kr, fyll i dessa i gränsfälten.

Vanliga frågor

Behöver jag skapa två konton om jag har både egna och andra hanterade fastigheter?

Nej. Ett konto kan ha fastigheter i fyra roller samtidigt. När du lägger till en ny fastighet väljer du helt enkelt roll utifrån fastighetens situation. Välj 'Hyresvärd med egen förvaltning' för egna fastigheter, 'Förvaltning' för förvaltade, 'Andrahandsuthyrare' för andrahandsuthyrda och 'Endast hyresförmedling' om du bara hjälper till att hitta hyresgäster. Samma konto kan hantera alla roller samtidigt.

Vad är 'Ingående saldo'? Måste jag fylla i det?

'Ingående saldo' är för användare som överförs från Excel eller andra system: Om fastighetsägarens klientmedelskonto har en stayende obetald saldo, ange startdatum och belopp för att systemet ska börja från rätt saldo. Om det är en helt ny förvaltning utan historiskt saldo behöver du inte fylla i detta, det är inte obligatoriskt.

Måste alla enheter skapas på en gång?

Nej. Du kan skapa en del först, och efter att fastigheten har skapats kan du lägga till fler enheter när som helst via fastighetskortet, såsom rum, parkeringsplatser eller affärslokaler som separata enheter.

Måste kontrakt undertecknas online med ägaren?

Nej. Det sista alternativet för signering är att inte underteckna och bara lägga till fastigheten, vilket passar om ett papperskontrakt redan är undertecknat; en skannad kopia kan laddas upp till fastighetsdokumenten utan att påverka förvaltningsfunktionerna.

Vad spelar det för roll vem som signerar först?

Om ägaren signerar först och därefter jag, tillförs en säkerhet. Om kontraktet behöver justeras efter att ägaren skrivit under, kan det skickas tillbaka för omunderteckning utan att skapa ett nytt. Om villkoren är fasta, är det snabbare om jag signerar först.

Sammanfattning

Fortsätter du som nu får du vid nästa förvaltade objekt återigen föra ägaruppgifter och avgiftsavtal i separata filer, skriva ut avtalet och träffa ägaren för att signera. När objektet är skapat i RentPackage ligger ägare, förvaltningsperiod, förvaltningsavgift och avtal under ett objekt, och faktureringsperioderna för förvaltningsavgiften skapas automatiskt när en hyresgäst skriver kontrakt.

Välj en bostad du förvaltar nu, skapa objektet och välj ägaren för att prova.

Relaterade artiklar

• RentPackage Lägg till kontrakt: hyresperiod, deposition samt el, vatten och övriga avgifter ställs in på en gång, och faktureringsperioderna skapas automatiskt：När objektet är skapat klickar du på Lägg till kontrakt vid en enhet för att flytta in en hyresgäst.
• RentPackage utbetalning till ägaren: förvaltaren drar av förvaltningsarvodet och betalar ut resten, depositionerna hålls separat：Saldot på klientmedelskontot som du anger som öppningssaldo är startbeloppet för senare utbetalningar till ägare.
• RentPackage personalhantering: samarbete för fastighetsmäklare och förvaltare：När du lägger till anställda kan du välja vilka objekt varje anställd ansvarar för.