Opis funkcji przedpłaty

Dlaczego właściciele pobierają przedpłaty za prąd?

Aby oszczędzić czas na comiesięcznym pobieraniu czynszu i odczycie liczników, wielu właścicieli wybiera pobieranie czynszu na pół roku lub rok z jednorazowym odczytem. To jednak prowadzi do tego, że właściciele muszą pokrywać koszty prądu.

Przy założeniu, że każdy lokator płaci miesięcznie za prąd 500 zł, 20 lokatorów wymaga na pół roku zapłaty 60 000 zł, co obciąża właścicieli finansowo. Aby tego uniknąć, właściciele pobierają z góry [przedpłatę za prąd].

Charakter przedpłat

Przedpłaty nie są czynszem ani kaucją. Choć są zobowiązaniem właściciela, służą do pokrywania kosztów takich jak media. Nasz system oferuje funkcję [księgi przedpłat] do zarządzania tymi kwotami.

Księga przedpłat: podobna do systemu kasy podręcznej w księgowości

Aby ułatwić zarządzanie, nasza księga przedpłat działa na zasadzie [systemu kasy podręcznej]:

• Każda przedpłata jest zapisywana w jednej księdze
• Gdy fundusze w księdze się wyczerpią lub trzeba ją zamknąć, można wykonać [rozliczenie księgi] w systemie
• Po rozliczeniu można zwrócić pozostałą kwotę lokatorowi lub automatycznie otworzyć nową księgę dla kolejnych przedpłat i obciążeń

Ten mechanizm zapewnia jasność w rachunkach, ułatwia późniejsze księgowanie lub uzgadnianie oraz gwarantuje, że koszty prądu każdego lokatora są odliczane z ich przedpłat, bez błędów.

Sposób obsługi systemu

1️⃣ Ustawianie przedpłaty przy dodawaniu umowy

Można wybrać [pobieranie w pierwszym okresie] lub [stałe pobieranie na każdym etapie].

2️⃣ Zapytania i rozliczenia księgi przedpłat

Po zakończeniu umowy można przejść do [okresu rozliczeniowego lokatora] → zakładki [Kaucja i zaliczki], aby zobaczyć księgę. Kliknij [rozlicz księgę], aby zdefiniować, które przedpłaty mają zostać rozliczone i które koszty zostaną pokryte, a pozostała kwota zostanie przeniesiona do nowej księgi przedpłat.

3️⃣ Dodawanie dochodu do księgi

Możesz również ręcznie dodać przychód w trakcie okresu rozliczeniowego najemcy, aby wpłacić dodatkowe kwoty na konto.

4️⃣ Funkcja oznacz jako zapłacone: użyj zaliczek do pokrycia rachunków za energię elektryczną

W funkcji „Okres rozliczeniowy najemcy → Oznacz jako zapłacone” możesz wybrać „Zaliczki” jako metodę płatności, a następnie elementy do rozliczenia (np. opłaty stałe za energię elektryczną). System automatycznie potrąci koszty z konta zaliczek.

Podsumowanie

Dzięki funkcji zaliczek, właściciele nie muszą już tymczasowo finansować rachunków za media. Kluczowe jest tu przejrzystość, elastyczność i wygoda w uzgadnianiu kont, co czyni to rozwiązanie idealnym do zarządzania długoterminowego i przy wielu najemcach!