RentPackage Ръчно въвеждане на записи: ремонти, застраховки, амортизации, влизания и излизания извън отчетния период също могат да бъдат отразени.

Защо да използвате ръчни счетоводни записи

Ремонтите, застраховката, данъкът върху имота и амортизацията не са в сметките на наемателите. Ако ги водите в Excel или в купчина касови бележки, отчетите ви ги пропускат и показват по-голяма печалба от реалната.

• Въвеждате веднъж, отчетите се обновяват сами
  След изпращане записът се появява автоматично в отчета за печалбите и загубите, баланса и отчета за паричния поток.
• Без повторно въвеждане в данъчните отчети
  Когато сметката е свързана с поле от данъчна декларация (например Schedule E в САЩ или SA105 във Великобритания), то се попълва автоматично при генериране на данъчния отчет.
• Небалансиран запис не може да бъде изпратен
  Когато общият дебит не е равен на общия кредит, се показва червено предупреждение, за да не се запишат грешки.

Какво може да направи ръчното въвеждане на записи за вас?

Наемателските периоди автоматично записват наеми, комунални услуги, свързани с договора, но отдаването под наем не е само събиране на наеми: разходи за ремонти, застраховки, данъци върху имота, амортизации — тези влизания и излизания извън отчетния период също са част от печалбите и загубите. Ръчното въвеждане на записи е входът за добавяне на тези операции в системата.

След като запишете, не е нужно да правите нищо друго: записите автоматично се отразяват в отчета за печалбите и загубите, баланса, отчета за паричния поток и данъчните отчети по държави. Колкото по-пълни са записите, толкова по-точни са отчетите спрямо реалните резултати от операциите.

Начин на работа

Стъпка 1: Влезте в страницата за ръчно въвеждане на записи

Кликнете върху 'Отчети' в лявото меню, след това 'Ръчно въвеждане на записи', и в горния десен ъгъл кликнете 'Добавяне на ръчен запис'.

Стъпка 2: Попълнете съдържанието на записа

В прозореца за нов ръчен запис попълнете последователно:

• Изберете обект/компания: Към кой обект или компания да бъде записан този запис; отчетите се изготвят на база на това.
• Дата на транзакция: Датата, на която реално се е състояла транзакцията; отчетите се изготвят въз основа на тази дата.
• Детайли на записа: За всеки ред изберете счетоводна сметка и въведете дебитна или кредитна сума. По подразбиране има два реда; за повече сметки, кликнете 'Добавяне' за нов ред.
• Забележка: Запишете целта или информацията за разписка на тази транзакция (макс. 400 символа), за да не се чудите какво е това при бъдещо съгласуване.

Как се попълват често срещаните транзакции?

Трите най-често срещани ръчни транзакции в управлението на наеми:

Лесно правило: възникналите разходи се записват по дебита; откъдето излизат парите (намаление на разплащателната сметка) или с какво намалява стойността на активите (увеличение на натрупаната амортизация) се записва по кредита. Ако двете страни са равни по стойност, записът е балансиран.

Къде ще се появят записаните записи?

Веднага след изпращане, данните автоматично се включват в Оперативната сметка (за разходни сметки), Балансова сметка (за активни и пасивни сметки) и Отчета за паричните потоци. Ако сметката вече е свързана с данъчни отчети (например US Schedule E, UK SA105, Germany Anlage V, Canada T776), те автоматично ще бъдат попълнени при генериране на данъчни отчети, без да е необходимо повторно въвеждане.

Често задавани въпроси

Защо се появява червено предупреждение за дисбаланс и не може да се изпрати?

Общата стойност на дебита и кредита не е равна. В полето за помощ ще се покаже текущата сума на двете страни и разликата, и е достатъчно да попълните липсващата страна със същата стойност. Всеки счетоводен запис трябва да е балансиран по дебит и кредит – това е правило на двустранното записване, по което системата спира грешните записи.

Кои приходи и разходи трябва да се въвеждат ръчно и кои да се отчитат в наемателския период?

Тези, които са директно свързани с договора за наем, се отчитат в наемателския период: наем, сметки за комунални услуги, такси за почистване и други суми, събирани от наемателите. Несвързаните с договора за наем се въвеждат ръчно: разходи за ремонти, застраховки, данъци върху имоти, амортизация и други разходи на наемодателя и счетоводни корекции.

Може ли една транзакция да надвишава два реда с акаунти?

Да, може. Щракнете върху „Добави“ под редовете на записа, за да добавите редове със счетоводни сметки; броят не е ограничен, стига сумата на дебитите да е равна на сумата на кредитите.

Влияе ли датата на транзакцията на отчетите?

Да, влияе. Отчетите се основават на периода на транзакцията: в отчета за приходи и разходи и в отчета за паричните потоци се гледа в кой отчетен период попада датата на транзакцията, а в балансовия отчет се гледа дали тя е преди отчета. Затова винаги въвеждайте действителната дата на събитие, а не текущата дата на въвеждане.

Обобщение

Ако продължите да записвате ремонти и застраховки в Excel или в купчина бележки, в края на месеца или при данъчната декларация пак ще трябва да ги търсите и събирате една по една. В RentPackage въведете ръчен запис, когато разходът възникне, и отчетът за печалбите и загубите, балансът, отчетът за паричния поток и данъчните отчети го вземат автоматично.

Изберете последната си сметка за ремонт и добавете ръчен запис, за да опитате.

Свързани статии

• RentPackage Отчет за приходите и разходите: приходите и разходите от наем за всеки имот и всеки собственик, с автоматично изчислена печалба：Разходите от ръчните записи влизат в отчета за печалбите и загубите и показват реалната нетна печалба за периода.
• Как да генерирате основна счетоводна книга в RentPackage, автоматично събирайки наемите и имотните сметки：Автоматичните и ръчните записи се обобщават в основната счетоводна книга.
• RentPackage Период на фактуриране на наемателя: съгласуване на плащания, частични плащания, отчитане на уредите и депозити – ежедневното събиране на наема е на тази страница：Наемът и комуналните услуги по договора за наем се водят в сметките на наемателите, без ръчен запис.