RentPackage Добавяне на имот за управление: от създаване на имот, собственик, начално салдо до онлайн подписване, всичко в едно действие

Защо да създадете управляваните обекти в RentPackage

Когато управлявате имоти с Excel и хартиени договори, данните за собственика, периодът на управление и договорките за таксата са в различни файлове. При преминаване от стара система трябва да въвеждате миналите сметки една по една. А за подписване със собственика трябва да разпечатате договора и да уговорите среща.

• Собственик, период на управление и такса в един обект
  При създаване на обекта изберете собственика, периода на управление и начина на изчисляване на таксата управление. Когато наемателят подпише по-късно, периодите на таксата управление се създават автоматично по тези настройки.
• Без повторно въвеждане на стари сметки
  При преминаване от Excel или друга система въведете началната дата и салдото по доверителната сметка на собственика, и системата започва от тази сума.
• Подписване със собственика без среща
  Въведените вече данни се попълват автоматично в договора за управление. Изпратете го на собственика по Email или чрез връзка за онлайн подпис, а след като всички подпишат, системата автоматично създава PDF на договора.

Преди да започнете: изберете роля според статуса на имота

Щракнете върху „Добавяне на имот“ в горния десен ъгъл, системата ще ви помоли да изберете една от четирите възможности според реалното състояние на имота:

• Самоуправляващ наемодател: Имотът е личен, самостоятелно сключвате договори с наемателите и събирате наема.
• Услуга по управление на имоти: Фирма за управление помага на собствениците: отдаване под наем, събиране на наеми, поддръжка, превод на средства към собственика, подписване на договори с наематели от името на собственика, и събиране на такси за управление или комисиона. Имотът остава собственост на собственика.
• Пренаемане: Управляващата фирма първо наема имота от собственика, след което го отдава под наем на наематели, изпълнявайки ролята на наемател и собственик.
• Само посредничество: Посредничество успява само да намери наематели и да сключи договори, а услугата приключва с подписване на договора, без ангажимент за събиране на наем, ремонт или други управленски задачи, обикновено се събира само посредническа комисионна или такса за препоръка

Тази демонстрация показва пълния процес след избор на управление: създаване на обекти и стаи, избор на собственик, настройка на сметки и такси за управление, качване на данни и онлайн подписване с собственика.

Стъпки за работа

Стъпка 1: Попълване на обекти и единици

Попълнете основната информация за имота:

• Адрес на имота: Действителният адрес на имота, който по-късно автоматично ще се включи в договора.
• Име на имота: Лесно разпознаваемо име, като например име на сграда или улица.
• Име и наем на помещението: Въведете по един ред за всяко отдаваемо помещение: стая, паркомясто, магазин могат да бъдат отделни помещения. Въведете име и сума за наем, щракнете върху „Добавяне на помещение“, за да продължите.

Стъпка 2: Избор на собственик и период на възлагане

• Избор на собственик: Изберете собственика на имота от падащото меню. Ако собственикът не е в списъка, добавете нови данни за него, включително сметка за паричен трансфер за бъдещи плащания (сметката може да се редактира и по-късно в данните на собственика).
• Следи за имот: По подразбиране създаващите членове автоматично следят имота, което означава, че имат права за управление. Можете да коригирате кой следи имота по-късно.
• Период на управление: Периодът на управление, договорен със собственика. Изберете начална и крайна дата или използвайте бързи избори: 1 година, 2 години, 3 години, 5 години.

Стъпка 3: Настройки на счетоводната книга (начало и управление на такси)

Начална сума

Ако мигрирате от Excel или друга система, може да има сума в доверителната сметка на собственика, която още не е изплатена. Включете бутона, въведете датата на началното салдо и салдото на доверителната сметка към този ден, така че системата да започне с правилната сума. Без нужда да вписвате минали транзакции.

Пример: Ако сте използвали Excel и има останали 23,000 лев, които не са изплатени на собственика, въведете 23,000 тук. Системата ще започне от този баланс. При нови управления без минали данни, оставете изключено.

Управленски такси

Изберете метод за таксуване според договорката със собственика. Предлагаме три вида:

• Фиксирана такса: Събира се фиксирана сума за всеки период.
• Процент: Отчисление процент от наема, например 10% от наема.
• Процент + фиксирана такса: Комбинация от процент и фиксирана сума; въведете процента и фиксираната сума в съответните полета.

Стъпка 4: Снимки и прикачени файлове

• Снимки на имота: Качете снимки на имота (до 5 броя). Ако активирате ключа за включване на снимки и бележки в договора, те ще бъдат прикачени директно към договора за управление като запис на състоянието на имота.
• Бележки: Допълнителни обяснения (до 1500 знака), които също могат да бъдат прикачени към договора.
• Файлове на имота: Качете свързани документи (до 3), като например сканирани хартиени договори, подписани с предишния собственик, и ги съхранявайте под имота.

Онлайн подписване с наемодателя.

След като кликнете 'Напред', изберете метод за електронно подписване. След като всички подпишат, системата автоматично ще генерира PDF на договора за изпращане или изтегляне. Четири опции:

• Подписване от наемодателя чрез Email.: Системата изпраща уведомление за подписване на електронната поща на наемодателя, който може да подпише онлайн, като го отвори.
• Подписване от наемодателя чрез линк.: Системата генерира линк за подписване, който можете да копирате и изпратите на наемодателя чрез LINE или друго съобщително приложение.
• Подписване на място от наемодателя.: Използва се, когато наемодателят е на място, като му помагате да подпише директно на вашето устройство.
• Без подписване, само добавяне на имот.: Изберете това, когато е необходимо само записване на информация за договора, без електронно подписване. Хартиените договори, които вече са подписани, могат да бъдат качени като прикачени файлове в предишната стъпка.

Изберете шаблон на договор

Изберете шаблон за управление от падащото меню или кликнете за редактиране на условията.

След избора на шаблон, данните от предходните стъпки автоматично се въвеждат в съответните полета на договора: име на собственика, адрес, името на имота, дата, подписни полета и фирмен печат (изображението на печата се качва в настройките на организацията). Не е нужно да се въвежда отново.

Подписване

При ред за ваше подписване, можете да нарисувате, да качите изображение или да използвате съхранен подпис. Уверете се, че сте прегледали договора и доброволно го подписвайте, след което добавете подписа в договора.

След преглед на договора и потвърждение, кликнете, за да го изпратите на собственика. След като собственика подпише, системата автоматично генерира пълен PDF на договора за двете страни.

Какво ще видите след завършване?

Върнете се в страницата за управление на имотите, където новосъздаденият имот ще се появи в лявата навигация. На картата ще е отбелязано името на управляващия собственик, а отдолу ще бъдат изброени отделните помещения и наемите им, със статус „свободен“.

Имате два избора: кликнете върху настаняване/договор за да започнете с настаняването на наематели; или кликнете върху добавяне на помещение, за да добавите неизградени помещения.

Вижте/редактирайте договора на собственика

Можете да преглеждате и редактирате договора на собственика, който сте подписали при добавяне на имот: кликнете на договори в лявото меню, изберете договора на собственика, намерете го в таба за управляваните собственици, кликнете върху менюто отдясно и изберете вижте договора на собственика.

След отваряне може директно да модифицирате началните и крайните дати, както и да добавите бележки към договора. Историята на наемите показва периода на управление, таксите и датата на подписване. Всяка от опциите отдясно позволява да прегледате състоянието на договора, отворите документите или да изтриете договора; в секцията за документите може да качвате и съхранявате свързани файлове централизирано.

Редактиране на таксите за управление: стандартни ставки и граници за обекта

За да промените таксите за управление на имота, в списъка с имоти кликнете върху иконата за редакция до името на имота, за да отворите прозореца за редакция. Превъртете до секцията за таксите за управление: можете да превключвате между режимите на таксуване (фиксирана такса, процент, процент плюс фиксирана такса), да променяте процента или размера, и да зададете минимален и максимален размер за всяка фактура. Например, ако таксата е 10% от наема, но е договорено минимално заплащане от 400 и максимално от 20,000, въведете тези стойности в полетата за граница.

Често задавани въпроси

Имам собствен имот и управителна поръчка за други. Трябва ли да създавам два акаунта?

Не. Един акаунт може да има имоти с четири роли едновременно, просто изберете ролята на имота при добавянето му спрямо ситуацията: за собствен имот – „Самоуправляващ се наемодател“, за управление на чужд имот – „Управление“, за пренаемане – „Пренаемодател“, а когато само търсите наематели – „Само посредничество“. Всичко в един акаунт.

Какво е въвеждане на начално салдо? Трябва ли да го попълня?

Въвеждането на начално салдо служи за потребители, които мигрират от Excel или друга система: ако доверителната сметка на собственика има неплатен остатък, въведете дата и сума на началното салдо, за да се изчислява от правилното салдо. Ако започвате съвсем ново управление без историческо салдо, може да оставите извън употреба, не е задължително.

Трябва ли да създавам всички помещения наведнъж?

Не. Може да създадете част, след създаването на обекта можете да добавяте помещения по всяко време чрез обектната карта: стаи, паркоместа, магазини могат да бъдат независими единици.

Трябва ли задължително да подписвам онлайн договор с собственика?

Не. Последната опция за подписване е без договор, само добавяне на имот, което е подходящо, ако има вече подписан хартиен договор; след сканиране може да бъде качен в досието на имота без влияния върху управлението.

Каква е разликата кой подписва първи?

Изберете 'Собственикът подписва преди мен', за да добавите допълнителна застраховка: ако след подписа на собственика се наложи корекция в договора, може да се върне на собственика за повторно подписване, без нужда от създаване на нов договор. Ако условията са финални, изберете 'Аз подписвам първо' за по-бърз процес.

Обобщение

Ако продължите по сегашния начин, при следващ нов обект за управление отново ще записвате данните за собственика и договорките за таксата в отделни файлове, после ще разпечатвате договора и ще се срещате за подпис. След като създадете обекта в RentPackage, собственикът, периодът на управление, таксата и договорът са в един обект, а периодите на таксата управление се създават автоматично при подписване от наемателя.

Изберете един обект, който управлявате в момента, създайте го и изберете собственика, за да опитате.

Свързани статии

• RentPackage Добавяне на договор: срокът на наема, депозитът и комуналните разходи се задават наведнъж, а периодите на фактуриране се създават автоматично：След като имотът е създаден, натиснете „Добавяне на договор“ при помещението, за да настаните наемател.
• RentPackage прехвърляне към собственика: управляващата фирма удържа таксата за управление и превежда остатъка на собственика, а депозитът се пази отделно：Салдото по доверителната сметка, въведено като начална сума, е изходната сума за следващите прехвърляния към собственика.
• RentPackage управление на служители: екипна работа за брокери и управители на имоти по имоти и роли：При добавяне на служител можете да определите за кои обекти отговаря всеки служител.