RentPackage Operações de ciclo de cobrança do inquilino: reconciliação de recebimentos, pagamentos parciais, leitura de medidores e depósitos. Rotinas diárias de aluguel estão nesta página.

Por que usar o ciclo de cobrança do inquilino

Quem cobra aluguel com Excel ou caderno precisa, todo mês, emitir as faturas e conferir quem pagou e quem não pagou. Quando o inquilino paga só uma parte, é preciso anotar a diferença à parte. Depois de ler o medidor, ainda tem que calcular a conta de luz na calculadora.

• Faturas geradas automaticamente, sem emitir de novo todo mês
  Defina aluguel, depósito e contas de consumo ao adicionar o contrato, e o sistema cria os ciclos de cobrança de todo o período de locação e marca como vencidos automaticamente quando passa a data de vencimento.
• A diferença não é esquecida
  Quando o inquilino paga só uma parte, registre o recebimento com o valor real. O sistema cria automaticamente um período de ajuste e pode enviar essa fatura ao inquilino.
• Valores do medidor calculados e avisos enviados automaticamente
  Insira a leitura deste período, e o sistema calcula o valor com base na leitura anterior e no preço unitário e, em seguida, envia a notificação de pagamento.

O que é um ciclo de cobrança do inquilino?

Após o check-in/contratação, o sistema gera automaticamente todos os ciclos de cobrança para este inquilino (aluguel, depósito, contas de água e luz). A página de ciclo de cobrança do inquilino é o painel de operação diária dessas faturas: o pagamento do inquilino é reconciliado aqui, a leitura do medidor é feita aqui, pagamentos parciais são processados aqui e os saldos de depósito e pré-pagamento são verificados aqui.

As rotinas de cobrança se resumem a duas ações: dinheiro entra, registre o recebimento; leitura de medidor, insira a leitura. A geração de faturas, cálculo de valores, marcação de atraso e envio de notificações são todos automatizados pelo sistema.

Visão geral da interface: quatro abas e um menu de funções

Clique em qualquer quarto na lista de imóveis à esquerda para acessar. As quatro abas acima dividem os estados e tipos de fatura: Não conciliado (faturas não pagas, área de trabalho diária), Conciliado (histórico de recebimentos), Depósitos e Pré-pagamentos, Taxas Recorrentes. No modo de gestão, também é possível alternar entre finanças do inquilino e finanças da imobiliária.

O menu de opções à direita de cada fatura (ícone de três pontos) é a entrada para todas as operações: Registrar recebimento, isentar, leitura de medidor, adicionar/editar, adiar cobrança, notificações de pagamento, entre outros. Este artigo aborda alguns dos mais comuns.

Operações comuns

Reconciliação de recebimentos: Registrar recebimento

Após o pagamento do inquilino, encontre a fatura na aba Não conciliado e clique em Registrar recebimento no menu de opções. A janela mostrará a data de recebimento, forma de pagamento (dinheiro, transferência, etc.) e valor, com o valor padrão definido como o total devido para o período.

Após confirmar que o valor está correto, você pode preencher observações e marcar para enviar recibo ao inquilino, então clique em confirmar para concluir. A fatura será movida para a guia Conciliado, o rótulo de atraso desaparecerá e, no modo de gestão, a taxa de administração e comissão terão o recebimento registrado automaticamente.

Inquilino pagou parcialmente: pagamento parcial e período de ajuste

Na janela Registrar recebimento, se o valor inserido for menor que o total a receber, o sistema exibirá a tela de distribuição: o valor recebido será distribuído entre as categorias de despesas, e a diferença gerará automaticamente um período de ajuste. Você pode definir a data de vencimento. Marque para enviar recibo e fatura de ajuste ao inquilino ao enviar.

Leitura de medidor: insira leitura, valor calculado automaticamente

Taxas baseadas em leitura aparecem como não lidas até a leitura ser finalizada. Clique em leitura no menu mais, insira a leitura do período; o sistema calculará automaticamente o consumo e valor com base na leitura anterior e preço unitário (ex. leitura anterior 1000, preço R$ 5 por unidade). Após salvar, o valor é adicionado à fatura e a notificação de pagamento será enviada. Se houver tarifas sazonais ou por faixa, altere o valor por unidade aqui.

Reconciliadas: histórico de pagamentos visível

Faturas concluídas estão na guia Reconciliadas, com período, detalhes, data e valor do recebimento, estado como Pago. Para verificar quanto foi recebido em um mês ou o dia que o inquilino pagou, este é o registro completo.

Depósito e Pré-pagamentos: saldo devedor do inquilino disponível a qualquer momento

A seção de Depósito mostra o histórico e saldo atual do depósito deste contrato, bem como o custodiante (por exemplo, conta fiduciária do proprietário). Use-a para verificar valores de retorno na rescisão do contrato.

A seção de Pré-pagamentos registra valores depositados antecipadamente pelo inquilino (como contas de energia pré-pagas) e é utilizada para abater faturas ao longo do tempo. O saldo restante é devolvido na rescisão. Clique em Adicionar Fatura para criar uma nova entrada de pré-pagamento.

Encargos Recorrentes: detalhes dos valores cobrados a cada período neste contrato

A aba de Encargos Recorrentes lista todos os grupos de cobrança periódica definidos para este contrato: nome, duração, frequência, detalhes e valores. Cobranças feitas junto com o aluguel são destacadas. Para ajustar valores ou adicionar novas cobranças (como internet), clique em Editar ou Adicionar Encargo Recorrente aqui e os próximos períodos serão gerados com as novas configurações.

Outras funcionalidades no menu

• Isenção: Use para acordos de isenção de cobrança com o inquilino. O item não será mais listado como pendente.
• Adiamento de Aluguel: Quando acordado com o inquilino, ajuste a data de vencimento para evitar marcar como atrasado.
• Notificação de Pagamento: Reenvie manualmente a notificação de pagamento dessa conta para o inquilino, sem aguardar o agendamento do sistema.
• Adicionar/Editar: Ajuste o conteúdo dessa conta ou use o botão no canto superior direito para criar uma cobrança temporária (como divisão de reparos).

Perguntas Frequentes

O que fazer se o inquilino pagou apenas parte do aluguel?

Registre o recebimento normalmente, preenchendo o valor efetivamente recebido. O sistema abrirá uma tela de alocação para distribuir o valor recebido entre os itens e criará automaticamente uma fatura de saldo, permitindo definir o vencimento e enviar ao inquilino. Não é necessário dividir a fatura manualmente e não haverá falhas no controle de saldos devedores.

Para onde vai a fatura após registrar o recebimento?

Vai para a aba de conciliadas, mantendo a data, detalhes, data e valor de recebimento. A aba de não conciliadas exibe apenas faturas pendentes, funcionando como uma lista de tarefas: esvazie-a para concluir a cobrança diária.

Uma fatura sem leitura do medidor será enviada ao inquilino?

Não. Faturas de leitura de medidor não são enviadas antes de completar a leitura e confirmar o valor, para evitar notificar o inquilino com valores incompletos. Após a leitura, o sistema envia a notificação automaticamente. Diante de etiquetas de leitura pendente, realize a leitura.

Se o inquilino solicitar prazo maior para pagamento, será considerado atraso?

No menu Mais, ajuste a data de vencimento com Adiar Recebimento; dias de atraso são calculados a partir da nova data, sem erro de marcação.

Resumo

Se continuar com Excel ou caderno, no mês que vem você vai conferir de novo, quarto por quarto, quem pagou e quem pagou menos, e depois de ler os medidores calcular a luz e enviar as faturas por conta própria. Com os contratos configurados no RentPackage, todo mês basta registrar o recebimento quando o dinheiro entra e inserir as leituras quando chegar a hora. Períodos de ajuste, valores de luz e notificações de pagamento ficam por conta do sistema.

Abra a aba Não conciliado de um quarto e registre o recebimento de um pagamento de aluguel deste mês para testar.

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