Cum să folosești calendarul pentru a programa notificări către chiriași: exemplu de notificare întrerupere electricitate

Ce este calendarul?

Să presupunem că furnizorul de electricitate vă anunță că va avea loc o întrerupere de curent în 15 zile din cauza unor lucrări de mentenanță. În momentul primirii notificării, sunteți ocupat și este posibil să uitați să anunțați chiriașii peste 15 zile. Utilizând calendarul, trebuie doar să creați un eveniment la primirea notificării și să setați data, iar sistemul va notifica automat chiriașii la momentul potrivit, fără a fi nevoie să vă amintiți sau să contactați fiecare chiriaș în parte. Aceeași procedură se aplică și pentru întreruperi de apă, inspecții de siguranță la incendiu, verificări de final de închiriere etc.

Cum se deschide calendarul

Faceți clic pe pictograma calendarului din colțul din dreapta sus al ecranului (în zona roșie din imaginea de mai jos) pentru a accesa pagina calendarului.

Calendarul poate fi comutat între vizualizarea lunară, săptămânală sau zilnică și pot fi utilizate săgețile stânga/dreapta pentru a schimba lunile. În partea dreaptă a ecranului sunt afișate toate evenimentele lunii, oferindu-vă o imagine de ansamblu asupra activităților viitoare.

Cum se adaugă un eveniment

Faceți clic pe butonul de adăugare calendar situat în colțul din dreapta sus sau faceți clic pe o dată din calendar pentru a deschide fereastra de adăugare (vezi imaginea de mai jos).

Subiectul este obligatoriu. Introduceți conținutul acestei intrări, de exemplu: Pe 22/7 de la 9 AM la 12 PM va fi o întrerupere a curentului din cauza lucrărilor de întreținere. Subiectul va fi afișat în calendar și va fi trimis ca o notificare către chiriași, așa că se recomandă să menționați clar ora și motivul, astfel încât chiriașii să înțeleagă fără a mai întreba.

Publicați această intrare chiriașilor

În secțiunea Proprietate, puteți decide dacă să publicați această intrare:

• Publicat: Chiriașii din proprietățile (sau camerele) selectate pot vedea această intrare și vor primi o notificare. Pentru lucruri importante, cum ar fi notificările de întrerupere a curentului, alegeți să fie publicate pentru ca sistemul să notifice toți chiriașii afectați.
• Privat: Vizibil doar pentru administratori, adecvat pentru operațiuni interne, cum ar fi planificarea reparațiilor sau auditurile interne.

Apoi alegeți numele proprietății și al camerei din această intrare. În cazul unei întreruperi de curent, de obicei întreaga clădire este afectată, deci doar selectați proprietatea; dacă afectează doar anumite camere (de exemplu, reparații la conducta de apă dintr-o cameră), selectați camera respectivă și notificările vor fi trimise chiriașilor acelei camere.

Setați data și metoda de notificare

Data este un câmp obligatoriu. Selectați data și ora evenimentului. De exemplu, pentru o notificare de întrerupere a curentului, completați cu data de întrerupere la 15 zile în viitor.

Metodele de notificare sunt trei, și sistemul le va trimite automat în funcție de alegerea dumneavoastră, așa că nu mai trebuie să vă reamintiți de această sarcină:

• Notificare la timp specificat: Puteți selecta momentul notificării din meniul derulant (de exemplu, în ziua evenimentului), iar sistemul va trimite automat notificarea. De exemplu, pentru o întrerupere de curent, selectați trimiterea în ziua respectivă, astfel încât chiriașul să își amintească mai ușor și să nu uite dacă primește notificarea prea devreme.
• Trimite notificarea acum: Sistemul va trimite notificarea imediat după salvare, potrivit pentru situații în care chiriașii trebuie să fie informați din timp, ca de exemplu informarea despre o întrerupere de curent cu 15 zile înainte.
• Nu notifica: Înregistrează doar în calendar, fără a trimite notificări.

Notifică alți destinatari

Dacă acest eveniment necesită notificarea altor persoane decât chiriașii și membrii echipei de management (ex. proprietar, furnizor reparații), puteți activa notificarea altor destinatari și adăugați persoanele respective pe lista de notificare, permițându-le să primească mesajul simultan, fără retransmitere.

Notificare periodică

Dacă acest eveniment se repetă regulat (ex. verificarea lunară la incendiu, curățarea trimestrială a rezervoarelor de apă), puteți activa notificarea periodică, iar sistemul va relua automat informarea la intervale stabilite, fără a reconfigura evenimentul de fiecare dată.

Încarcă imagine atașată

Puteți încărca imagini (maximum 2) în secțiunea de atașamente. De exemplu, pentru o notificare de întrerupere a curentului, puteți încărca o fotografie a notificării originale de la compania de electricitate. Chiriașii vor vedea anunțul original și aveți astfel informații complete fără a necesita redactare suplimentară. După configurare, faceți clic pe salvare pentru a finaliza adăugarea.

Vizualizare și imprimare calendar

Evenimentele adăugate vor apărea în calendar și în lista de evenimente din dreapta. Faceți clic pentru a vedea sau edita. Dacă aveți nevoie să afișați un anunț în format fizic (de exemplu, pe un panou de la intrarea în clădire), faceți clic pe butonul de imprimare pentru a imprima imaginea curentă a calendarului.