RentPackage การใช้งานงวดผู้เช่า: การตรวจสอบการชำระเงิน รับชำระบางส่วน การจดมิเตอร์และเงินประกัน งานเก็บค่าเช่าประจำวันอยู่ในหน้านี้ทั้งหมด

ทำไมต้องใช้งวดผู้เช่า

ถ้าเก็บค่าเช่าด้วย Excel หรือสมุดจด ทุกเดือนต้องออกบิลเองและเช็กว่าใครจ่ายแล้วใครยังไม่จ่าย ถ้าผู้เช่าจ่ายมาแค่บางส่วน ต้องจดส่วนต่างแยกไว้อีก พอจดมิเตอร์เสร็จก็ต้องกดเครื่องคิดเลขคำนวณค่าไฟเอง

• บิลสร้างให้อัตโนมัติ ไม่ต้องออกใหม่ทุกเดือน
  ตั้งค่าเช่า เงินประกัน และค่าน้ำค่าไฟไว้ตอนเพิ่มสัญญา ระบบจะสร้างงวดตลอดอายุสัญญา และทำเครื่องหมายว่าเกินกำหนดให้อัตโนมัติเมื่อเลยวันครบกำหนดชำระ
• ส่วนที่จ่ายขาดไม่หลุดตาม
  เมื่อผู้เช่าจ่ายมาแค่บางส่วน ให้บันทึกว่ารับชำระแล้วตามยอดที่ได้รับจริง ระบบจะสร้างรอบชำระส่วนที่ขาดให้อัตโนมัติ และส่งบิลนั้นให้ผู้เช่าได้
• จดมิเตอร์แล้วยอดคำนวณเอง แจ้งเตือนส่งเอง
  ป้อนเลขมิเตอร์ของรอบนี้ ระบบจะคำนวณยอดจากเลขมิเตอร์ครั้งก่อนและราคาต่อหน่วย แล้วส่งแจ้งเตือนการชำระเงิน

งวดผู้เช่าคืออะไร?

หลังจากการเข้าอยู่/เซ็นสัญญา ระบบจะสร้างงวดของผู้เช่ารายนี้ (ค่าเช่า เงินประกัน ค่าบริการสาธารณะ) อัตโนมัติ หน้าเช่าผู้เช่าคือที่สำหรับการทำงานบัญชีทุกวัน: คำนวณการชำระเงิน การจดมิเตอร์ การจัดการส่วนที่ยังไม่ได้ชำระ เงินประกันและยอดที่ได้รับล่วงหน้า

การจัดเก็บค่าเช่าเหลือเพียงสองขั้นตอน: เงินเข้ามา, บันทึกว่ารับชำระแล้ว; ถึงเวลาจดมิเตอร์, ป้อนตัวเลขการอ่าน ระบบจะจัดการเรื่องอื่นๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การสร้างใบแจ้งหนี้, คำนวณยอดเงิน, การตั้งค่าสถานะเกินกำหนด, การส่งการแจ้งเตือน

ภาพรวมอินเทอร์เฟซ: แท็บสี่อันและเมนูฟังก์ชันหนึ่งอัน

คลิกที่ห้องใดๆ ในรายการทรัพย์สินทางด้านซ้ายเพื่อเข้าสู่หน้าห้อง แท็บทั้งสี่ด้านบนแบ่งสถานะและประเภทใบแจ้งหนี้: ค้างชำระ (ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับเงิน, พื้นที่ทำงานประจำวัน), ชำระแล้ว (ประวัติที่ได้รับเงินแล้ว), เงินประกันและเงินที่ได้รับล่วงหน้า, ค่าใช้จ่ายประจำ สามารถสลับระหว่างการเงินของผู้เช่าและบริษัทนายหน้าได้ในโหมดบริหารจัดการ

เมนูเพิ่มเติมด้านขวาของแต่ละใบแจ้งหนี้ (ไอคอนสามจุด) เป็นทางเข้าของการดำเนินการทั้งหมด: บันทึกว่ารับชำระแล้ว, ยกเว้น, จดมิเตอร์, เพิ่ม/แก้ไข, เลื่อนการเรียกเก็บเงิน, การแจ้งเตือนการชำระ ในบทความนี้จะอธิบายถึงการใช้งานที่พบได้บ่อย

การใช้งานที่พบบ่อย

การยืนยันการรับเงิน: บันทึกว่ารับชำระแล้ว

หลังจากที่ผู้เช่าชำระเงินแล้ว ให้ค้นหาใบแจ้งหนี้ในแท็บยังไม่กระทบยอดและคลิกเลือกบันทึกว่ารับชำระแล้วจากเมนูเพิ่มเติม หน้าต่างจะเรียกร้องวันที่รับเงิน, วิธีการชำระ (เงินสด, โอนเงิน เป็นต้น) และจำนวนเงิน โดยที่จำนวนเงินตั้งค่าเริ่มต้นคือยอดที่คาดว่าจะได้รับทั้งหมดในงวดนั้น

หลังจากตรวจสอบจำนวนเงินว่าไม่มีข้อผิดพลาด สามารถกรอกหมายเหตุตามที่ต้องการ, เลือกที่จะส่งใบเสร็จให้ผู้เช่า และคลิกยืนยันก็ถือว่าเสร็จสิ้นการยืนยัน ใบแจ้งหนี้นั้นจะย้ายไปที่แท็บกระทบยอดแล้วทันที, สถานะเกินกำหนดจะหายไป และในโหมดบริหารจัดการ ค่าธรรมเนียมการจัดการและค่าธรรมเนียมในงวดนั้นจะถูกบันทึกว่ารับชำระแล้วโดยอัตโนมัติ

ผู้เช่าชำระเพียงบางส่วน: ชำระบางส่วนและชำระค่าช่วงเวลาที่ขาด

ในหน้าต่างบันทึกว่ารับชำระแล้ว หากจำนวนเงินที่ป้อนน้อยกว่ายอดที่ต้องรับ ระบบจะแสดงหน้าจอการจัดสรร: จัดสรรเงินที่รับจริงให้กับแต่ละรายการค่าใช้จ่าย ส่วนต่างที่เหลือจะสร้างงวดเพิ่มโดยอัตโนมัติ และสามารถกำหนดวันที่มีกำหนดชำระได้ เมื่อส่งสามารถเลือกส่งใบเสร็จและบิลเพิ่มให้ผู้เช่าได้

การจดมิเตอร์: ป้อนการอ่าน ระบบคำนวณจำนวนเงินอัตโนมัติ

ค่าใช้จ่ายที่คำนวณจากมิเตอร์จะถูกระบุว่ายังไม่ได้จดมิเตอร์จนกว่าจะจดมิเตอร์ คลิกปุ่มจดมิเตอร์ในเมนูเพิ่มเติม ป้อนการอ่านครั้งนี้ ระบบจะคำนวณการใช้งานและจำนวนเงินจากการอ่านครั้งก่อนและราคาต่อหน่วยอัตโนมัติ (เช่น การอ่านครั้งก่อน 1000 หน่วย, หน่วยละ 5 บาท) หลังจากบันทึกจะเพิ่มจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ และการแจ้งเตือนการชำระเงินจะถูกส่งออกไป หากมีอัตราฤดูร้อนหรือการคิดราคาตามขั้นสามารถปรับราคาต่อหน่วยได้ที่นี่

ปรับปรุงยอดแล้ว: ประวัติการรับเงินชัดเจน

บิลที่ผ่านการปรับปรุงยอดทั้งหมดอยู่ในแท็บปรับปรุงยอดแล้ว แต่ละรายการจะแสดงบิล ช่วงเวลา รายละเอียด วันรับเงิน และจำนวนเงิน สถานะจะถูกตั้งว่า 'ชำระแล้ว' หากต้องการตรวจสอบว่าเดือนใดรับเงินเท่าใด หรือผู้เช่าชำระเงินวันใด สามารถดูจากบันทึกที่นี่ได้

เงินประกันและเงินที่รับล่วงหน้า: เงินที่เป็นหนี้ผู้เช่า ตรวจสอบยอดคงเหลือได้ตลอดเวลา

ส่วนเงินประกันจะแสดงบันทึกเงินประกันของสัญญาเช่านี้และยอดคงเหลือปัจจุบัน โดยระบุผู้เก็บเงินประกัน (เช่น บัญชีทรัสต์ของเจ้าของ) เมื่อสิ้นสัญญาจะใช้ส่วนนี้ตรวจสอบยอดเงินที่ต้องคืน

ส่วนเงินที่รับล่วงหน้าบันทึกเงินที่ผู้เช่านำมาจ่ายล่วงหน้า (เช่น ค่าไฟฟ้าที่รับล่วงหน้า) และใช้ยอดนี้หักค่าใช้จ่ายหลักของแต่ละงวด ในกรณีที่สิ้นสัญญาจะสรุปยอดที่เหลือและคืนเงินกลับ กดสร้างบิลใหม่เพื่อบันทึกการรับเงินล่วงหน้า

ค่าใช้จ่ายตามงวด: ค่าใช้จ่ายแต่ละงวดของสัญญาเช่านี้

แท็บค่าใช้จ่ายตามงวดแสดงกลุ่มงวดประจำทั้งหมดที่ตั้งค่าสำหรับสัญญาเช่านี้: ชื่อ, ระยะเวลา, ความถี่, รายละเอียดค่าใช้จ่ายและจำนวนเงิน ค่าใช้จ่ายที่นำไปรวมกับบิลค่าเช่าจะมีการระบุพิเศษ ต้องการปรับจำนวนเงินหรือเพิ่มค่าใช้จ่ายใหม่ (เช่น เริ่มเก็บค่าอินเตอร์เน็ตกลางสัญญา) ให้คลิกแก้ไขหรือเพิ่มค่าใช้จ่ายตามงวดที่นี่ งวดต่อไปจะสร้างตามการตั้งค่าใหม่นี้

ฟังก์ชันอื่นๆ ในเมนู

• ยกเว้นการเก็บ: ใช้เมื่อทำข้อตกลงกับผู้เช่าเพื่อลดหรือยกเว้นค่าบางรายการ รายการนั้นจะไม่ถูกระบุเป็นยอดค้างรับอีกต่อไป
• เลื่อนการเก็บค่าเช่า: เมื่อทำข้อตกลงกับผู้เช่าเพื่อเลื่อนการชำระ จะปรับวันครบกำหนดในงวดนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการมาร์คเป็นค้างชำระ
• แจ้งเตือนการชำระเงิน: ส่งแจ้งเตือนการชำระเงินสำหรับบิลนั้นให้ผู้เช่าอีกครั้งโดยไม่ต้องรอการจัดลำดับจากระบบ
• เพิ่ม/แก้ไข: ปรับเนื้อหาของใบแจ้งหนี้นี้ หรือใช้เพิ่มใบแจ้งหนี้ที่มุมขวาบนเพื่อสร้างใบเรียกเก็บเงินชั่วคราว (เช่น ค่าแชร์ซ่อมแซม)

คำถามที่พบบ่อย

ทำอย่างไรถ้าผู้เช่าจ่ายค่าเช่าแค่บางส่วน?

บันทึกว่ารับชำระแล้ว จำนวนเงินที่เติมคือยอดที่ได้รับจริง ระบบจะเปิดหน้าจอการจัดสรรให้คุณจัดสรรจำนวนเงินที่ได้รับไปในแต่ละรายการ ความแตกต่างจะสร้างใบแจ้งหนี้เพิ่มเติมและสามารถตั้งค่ากำหนดวันชำระได้ที่ตามที่เหลือไว้ และยังสามารถเลือกที่จะส่งใบแจ้งหนี้เพิ่มเติมให้ผู้เช่า ไม่ต้องแยกใบแจ้งหนี้เอง และไม่มีการพลาดการไล่ตามส่วนที่เหลือ

เมื่อบันทึกว่ารับชำระแล้ว ใบแจ้งหนี้ไปไหน?

ย้ายไปที่แท็บที่ตรวจสอบแล้ว เก็บข้อมูลงวด ใบแจ้งหนี้ รายละเอียด วันที่ได้รับ และจำนวนเงินอย่างครบถ้วน แท็บที่ยังไม่ตรวจสอบจะแสดงเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับเสมอ ซึ่งนี่คือลักษณะการใช้งานเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน: ล้างมันให้ว่าง ก็จบการจัดเก็บค่าเช่าของวันนี้

ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้จดมิเตอร์จะส่งการแจ้งเตือนการชำระให้ผู้เช่าหรือไม่?

ไม่ส่ง ใบแจ้งหนี้ที่ใช้มาตรวัดจะไม่ส่งออกก่อนดำเนินการจดมิเตอร์และยืนยันยอดเงิน เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้เช่าได้รับใบแจ้งหนี้ที่ยอดยังไม่ครบ กรณีจดมิเตอร์เสร็จแล้วระบบจะทำการส่งซ้ำอัตโนมัติ ดังนั้นเมื่อเห็นป้ายยังไม่ได้จดมิเตอร์ก็ควรดำเนินการจดมิเตอร์ก่อน

ถ้าผู้เช่าขอชำระล่าช้าไปสองสามวัน จะถูกนับเป็นค้างจ่ายหรือไม่?

ใช้เมนูเพิ่มเติมเพื่อปรับการรับค่าเช่าช้าสำหรับงวดนั้น วันรับเงินใหม่จะนับจากวันที่กำหนดใหม่ และจะไม่ถูกทำเครื่องหมายผิด

สรุป

ถ้ายังใช้ Excel หรือสมุดจดแบบเดิม เดือนหน้าก็ยังต้องไล่เช็กทีละห้องว่าใครจ่ายแล้ว ใครจ่ายขาด จดมิเตอร์แล้วคำนวณค่าไฟและส่งบิลเองอยู่ดี เมื่อตั้งค่าสัญญาไว้ใน RentPackage แล้ว แต่ละเดือนแค่บันทึกว่ารับชำระแล้วเมื่อเงินเข้า และป้อนเลขมิเตอร์เมื่อถึงรอบจด ส่วนรอบชำระส่วนที่ขาด ยอดค่าไฟ และแจ้งเตือนการชำระเงิน ระบบจัดการให้

เปิดแท็บยังไม่กระทบยอดของห้องหนึ่งห้อง แล้วลองบันทึกว่ารับชำระแล้วให้ค่าเช่าหนึ่งรายการที่ได้รับในเดือนนี้

บทความที่เกี่ยวข้อง

• RentPackage เพิ่มสัญญาใหม่: ตั้งค่าระยะเวลาเช่า เงินประกัน ค่าไฟและน้ำทั้งหมดในที่เดียวและระบบจะสร้างงวดอัตโนมัติ：ตั้งระยะเวลาเช่า เงินประกัน และค่าน้ำค่าไฟไว้ตอนทำสัญญา งวดจะสร้างให้อัตโนมัติ
• RentPackage แจ้งเตือนค่าเช่าผ่าน LINE: วิธีเชื่อมต่อสำหรับผู้เช่าและการตั้งค่าแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับผู้ให้เช่า：เมื่อผู้เช่าผูก LINE แล้ว แจ้งเตือนการชำระเงินจะส่งทาง LINE ด้วย
• RentPackage งบกำไรขาดทุน: รายได้ค่าเช่าของแต่ละทรัพย์สินและเจ้าของ คำนวณกำไรโดยอัตโนมัติ：รายรับรายจ่ายค่าเช่าจากงวดผู้เช่าจะเข้างบกำไรขาดทุนอัตโนมัติ ไม่ต้องลงบัญชีแยก