RentPackage Repasse ao proprietário: a imobiliária desconta a taxa de administração, repassa o restante e mantém a caução separada

Por que usar o repasse ao proprietário

O trabalhoso na administração de imóveis não é receber o aluguel, e sim separar tudo depois: o que é taxa de administração, o que vai para o proprietário e qual caução não pode ser mexida. Na planilha, todo mês é preciso descontar imóvel por imóvel a taxa e os reparos e conferir se nenhuma caução entrou na conta. E quando o proprietário pergunta por que recebeu menos este mês, lá vai você procurar tudo de novo.

• Saldo repassável calculado automaticamente
  Depois de descontar do aluguel a taxa de administração e os reparos, o sistema já calcula quanto pode ser repassado ao proprietário desta vez. Nada de refazer a conta no Excel todo mês.
• A caução não é repassada
  A caução é um dinheiro que um dia volta para o inquilino. O sistema exclui a caução e os adiantamentos do repasse, então eles não vão para o proprietário.
• O proprietário perguntou? A resposta está nos detalhes
  Cada repasse tem os detalhes das retiradas do proprietário, que você pode imprimir ou enviar a ele. Os ciclos que o inquilino ainda deve aparecem em ciclos de cobrança não recebidos.

O que é a conta de custódia do proprietário

A imobiliária mantém para cada proprietário uma conta chamada [Conta de custódia do proprietário]. O aluguel pago pelos inquilinos entra primeiro nela, a taxa de administração e os reparos saem dela, e o saldo que sobra é repassado ao proprietário. Entram na conta de custódia:

• o aluguel pago pelos inquilinos
• a caução cujo responsável pela guarda é a conta mantida pela imobiliária
• valores que o proprietário deposita antecipadamente (aporte do proprietário)
• o saldo que já existia antes de começar a usar o sistema (saldo inicial)

Por isso, o saldo da conta de custódia que aparece na tela é formado assim:

A caução guardada pelo próprio proprietário ou depositada em conta de terceiros não está na conta de custódia do proprietário e não entra neste saldo.

Aporte do proprietário em conta de custódia: a imobiliária não precisa adiantar os reparos

Se o saldo da conta de custódia não for suficiente para pagar um reparo ou uma limpeza, o proprietário pode depositar um valor antes, e a imobiliária não precisa adiantar nada. Vá em [Gestão financeira] > [Finanças do proprietário], clique em [＋] no canto superior direito (Adicionar fatura do proprietário), escolha [Aporte do proprietário em conta de custódia], selecione o imóvel, informe o valor e a forma de pagamento e salve. O valor é somado ao saldo da conta de custódia do proprietário.

Repassar ao proprietário

1. Vá em [Gestão financeira] > [Finanças do proprietário] > [Conta de custódia do proprietário] > [Não conciliado] e escolha o proprietário com administração que vai receber o repasse.
2. Clique em [Detalhes] para ver os detalhes do repasse: em cima, o valor total atual da conta de custódia; no meio, cada lançamento que compõe o saldo repassável; embaixo, os ciclos de cobrança não recebidos (aluguéis que os inquilinos ainda devem).
3. Marque os imóveis que vão ser repassados. O [Saldo repassável] pode ser alterado diretamente: por exemplo, para guardar dinheiro para um reparo que está por vir, repasse só uma parte. O restante fica na conta de custódia para o próximo repasse.
4. [Caução e adiantamentos] só mostra o valor e não é repassado.
5. Confira a [Data do repasse] (hoje, por padrão) e a forma de pagamento, marque [Enviar detalhes do repasse ao proprietário.] se precisar e clique em [Repassar para conta pessoal do proprietário].

Ver, alterar e cancelar repasses

Os repasses concluídos ficam na aba [Conciliado], com a data e o valor de cada um. Clique em [Detalhes] à direita para abrir os [Detalhes das retiradas do proprietário], com o cálculo daquele repasse, que você pode imprimir ou enviar ao proprietário.

• Para ajustar o valor: clique em [⋯] > [Alterar repasse] e informe direto o valor correto, sem apagar tudo e refazer.
• Para refazer do zero: clique em [⋯] > [Cancelar repasse]. O dinheiro volta para a conta de custódia do proprietário e você pode repassar de novo.

Caução em custódia: quem guarda a caução e como transferir

Vá em [Gestão financeira] > [Finanças do proprietário] > [Caução em custódia] > [Responsável pela guarda da caução] e escolha o imóvel: você vê, para cada contrato, quem está com a caução agora. São três situações:

• Conta mantida pela imobiliária: a caução fica na conta de custódia do proprietário administrada pela imobiliária.
• Conta mantida pelo proprietário: o próprio proprietário guarda a caução.
• Conta de terceiros: a caução fica em uma conta em nome do inquilino ou em uma instituição depositária; nem a imobiliária nem o proprietário ficam com ela.

Se o proprietário quiser guardar a caução, clique em [＋] no canto superior direito (Adicionar fatura do proprietário), escolha [Transferência de caução para conta do proprietário], selecione o imóvel, marque a caução a transferir e informe a data da transferência. Para devolver a caução à guarda da imobiliária, escolha [Transferência de caução para conta de custódia do proprietário]. Cada transferência fica registrada na aba [Registro de transferências], então, quando o inquilino sair, você sabe exatamente quem está com a caução a devolver.

Saldo inicial: trazer o saldo de antes do sistema

Se, antes de começar a usar o RentPackage, a conta de custódia do proprietário já tinha um valor ainda não repassado (registrado no Excel ou em outro sistema, por exemplo), informe a data do saldo inicial e o valor em [Configurações de contabilidade] > [Configuração de saldo inicial] ao adicionar o imóvel administrado. Assim o sistema começa do saldo certo. Um valor negativo significa que a imobiliária adiantou dinheiro pelo proprietário.

O proprietário confere as contas on-line

Depois de entrar no RentPackage, o proprietário vê em [Finanças do proprietário] o valor de cada repasse e, clicando em [Detalhes], os detalhes das retiradas do proprietário, sem esperar a imobiliária montar um relatório.

Visão contábil: como o repasse ao proprietário é lançado

A conta de custódia do proprietário é uma conta de ativo, parecida com um saldo bancário. O aporte do proprietário e o saldo inicial aumentam ao mesmo tempo a conta de custódia e o patrimônio do proprietário. No repasse, o patrimônio do proprietário diminui (retirada do proprietário) e o dinheiro sai da conta de custódia ao mesmo tempo; por isso o valor repassado não é despesa da imobiliária.

A caução na conta mantida pelo proprietário é lançada em uma conta bancária própria para cauções, separada do dinheiro repassado, para nada se misturar.

Resumo

Continuando na planilha, no mês que vem você vai de novo descontar a taxa imóvel por imóvel, conferir se nenhuma caução entrou na conta e procurar tudo outra vez quando o proprietário perguntar. Com os imóveis administrados configurados no RentPackage, todo mês basta marcar os imóveis e fazer o repasse: o saldo repassável, a exclusão da caução e os detalhes das retiradas do proprietário ficam por conta do sistema.

Comece com um proprietário: abra [Detalhes] em [Finanças do proprietário] e veja se o saldo repassável calculado pelo sistema bate com a sua planilha.

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