RentPackage - Jednominutowy film instruktażowy online dotyczący podpisywania umów

Czy podpisywanie online jest legalne? Przewodnik dla agentów i właścicieli!

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się rynku wynajmu, agenci i właściciele często stają przed problemami takimi jak „niskie efektywności podpisywania umów”, „trudności w kontakcie z najemcami”, „łatwe zgubienie papierowych dokumentów”.

Najczęstsze problemy z podpisywaniem kontraktów

• Problemy agentów:Konsekwencja w umawianiu terminów podpisu z najemcami i właścicielami, czasem konieczność dostarczenia papierowych dokumentów osobiście.
• Problemy właścicieli:Różne miejsce zamieszkania i wynajmu, co wymaga dalekich podróży lub wysyłki papierowych dokumentów.
• Problemy najemców:Brak możliwości podpisu w ciągu dnia z powodu pracy, co opóźnia proces wynajmu i może skutkować utratą idealnego mieszkania.
• Problemy z dokumentami papierowymi:Zagubienie dokumentów, trudności w przechowywaniu i wyszukiwaniu.

Czy umowy elektroniczne mają moc prawną?

Nie tylko w USA, ale także w głównych państwach i gospodarkach na całym świecie, umowy elektroniczne są już prawnie uznawane. Na przykład:

• UE:Według regulacji eIDAS (Regulacja UE nr 910/2014), podpisy elektroniczne dzielą się na podstawowe, zaawansowane i kwalifikowane, z których „zaawansowane podpisy elektroniczne (AdES)” i „kwalifikowane podpisy elektroniczne (QES)” mają wysoką moc prawną i mogą być stosowane między granicami do różnych dokumentów prawnych.
• Japonia:Zgodnie z Ustawą o podpisach elektronicznych i usługach zaufania, podpisy elektroniczne mają taką samą moc prawną jak podpisy papierowe, o ile można zidentyfikować strony i zapewnić, że treść nie została zmanipulowana.
• Tajwan:Zgodnie z art. 153 Kodeksu Cywilnego i art. 9 Ustawy o podpisach elektronicznych, umowy elektroniczne mają taką samą moc prawną jak umowy papierowe, jeśli obie strony jasno wyrażają swoje intencje.

Ponadto, techniczne zapisy powstałe w procesie podpisu elektronicznego (takie jak adresy IP, znaczniki czasu, identyfikacja podpisującego, kolejność podpisywania itp.) mogą służyć jako dowód zgody stron i mieć wartość dowodową w sądzie, znacząco zwiększając bezpieczeństwo i wiarygodność umów elektronicznych.

Czy technologia e-podpisu RentPackage jest bezpieczna?

RentPackage wykorzystuje międzynarodowe standardy technologii PKI do cyfrowego podpisu oraz przechowuje systemowy klucz prywatny w odrębnym, certyfikowanym na poziomie finansowym modułu HSM, zapewniając wysoką integralność i niezaprzeczalność każdej podpisanej umowy PDF.

Taka ochrona sprzętowa zapewnia, że proces podpisywania odbywa się w izolowanym środowisku chipowym, oferując cyfrową ochronę na poziomie bankowym i wojskowym.

Podpisy elektroniczne w RentPackage wykorzystują zaawansowaną technologię szyfrowania, zapewniając integralność i ochronę przed manipulacją każdego podpisanego pliku PDF.

Prowadzimy w branży dzięki unikalnej „biometrycznej deszygnacji”, która dodaje do umowy cechy twarzy podpisującego, dokumenty tożsamości oraz znaki wodne, oferując wyższy poziom bezpieczeństwa niż standardowe podpisy elektroniczne.

Jakie mechanizmy bezpieczeństwa zawiera proces e-podpisu RentPackage?

• Podpis szyfrowany sprzętowym HSM: Klucz jest zamknięty w dedykowanym chipie, co uniemożliwia jego wyciek lub skopiowanie, eliminując ryzyko fałszerstwa od samego źródła.
• Podpis cyfrowy PKI:Zapewnia, że dokumenty PDF nie zostały zmienione.
• Stempel czasowy (Timestamp):Rejestruj czas podpisu każdego sygnatariusza.
• Pełny zapis audytu:Zawiera proces podpisywania, adres IP i zapis podpisu.
• Weryfikacja integralności dokumentu:Jeśli dokument zostanie zmieniony, podpis natychmiast straci ważność.
• Zdjęcie podpisującego:Obsługa zdjęć podpisującego i detekcji żywotności w celu potwierdzenia, że podpisywanie odbywa się przez osobę, a nie zdjęcie, film ani automat.

Jakie metody podpisu wspiera RentPackage?

RentPackage oferuje różnorodne elastyczne metody podpisywania online, aby dostosować się do różnych sytuacji najmu:

• Podpisz teraz:Dla właścicieli, najemców lub pośredników podpisujących na miejscu na tym samym urządzeniu.(SES)
• Podpis przez link:System generuje unikalny link do podpisania, który można przesłać przez LINE, WhatsApp, SMS lub inne metody.(SES)
• Sygnatura email:System wyśle powiadomienie o podpisaniu do sygnatariusza za pośrednictwem e-maila. Odbiorca może kliknąć link w wiadomości, aby dokończyć podpis.(SES)

Spośród tych trzech metod podpisu tylko Sygnatura email: przesyła powiadomienia i weryfikację przez Email; „Podpis teraz” i „Podpis przez link” są dla sytuacji bez Email lub gdy inne metody komunikacji są preferowane.

Czym RentPackage różni się od DocuSign, AdobeSign, DropBoxSign, Viafirma?

Platformy takie jak DocuSign, AdobeSign, DropBoxSign, Viafirma oferują głównieusługi podpisu elektronicznego, które pozwalają użytkownikom przesyłać dokumenty i podpisywać je online.

RentPackage tokompletny system zarządzania nieruchomościami, który oprócz funkcji podpisu elektronicznego, integruje dane i procesy potrzebne do zarządzania nieruchomościami.

W RentPackage możesz automatycznie generować umowy najmu, wykorzystując dane już dostępne w systemie, np.:

• Dane najemcy
• Dane właściciela
• Informacje o nieruchomości
• Ustawienia czynszu i kaucji
• Okres najmu i metoda płatności

System automatycznie zastosuje te daneSzablon umowy, szybko generuje kompletną umowę najmu bez ręcznej edycji dokumentu.

Po wygenerowaniu umowy, można ją podpisać online przez RentPackage lub przesłać podpisany na innej platformie PDF do zarządzania.

Innymi słowy:

• DocuSign / AdobeSign / DropBoxSign / Viafirma：Głównie narzędzie do podpisywania dokumentów.
• RentPackage：To system zarządzania wynajmem + automatyczne generowanie umów + podpis elektroniczny.

Taki projekt umożliwia agentom nieruchomości, właścicielom i zarządcom wynajmu ukończenie na jednej platformietworzenie, podpisywanie umów i dalsze zarządzanie wynajmem, znacznie zwiększając efektywność operacyjną.

Aby spełnić bardziej rygorystyczne wymagania prawne konkretnego kraju, system obsługuje również przesyłanie podpisanych umów PDF z platform zgodności stron trzecich do centralnego zarządzania.

Nasza funkcja online dla umów najmu zapewnia pełne wsparcie

Podpisywanie umów przez najemców

Oferujemy różne elastyczne sposoby podpisywania umów, w tym powiadomienia Email, podpisywanie w czasie rzeczywistym i zdalne podpisywanie poprzez unikalny link. Niezależnie od miejsca pobytu najemcy, mogą oni łatwo podpisać umowę za pomocą telefonu lub komputera, bez ograniczeń papierowych dokumentów i spotkań twarzą w twarz, co znacząco zwiększa efektywność podpisywania umów.

Umowa o zarządzanie przez właściciela

Oprócz umów najemcy, stworzyliśmy również pełną funkcję „Umowy o zarządzanie przez właściciela”, pozwalającą pośrednikom na łatwe przeprowadzanie online autoryzacji i zleceń z właścicielami. Ta funkcja wspiera podpis elektroniczny i przechowywanie zapisu, umożliwiając stworzenie formalnej i prawnie ważnej współpracy bez konieczności spotkania, co wzmacnia profesjonalny wizerunek i wiarygodność agencji.

Funkcja ‚Podpisz teraz’

Dla potrzeb podpisania na miejscu opracowaliśmy funkcję „Podpisz teraz”, pozwalającą na podpisanie umowy przez właściciela, agenta nieruchomości i najemcę na jednym urządzeniu, co umożliwia natychmiastowe zakończenie umowy. Po podpisaniu system natychmiast generuje umowę w formacie PDF i zapisuje ją automatycznie. Ta funkcja sprawdza się szczególnie, gdy wszystkie strony są obecne lub nie ma możliwości korzystania z e-maila, przenosząc proces podpisywania z fizycznego na cyfrowy, zgodnie z prawem i efektywnie.

Podpis bez Email

Dla najemców lub właścicieli bez e-maila oferujemy specjalną funkcję „łącza do podpisania”. System automatycznie generuje unikalny URL, który po przekazaniu drugiej stronie przez pośrednika lub inne osoby pozwala wejść na stronę podpisu i zakończyć procedurę. Bez logowania, bez pobierania, co sprawia, że proces podpisania jest bardziej bezbolesny i płynny.

Śledzenie procesu podpisywania

Każdy postęp podpisywania umowy można śledzić w czasie rzeczywistym przez system. Możesz zobaczyć, która strona już podpisała umowę, a kto jeszcze nie, oraz wysłać przypomnienia jednym kliknięciem. Pomaga to unikać zapominania o podpisaniu oraz przyspiesza cały proces, będąc niezawodnym asystentem dla agentów nieruchomości i właścicieli w zarządzaniu umowami najmu.

Wsparcie dla wielu języków

Nasz system obsługuje ponad 50 języków, w tym tradycyjny chiński, angielski, japoński, koreański, tajski i inne, co umożliwia najemcom i właścicielom z różnych krajów podpisywanie w znanym sobie języku. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w sytuacjach zarządzania międzynarodowego, krótkoterminowego wynajmu oraz dla obcokrajowców, eliminując bariery przy podpisywaniu transgranicznym.

Automatyczne zapisywanie dokumentów umowy

System automatycznie zapisuje każdą ukończoną umowę w formacie PDF i archiwizuje ją w koncie. Użytkownicy mogą w dowolnym momencie przeglądać, pobierać lub drukować umowy online bez konieczności przeszukiwania dokumentów papierowych lub obawy o ich utratę. To nie tylko pomaga w długoterminowym przechowywaniu umów, ale także spełnia wymagania nowoczesnego zarządzania cyfrowego.