RentPackage zarządzanie pracownikami: współpraca agentów i zarządców nieruchomości

Pracownicy biur nieruchomości i firm zarządzających dużo czasu spędzają w terenie na prezentacjach i naprawach, a dane leżą w Excelu lub w papierach w biurze. Przy każdym pytaniu klienta trzeba dzwonić do biura. Zarządzanie pracownikami w RentPackage pozwala całemu zespołowi pracować w jednym systemie: po dodaniu pracowników w [Ustawienia] > [Zarządzanie pracownikami] każdy pracownik widzi tylko nieruchomości, za które odpowiada, i może korzystać tylko z funkcji dozwolonych przez jego rolę.

Dlaczego warto korzystać z zarządzania pracownikami

• Prostsza praca, wydajniejsi pracownicy
  Każdy pracownik widzi tylko swoje nieruchomości, a rola udostępnia tylko potrzebne funkcje. Mniej szukania w danych i mniej pomyłek.
• Wirtualne biuro mobilne
  Wszystkie dane są w chmurze. Pracownicy logują się w telefonie lub komputerze, aby sprawdzić rozliczenia i umowy, bez wracania do biura po papiery czy Excela.
• Mobilny zespół zawsze w kontakcie
  Agent na prezentacji i księgowa w biurze pracują na tych samych danych. Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za zgłoszenie naprawy, system powiadamia pracowników obserwujących tę nieruchomość.
• Szybka odpowiedź dla klienta buduje zaufanie
  Gdy klient wieczorem zgłasza naprawę lub zadaje pytanie, odpowiedzialny pracownik sprawdzi w telefonie nieruchomość, umowę i rozliczenia i od razu odpowie.

1. Do czego służy zarządzanie pracownikami

To, co może robić pracownik, zależy od dwóch ustawień:

• [Obserwuj nieruchomości]: którymi nieruchomościami pracownik może zarządzać.
• [Rola]: z jakich funkcji pracownik może korzystać, np. rozliczeń, umów i raportów.

U góry strony są dwie karty: [Pracownik] pokazuje rolę każdego pracownika, liczbę nieruchomości, za które odpowiada, i status; [Rola] pokazuje role utworzone przez firmę i liczbę osób, które z nich korzystają.

2. Dodawanie pracownika

Krok 1: Wpisz e-mail pracownika

Kliknij [Dodaj pracownika] w prawym górnym rogu i wpisz e-mail pracownika. System wyśle zaproszenie na ten adres.

Krok 2: Wybierz obserwowane nieruchomości

Zaznacz nieruchomości, za które będzie odpowiadał ten pracownik. Jeśli zaznaczysz [Wszystkie nieruchomości], obecne i później dodane nieruchomości zostaną uwzględnione automatycznie.

Krok 3: Wybierz rolę

Wybierz rolę pracownika. Poniżej pojawią się funkcje dostępne dla tej roli. Jeśli nie ma jeszcze odpowiedniej roli, kliknij [Zobacz rolę], aby dodać ją na karcie [Rola].

Krok 4: Wyślij zaproszenie

Kliknij [Wyślij zaproszenie]. Pracownik od razu pojawi się na liście pracowników ze statusem [Zaproszenie w toku]. Gdy zaloguje się przez e-mail z zaproszeniem i je zaakceptuje, status zmieni się na [Aktywne].

Przy pierwszym logowaniu system pokazuje pracownikowi filmy instruktażowe dopasowane do wybranej roli, aby szybko poznał system.

3. Obserwowane nieruchomości

Tylko pracownicy z listy obserwujących daną nieruchomość mogą wspólnie nią zarządzać. Pracownicy nie widzą nieruchomości, których nie obserwują.

Jeśli masz wiele nieruchomości, podziel je według rejonu lub zespołu. Pracownicy widzą wtedy w systemie tylko swoje nieruchomości, co pomaga uniknąć pomyłek.

4. Role i uprawnienia

Na karcie [Rola] kliknij [Dodaj rolę], wpisz [Nazwa roli], a następnie zaznacz funkcje, z których ta rola może korzystać. Utwórz na przykład role „Sprzedaż”, „Księgowość” i „Kierownik ds. napraw”, a każdemu pracownikowi przypisz jedną rolę.

Oprócz ról utworzonych przez Ciebie są jeszcze dwie opcje:

• [Administrator]: może korzystać ze wszystkich funkcji.
• [Brak]: bez roli; pracownik może korzystać tylko z podstawowych funkcji, które nie wymagają uprawnień.

Aby zmienić funkcje roli, kliknij przy niej „⋯” > [Edytuj uprawnienia]. Wszyscy pracownicy z tą rolą otrzymają nowe ustawienia.

Roli, z której nadal korzystają pracownicy, nie można usunąć. Najpierw przypisz tym pracownikom inną rolę.

5. Edycja pracownika

Na liście pracowników kliknij przy pracowniku „⋯” > [Edytuj rolę], aby zmienić jego obserwowane nieruchomości i rolę.

Uprawnień [Kupujący] (konta, które kupiło plan) nie można zmienić.

6. Usuwanie pracownika

Na liście pracowników kliknij przy pracowniku „⋯” > [Usuń]. Okno najpierw pokaże skutki usunięcia:

• Pracownik nie będzie już mógł zarządzać nieruchomościami firmy.
• Szablony umów utworzone przez tego pracownika również zostaną usunięte.
• Jeśli pracownik jest też najemcą lub właścicielem, nie ma to wpływu na tę rolę.
• Później możesz zaprosić go ponownie.

Jeśli pracownik odpowiada za ogłoszenia lub zgłoszenia napraw, przed usunięciem wybierz nową osobę odpowiedzialną. Domyślnie jest to [Kupujący]. Po zmianie osoby odpowiedzialnej za zgłoszenie naprawy system wysyła powiadomienie i e-mail do pracowników obserwujących tę nieruchomość.

Pracownika, który ma jeszcze niezakończone umowy w rezerwacji lub w trakcie podpisywania, nie można usunąć. Usuń go po zakończeniu tych umów.

7. Status pracownika

Na liście pracowników są trzy statusy:

• [Zaproszenie w toku]: zaproszenie zostało wysłane, ale pracownik jeszcze się nie zalogował, aby je zaakceptować.
• [Aktywne]: pracownik dołączył i może zacząć zarządzać nieruchomościami.
• [Usunięto]: pracownik został usunięty.

Nad listą możesz filtrować [Aktywne] lub [Usunięto]. Pracownicy ze statusem [Zaproszenie w toku] są wyświetlani w [Aktywne]. Możesz też filtrować według roli.

8. Najczęstsze pytania

Co zrobić, jeśli pracownik nie otrzymał e-maila z zaproszeniem?

Poproś pracownika, aby najpierw sprawdził folder spam. Jeśli go tam nie ma, kliknij na liście przy tym pracowniku „⋯” > [Wyślij ponownie zaproszenie].

Po wpisaniu e-maila pojawia się „Właściciel tego emaila jest już pracownikiem lub został zaproszony”?

Ten e-mail jest już na liście pracowników. Jeśli osoba nie zaakceptowała jeszcze zaproszenia, użyj [Wyślij ponownie zaproszenie], aby wysłać je ponownie.

Czy usuniętego pracownika można dodać ponownie?

Tak. Wystarczy ponownie dodać pracownika z tym samym e-mailem.

Czy ta sama osoba może być jednocześnie pracownikiem i najemcą?

Tak. Usunięcie pracownika nie wpływa na jego rolę najemcy lub właściciela.

Podsumowanie

Jeśli zostaniecie przy obecnym sposobie, w przyszłym miesiącu zespół nadal będzie dzwonić do biura po informacje podczas prezentacji lub napraw, a kto odpowiada za który lokal, nadal będzie ustalane tylko ustnie. Po skonfigurowaniu w RentPackage pracowników, obserwowanych nieruchomości i ról każdy pracownik widzi w telefonie swoje nieruchomości, umowy i okresy rozliczeniowe, a dodanie nowej osoby wymaga tylko jednego zaproszenia.

Zaproś jednego współpracownika i przydziel mu jedną nieruchomość, aby wypróbować.

Powiązane artykuły

• Podział prowizji w RentPackage: po wynajęciu nieruchomości przez pośrednika prowizja, podatek i premie pracowników rozliczone za jednym razem：Gdy pracownicy dołączą, przy wynajmie możesz ustawić premię prowizyjną dla każdego z nich.
• RentPackage Dodaj nieruchomość w zarządzaniu: od utworzenia nieruchomości i właściciela, przez saldo początkowe, po podpisanie umowy online – wszystko naraz：Najpierw dodaj nieruchomości, aby móc je wybrać podczas dodawania pracownika.
• RentPackage Okres rozliczeniowy najemcy: oznaczanie wpłat jako otrzymanych, płatność częściowa, odczyty liczników i kaucje – codzienna obsługa czynszu na jednej stronie：Pracownicy codziennie pobierają czynsz i uzgadniają płatności na stronie okresów rozliczeniowych.