RentPackage Gestionare perioadă facturare chiriaș: decontare plăți, plăți parțiale, citire contor și garanție, toate operațiunile zilnice de colectare chirii sunt aici

De ce să folosiți perioada de facturare a chiriașului

Când încasați chiria cu Excel sau într-un caiet, în fiecare lună emiteți singur facturile și verificați cine a plătit și cine nu. Când chiriașul plătește doar o parte, trebuie să notați separat diferența. După citirea contorului, calculați curentul cu calculatorul.

• Facturile se creează automat, fără reemitere în fiecare lună
  Setați chiria, garanția și cheltuielile cu utilitățile la adăugarea contractului, iar sistemul creează perioadele de facturare pentru tot contractul și le marchează automat ca restante după data scadentă.
• Diferența nu este uitată
  Când chiriașul plătește doar o parte, marcați ca primit cu suma reală. Sistemul creează automat o perioadă de plată suplimentară și poate trimite această factură chiriașului.
• Sumele din contor calculate și notificările trimise automat
  Introduceți citirea din această perioadă, iar sistemul calculează suma din citirea anterioară și prețul unitar, apoi trimite notificarea de plată.

Ce este perioada de facturare a chiriașului?

După mutare/semnare contract, sistemul a generat automat toate perioadele de facturare ale acestui chiriaș (chirie, garanție, utilități). Pagina perioadei de facturare a chiriașului este centrul de operațiuni zilnice ale acestor facturi: banii primiți sunt decontați aici, contoarele sunt citite aici, plățile parțiale sunt gestionate aici, soldul garanției și plățile în avans sunt verificate aici.

Colectarea chiriilor se reduce la două acțiuni: banii vin, marchează ca primit; este timpul pentru citirea contorului, introdu datele. Generarea facturilor, calculul sumelor, marcarea întârzierilor, trimiterea notificărilor sunt gestionate automat de sistem.

Prezentare generală interfață: patru file și un meniu de funcții

Faceți clic pe orice cameră din lista de proprietăți din stânga pentru a intra. Cele patru file de sus împart starea și tipul facturilor: Nereconciliat (facturi neîncasate, zona de lucru zilnică), Reconciliat (istoricul plăților), Garanție și încasări în avans, Cheltuieli periodice. În modul de administrare, puteți comuta între contabilitatea chiriașului și contabilitatea companiei de administrare.

Meniul suplimentar din dreapta fiecărei facturi (pictograma cu trei puncte) este punctul de acces pentru toate operațiunile: Marcați ca primit, scutire, citire contor, adăugare/editare, amânare colectare chirie, notificare plată etc. Acest articol explică câteva dintre cele mai comune.

Operațiuni comune

Decontare plăți: Marcați ca primit

După ce chiriașul a plătit, găsiți factura respectivă în fila Nereconciliat și faceți clic pe Marcați ca primit din meniul suplimentar. Fereastra afișează data încasării, metoda de plată (numerar, transfer etc.) și suma, suma fiind implicită ca valoarea totală datorată pentru acea perioadă.

După ce confirmați suma, opțional completați o notă, selectați trimiterea unei chitanțe chiriașului și faceți clic pe confirmare pentru a finaliza înregistrarea. Factura va fi mutată la fila Reconciliat, marcajul de întârziere dispare, iar în modul de gestionare taxa de management și comisionul perioadei respective sunt marcate automat ca primite.

Chiriașul a plătit parțial: plată parțială și perioadă de plată suplimentară

În fereastra Marcați ca primit, dacă suma introdusă este mai mică decât totalul de primit, sistemul va afișa o distribuire: suma primită este alocată în diferite categorii, iar pentru diferență se va crea automat o perioadă de facturare pentru restul de plată, cu o dată scadentă setabilă. La trimitere, puteți selecta opțiunea de a trimite chitanța și factura pentru restul de plată chiriașului.

Citire contor: introduceți citirea, suma este calculată automat

Costurile bazate pe citire sunt marcate ca necitite până la finalizarea citirii. Faceți clic pe citire din meniul suplimentar, introduceți citirea curentă, iar sistemul va calcula automat consumul și suma (de exemplu, citire anterioară de 1000, 5 lei pe unitate), iar după salvare suma este inclusă în factura perioadei. Va fi trimisă și notificarea de plată. Dacă există tarife sezoniere sau segmentate, acestea pot fi actualizate aici.

Facturi reconciliate: evidență plăți anterioare

Facturile reconciliate sunt în fila corespunzătoare, fiecare arată perioada, detalii, data și suma colectată, cu starea marcată ca plătită. Pentru a verifica cât s-a colectat într-o anumită lună sau când a plătit chiriașul, aici găsiți toate înregistrările complete.

Garanții și avansuri: Banii datorați chiriașilor, sold disponibil oricând

Secțiunea de garanții afișează înregistrările de garanție pentru acest contract și soldul curent, indicând deținătorul garanției (de exemplu, contul fiduciar al proprietarului), pentru a verifica suma de returnat la finalizarea contractului.

Secțiunea de avansuri înregistrează sumele depuse de chiriaș în avans (de exemplu, avans pentru utilități) și se deduce treptat din soldul respectiv pentru fiecare factură. La finalul contractului, soldul rămas este rambursat. Click pe 'Adăugați factură' pentru a crea un nou istoric de avansuri.

Costuri periodice: Sumele colectate periodic pentru acest contract

Tabul Costuri periodice listează toate grupurile de facturare periodică stabilite pentru acest contract: Nume, durată, frecvență, detalii și sume. Se indică specific dacă sunt colectate cu chiria. Pentru ajustări sau adăugarea unui nou cost (de exemplu, un nou cost pentru internet), click pe 'Editați' sau 'Adăugați cost periodic', iar următoarele facturi vor folosi această configurare.

Alte funcții din meniu

• Scutire: Se folosește când se convine cu chiriașul să fie scutit de o anumită factură, aceasta nemaifiind astfel inclusă ca datorie.
• Amânare plată chirie: Când conveniți cu chiriașul să amâne plata, ajustați data scadenței pentru acea factură, pentru a preveni marcarea greșită ca fiind întârziată.
• Notificare de plată: Retrimite manual notificarea de plată către chiriaș, fără a aștepta programarea sistemului.
• Adăugare/Editare: Ajustează conținutul facturii sau folosește opțiunea de adăugare factură din colțul dreapta sus pentru a crea o factură temporară (de exemplu, împărțirea reparațiilor).

Întrebări frecvente

Ce fac dacă chiriașul a plătit doar parțial chiria?

Marcați ca primit și completați suma efectiv primită. Sistemul va deschide o fereastră de alocare care vă permite să distribuiți suma încasată pe articole; va genera automat o perioadă de facturare pentru restul de plată pentru diferență și va seta o dată de plată, permițându-vă să trimiteți factura pentru restul de plată chiriașului. Nu este necesar să decuplați manual facturile și nu se va omite diferența.

Unde a ajuns factura după ce a fost marcată ca primită?

Mutată în fila reconciliată, cu păstrarea completă a perioadei facturii, detaliilor, datei și sumei încasării. Fila nereconciliată afișează doar facturile neîncasate, fiind astfel o listă de sarcini zilnică: curăță-l și ai terminat colectarea chiriei pentru astăzi.

Facturile fără citiri de contoar vor trimite notificări de plată chiriașilor?

Nu. Facturile bazate pe citiri nu vor trimite notificări până la completarea citirilor și confirmarea sumei, evitând astfel trimiterea unor facturi incomplete către chiriași. După completarea citirii, sistemul va retrimite notificările automat. Așadar, dacă vezi eticheta de citire neefectuată, efectuează citirea mai întâi.

Dacă chiriașul cere o amânare de câteva zile pentru plată, va fi considerat întârziat?

Puteți ajusta data scadenței chiriei pentru acea perioadă din meniul suplimentar prin amânarea încasării, iar zilele de întârziere vor fi calculate de la noua dată de scadență, evitând astfel etichetarea greșită.

Rezumat

Dacă rămâneți la Excel sau caiet, luna viitoare veți verifica din nou cameră cu cameră cine a plătit și cine a plătit mai puțin, iar după citirea contoarelor veți calcula singur curentul și veți trimite facturile. După ce contractele sunt setate în RentPackage, în fiecare lună trebuie doar să marcați ca primit când intră banii și să introduceți citirile când este cazul. Perioadele de facturare pentru restul de plată, sumele pentru curent și notificările de plată sunt gestionate de sistem.

Deschideți fila Nereconciliat pentru o cameră și marcați ca primită o plată de chirie primită luna aceasta, ca să încercați.

Articole conexe

• RentPackage Adăugați contract: durata, garanția și utilitățile se setează o singură dată, iar perioadele de facturare se generează automat：Setați durata contractului, garanția și utilitățile la semnare, iar perioadele de facturare se creează automat.
• RentPackage Notificări de plată a chiriei prin LINE: ghid de asociere pentru chiriaș și setarea mementourilor automate pentru proprietar：După ce chiriașii își conectează LINE, notificările de plată ajung și prin LINE.
• RentPackage Cont de profit și pierdere: Venituri și cheltuieli din chirii pentru fiecare proprietate și proprietar, calcul automat al profitului：Veniturile și cheltuielile din perioada de facturare a chiriașului intră automat în contul de profit și pierdere, fără evidență separată.