Jak używać kalendarza do planowania powiadomień dla najemców: Przykład powiadomienia o przerwie w dostawie prądu

Czym jest kalendarz?

Załóżmy, że firma energetyczna poinformowała Cię, że za 15 dni nastąpi przerwa w dostawie prądu z powodu prac konserwacyjnych. W momencie otrzymania powiadomienia jesteś zajęty i za 15 dni możesz zapomnieć, aby przypomnieć najemcom. Korzystając z kalendarza, wystarczy, że utworzysz wydarzenie w momencie otrzymania powiadomienia, ustalisz datę, a system sam powiadomi najemców we właściwym czasie. Nie musisz tego pamiętać ani dzwonić lub wysyłać wiadomości każdemu z osobna. Tę samą metodę można stosować do powiadomień o braku wody, inspekcji przeciwpożarowej, sprawdzania lokalu przy wyprowadzce itp.

Jak otworzyć kalendarz

Kliknij ikonę kalendarza w prawym górnym rogu ekranu (czerwona ramka na poniższym obrazku), aby przejść do strony kalendarza.

Kalendarz można przeglądać w trybie miesięcznym, tygodniowym lub dziennym, a także przełączać miesiące strzałkami. Po prawej stronie ekranu wymienione są wszystkie wydarzenia miesiąca według daty, umożliwiając szybkie przejrzenie nadchodzących zadań.

Jak dodać wydarzenie

Kliknij przycisk dodawania kalendarza w prawym górnym rogu lub po kliknięciu na datę w kalendarzu otworzy się okno dodawania (jak na poniższym obrazku).

Temat jest wymagany, wpisz treść wydarzenia, np.: 22.07 od 9:00 do 12:00 przerwa w dostawie prądu z powodu konserwacji. Temat zostanie wyświetlony w kalendarzu i będzie użyty jako treść powiadomienia dla lokatorów. Zaleca się jasne podanie czasu i powodu, aby lokatorzy zrozumieli i nie musieli się z tobą kontaktować.

Czy udostępnić to wydarzenie lokatorom

W sekcji obiektu możesz zdecydować, czy wydarzenie jest publiczne:

• Publiczne: Lokatorzy wybranych obiektów (lub pokoi) mogą zobaczyć to wydarzenie i otrzymać powiadomienie. Dla informacji takich jak powiadomienie o przerwie w dostawie prądu, wybierz publiczne, a system automatycznie powiadomi wszystkich dotkniętych lokatorów.
• Prywatne: Widoczne tylko w module administracyjnym, odpowiednie dla spraw wewnętrznych, takich jak umawianie się z serwisantami, audyty wewnętrzne.

Następnie wybierz nazwę obiektu i pokoju dotyczące tego wydarzenia. W przypadku przerwy w dostawie prądu cała nieruchomość jest zazwyczaj dotknięta, wystarczy wybrać obiekt; jeśli dotyczy to tylko konkretnego pokoju (np. naprawa rur w jednym pokoju), wybierz odpowiedni pokój, a powiadomienie zostanie wysłane tylko do jego lokatorów.

Ustaw datę i sposób powiadomienia

Data jest polem wymaganym, wybierz datę i godzinę, kiedy ma się odbyć dany temat. W przypadku powiadomienia o przerwie w dostawie prądu, wybierz datę przerwy za 15 dni.

Istnieją trzy sposoby powiadomienia, system wyśle je automatycznie w zależności od twojego wyboru, więc po ustawieniu nie musisz się tym przejmować:

• Powiadomienie o określonej godzinie: Można wybrać czas powiadomienia z menu rozwijanego (np. tego dnia). System wyśle powiadomienie automatycznie w wybranym czasie. Na przykład w przypadku przerwy w dostawie prądu, wybierz dostarczenie w dniu przerwy, aby lokatorzy mieli świeże informacje i nie zapomnieli.
• Wyślij powiadomienie natychmiast: Zapisz i wyślij powiadomienie natychmiast, odpowiednie gdy najemcy powinni dowiedzieć się wcześniej i zaplanować, jak np. powiadomienie o planowanej przerwie w dostawie prądu 15 dni wcześniej.
• Nie powiadamiaj: Rejestr tylko w kalendarzu, bez wysyłania powiadomień.

Powiadom innych odbiorców

Jeśli wydarzenie wymaga powiadomienia innych osób niż najemcy i członkowie zarządu (np. właściciel, dostawcy usług), można włączyć powiadomienie dla innych odbiorców i dodać ich do listy, aby wszyscy zostali poinformowani bez potrzeby dalszego przekazywania.

Powiadomienia cykliczne

Jeśli wydarzenie jest cykliczne (np. miesięczna kontrola przeciwpożarowa, kwartalne czyszczenie zbiornika wodnego), można włączyć powiadomienia cykliczne. Ustawienie raz zapewni automatyczne powtórki bez konieczności tworzenia nowego.

Prześlij załącznik zdjęcia

Możesz przesłać zdjęcia (maks. 2) w sekcji załączników. Na przykład, dla powiadomienia o przerwaniu dostawy prądu, sfotografuj zawiadomienie zakładu energetycznego i prześlij, aby najemcy mogli zobaczyć oryginalne ogłoszenie. Po skonfigurowaniu kliknij 'Zapisz', aby dodać nowy wpis.

Podgląd i drukowanie kalendarza

Nowo dodane wydarzenie pojawi się w kalendarzu i na liście wydarzeń po prawej stronie. Kliknij, aby zobaczyć lub edytować. Aby wydrukować ogłoszenie papierowe (np. do wywieszenia w budynku), kliknij przycisk drukowania, aby wydrukować bieżący widok kalendarza.