วิธีสร้างบัญชีแยกประเภทใน RentPackage รวมยอดค่าเช่าและบัญชีทรัพย์สินอัตโนมัติ

ยังบันทึกรายรับรายจ่ายค่าเช่าลง Excel ทีละรายการเพื่อกระทบยอดอยู่หรือเปล่า? RentPackage มีระบบบันทึกบัญชีคู่ครบถ้วนในตัว ปกติคุณแค่เก็บค่าเช่าและบันทึกบัญชีตามปกติ ระบบจะสะสมรายการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ เมื่อต้องการดูบัญชี เลือกช่วงเวลาแล้วกดปุ่มเดียว บัญชีแยกประเภททั่วไปที่เดบิตและเครดิตสมดุลก็จะถูกสร้างขึ้นทันที—ไม่ต้องมีพื้นฐานบัญชี และไม่ต้องรวมยอดเอง

1. บัญชีแยกประเภทคืออะไร?

บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) สรุปรายการทั้งหมดในช่วงเวลาหนึ่ง โดยจัดตามบัญชี (สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ ค่าใช้จ่าย) แสดงยอดรวมเดบิต ยอดรวมเครดิต และยอดคงเหลือของแต่ละบัญชี เป็นพื้นฐานของงบกำไรขาดทุนและงบดุล และเป็นรายงานที่ถูกขอบ่อยที่สุดเมื่อตรวจสอบบัญชี เมื่อคุณต้องชี้แจงบัญชีต่อนักบัญชี ผู้ให้เช่า เจ้าของทรัพย์สิน หรือหน่วยงานภาษี รายงานนี้คือเอกสารประกอบของคุณ

2. แหล่งข้อมูลของรายงาน

ตัวเลขในบัญชีแยกประเภทมาจากสองที่ ซึ่งจะรวมคำนวณอัตโนมัติ:

รายการปิดบัญชีที่เกิดขึ้นอัตโนมัติ: หลังจากสร้างสัญญา ระบบจะสร้างรายการค่าเช่า เงินประกัน ค่าจัดการ ฯลฯ ตามงวดอัตโนมัติ เมื่อบันทึกรับเงิน รายการที่เกี่ยวข้องก็จะเสร็จสิ้นไปพร้อมกัน โดยไม่ต้องทำรายการด้วยมือ
บันทึกบัญชีด้วยตนเอง: รายรับรายจ่ายนอกงวด (เช่น ค่าซ่อม ค่าเบี้ยประกัน ค่าเสื่อมราคา) สามารถบันทึกเองได้ด้วยฟังก์ชันรายการบันทึกสมุดรายวันด้วยตนเอง ดูวิธีใช้ได้ที่: คู่มือการบันทึกบัญชีด้วยตนเอง

    โปรดทราบ:
    การใช้งานประจำวันเป็นการเก็บค่าเช่าและบันทึกข้อมูล ระบบจะรวบรวมรายการทั้งอัตโนมัติและด้วยตนเองเมื่อสร้างรายงาน บัญชีจะเป็นที่สมบูรณ์ตลอดเวลา

3. สร้างบัญชีแยกประเภท

ขั้นตอนที่หนึ่ง: เข้าสู่หน้ารายงาน

ไปที่เมนูด้านซ้ายแล้วคลิก [ รายงาน ] → [ งบการเงิน ]

จากเมนูรายงาน เข้าสู่หน้างบการเงิน เลือกบัญชีแยกประเภททั่วไป

ขั้นตอนที่สอง: ตั้งค่าเงื่อนไขรายงาน

ประเภทของรายงาน: เลือก [ บัญชีแยกประเภททั่วไป ]
ทรัพย์สิน/เจ้าของ/บริษัท: เลือกผู้ที่จะค้นหา บัญชีเดียวกันสามารถแยกออกต่างหากสำหรับเจ้าของต่างกัน ข้อมูลบัญชีของเจ้าของแต่ละคนจะไม่ปะปนกัน ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการทรัพย์สิน
ช่วงรายงาน: เลือกวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของการค้นหา เช่น 2026/01/01 – 2026/07/24
พื้นฐานการบัญชี:
- พื้นฐานเงินสด: บันทึกตาม [ วันที่รับเงินสด ], รับเงินจริงถึงจะนับเป็นรายได้ เหมาะสำหรับเจ้าของที่ดินส่วนตัวและการรายงานขนาดเล็ก
- พื้นฐานคงค้าง: บันทึกตาม [ วันที่รับบัญชี ], คำนวณรายได้เมื่อค่าเช่าถึงกำหนด ไม่ว่าจะได้รับหรือไม่ เหมาะสำหรับบริษัทที่ต้องการงบการเงินทางการ

หลังจากตั้งค่าเสร็จแล้ว กด [ สร้างรายงาน ]

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบรายงาน

รายงานบัญชีแยกประเภททั่วไป: 5 หมวดหลัก สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ ค่าใช้จ่าย พร้อมยอดรวมเดบิตและเครดิตที่สมดุล

4. วิธีอ่านรายงานนี้

รายงานแบ่งเป็นห้าส่วนตามประเภทบัญชี, พร้อมอธิบายด้วยตัวเลขตัวอย่าง

สินทรัพย์: ยอดคงเหลือในบัญชีธนาคารทรัสต์ 443,579 เป็นยอดเงินคงเหลือที่เกิดขึ้นจริงในช่วงระยะเวลา; ยอดลูกหนี้ 402,695 คือยอดเงินที่ถึงกำหนดแต่ยังไม่ได้รับชำระ; และมีบัญชีธนาคารเงินประกันแยกเป็นพิเศษเพื่อนำเสนอการเงินในบัญชีเงินประกัน.
หนี้สิน: ยอดเงินประกัน 577,332, ยอดรายรับล่วงหน้า 13,685. เงินประกันและรายรับล่วงหน้าไม่ใช่รายได้ แต่ต้องคืนให้ผู้เช่าหรือเป็นของช่วงเวลาในอนาคต ระบบจะจัดกลุ่มให้ถูกต้องอัตโนมัติเพื่อหลีกเลี่ยงการคำนวณผิดว่าเงินประกันเป็นรายได้.
ส่วนของเจ้าของ: “ยอดยกมา” ด้านเครดิต 4,523 คือยอดเงินที่มีอยู่ในบัญชีของเจ้าของทรัพย์สินก่อนเริ่มใช้ระบบ ซึ่งบันทึกด้วยฟังก์ชันตั้งยอดยกมา ส่วน “ถอนเงินโดยเจ้าของทรัพย์สิน” คือเงินที่โอนให้เจ้าของทรัพย์สินในช่วงเวลานั้นผ่านการโอนเงินให้เจ้าของทรัพย์สิน เป็นรายการที่ลดส่วนของเจ้าของ แสดงเป็นตัวสีแดง การเก็บค่าเช่าและค่าใช้จ่ายตามปกติแทบไม่ทำให้เกิดรายการบันทึกส่วนของเจ้าของ หมวดนี้มักมาจากการตั้งยอดยกมา ฝากเงินโดยเจ้าของทรัพย์สิน หรือการโอนเงินให้เจ้าของทรัพย์สิน ถ้าในช่วงเวลานั้นไม่มีรายการประเภทนี้ก็จะไม่แสดง
รายได้: นอกจาก "รายได้ค่าเช่า" 222,818 รายได้จากค่าทำความสะอาด, ค่าน้ำ, ค่าอินเทอร์เน็ต, และรายรับเงินมัดจำจะถูกแสดงแยกเป็นบรรทัดย่อย รายได้รวม 243,849 แสดงที่มาของแต่ละรายได้ชัดเจน.
ค่าใช้จ่าย: "ค่าใช้จ่ายการจัดการบริษัท" "ค่าใช้จ่ายเช่า" "ค่าใช้จ่ายค่าธรรมเนียม" ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลา ยอดเดบิตรวม 30,015.

    รวม
    ยอดรวมด้านเดบิตและเครดิตที่ด้านล่างของรายงานจะต้องเท่ากัน (ตัวอย่างคือ 972,004). นี่คือกลไกการตรวจสอบอัตโนมัติของบัญชีคู่ เมื่อสองด้านเท่ากัน แสดงว่าบัญชีทุกอย่างในช่วงนั้นได้บันทึกครบถ้วน ไม่มีขาดหรือซ้ำ. นี่คือความแตกต่างระหว่าง RentPackage และ Excel การบันทึก Excel ต้องตรวจสอบด้วยมือ ที่นี่ระบบรับประกันว่าเอกสารถูกต้อง.

5. การพิมพ์และบันทึก

ไอคอนพิมพ์ที่มุมขวาบนของรายงานสามารถพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF ได้ตรง ๆ ไม่ต้องจัดรูปแบบใหม่เมื่อส่งให้บัญชีหรือเจ้าของ.

6. คำถามที่พบบ่อย

ทำไมตัวเลขแบบเงินสดและสะสมแตกต่างกัน?

ความแตกต่างอยู่ที่เวลาในการบันทึก บัญชีสะสมบันทึกเมื่อ "วันครบกำหนด" ค่าเช่าที่ครบกำหนดถือเป็นรายได้; บัญชีเงินสดบันทึกเมื่อ "วันที่รับเงิน" เมื่อได้รับเงินแล้วจึงนับ หากผู้เช่าจ่ายล่าช้า รายได้ระหว่างสองกรรมวิธีนี้จะแตกต่างกัน เป็นปรากฏการณ์ปกติ

รายการปรับมือจะปรากฏในบัญชีแยกประเภทหรือไม่?

จะปรากฏ รายการปรับมือจะรวมเข้ากับรายการที่สร้างอัตโนมัติโดยไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม

สามารถดูบัญชีของทรัพย์สินเดี่ยวได้ไหม?

ได้ เลือกทรัพย์สินเฉพาะจากเมนูดรอปดาวน์ "ทรัพย์สิน/เจ้าของ/บริษัท" ระบบจะรวมเฉพาะรายการของทรัพย์สินนั้น

สรุป

ถ้ายังกระทบยอดด้วย Excel แบบเดิม ครั้งหน้าที่นักบัญชีหรือเจ้าของทรัพย์สินขอดูบัญชี คุณก็ยังต้องจัดรายรับรายจ่ายทีละรายการและตรวจเดบิตเครดิตเอง ใน RentPackage แค่เก็บค่าเช่าและบันทึกบัญชีตามปกติ เลือกช่วงเวลาแล้วคลิกครั้งเดียวก็ได้บัญชีแยกประเภททั่วไป และระบบจะตรวจสอบให้อัตโนมัติว่าเดบิตกับเครดิตสมดุลหรือไม่

เลือกช่วงตั้งแต่ต้นปีนี้ถึงวันนี้และเจ้าของหนึ่งราย แล้วลองสร้างบัญชีแยกประเภทดู

ทดลองใช้ RentPackage ฟรี