RentPackage การโอนเงินให้เจ้าของทรัพย์สิน: บริษัทบริหารจัดการหักค่าบริหารจัดการก่อนโอน แยกเก็บเงินประกันไม่ปนบัญชี

ทำไมต้องใช้การโอนเงินให้เจ้าของทรัพย์สิน

ความยุ่งยากของงานรับบริหารทรัพย์สินไม่ได้อยู่ที่การเก็บค่าเช่าเท่านั้น แต่อยู่ที่การแยกให้ชัดหลังเก็บเงินมาแล้วว่า ส่วนไหนเป็นค่าบริหารจัดการ ส่วนไหนต้องโอนให้เจ้าของทรัพย์สิน และเงินประกันก้อนไหนห้ามแตะ ถ้าคำนวณด้วย Excel ทุกเดือนต้องหักค่าบริหารจัดการและค่าซ่อมทีละทรัพย์สิน แล้วตรวจอีกรอบว่าไม่ได้นับเงินประกันรวมเข้าไป พอเจ้าของถามว่าทำไมเดือนนี้ได้น้อยลง ก็ต้องย้อนกลับไปค้นข้อมูลอีก

• คำนวณยอดเงินที่โอนได้ให้อัตโนมัติ
  เมื่อหักค่าบริหารจัดการและค่าซ่อมออกจากค่าเช่าแล้ว ระบบจะคำนวณยอดที่โอนให้เจ้าของทรัพย์สินได้ในรอบนี้ทันที ไม่ต้องใช้ Excel คำนวณเองทุกเดือน
• เงินประกันจะไม่ถูกโอนออกไป
  เงินประกันเป็นเงินที่ต้องคืนให้ผู้เช่าในอนาคต ระบบจึงตัดเงินประกันและเงินรับล่วงหน้าออกจากการโอน ไม่โอนให้เจ้าของทรัพย์สินไปด้วย
• เจ้าของถามเรื่องบัญชี เปิดรายละเอียดก็มีคำตอบ
  ทุกครั้งที่โอนจะมีรายละเอียดการถอนเงินของเจ้าของทรัพย์สิน พิมพ์หรือส่งให้เจ้าของได้ ส่วนงวดที่ผู้เช่ายังค้างอยู่ก็แสดงไว้ในงวดที่ยังไม่ได้รับ

บัญชีทรัสต์ของเจ้าของทรัพย์สินคืออะไร

บริษัทบริหารจัดการทรัพย์สินดูแลบัญชีหนึ่งบัญชีให้เจ้าของแต่ละราย เรียกว่า [บัญชีทรัสต์ของเจ้าของทรัพย์สิน] ค่าเช่าที่ผู้เช่าจ่ายจะเข้ามาที่นี่ก่อน ค่าบริหารจัดการและค่าซ่อมหักจากที่นี่ ยอดคงเหลือจึงโอนให้เจ้าของทรัพย์สิน เงินที่อยู่ในบัญชีทรัสต์ได้แก่:

• ค่าเช่าที่ผู้เช่าจ่าย
• เงินประกันที่ผู้เก็บรักษาเงินประกันเป็นฝั่งนายหน้า
• เงินที่เจ้าของทรัพย์สินฝากไว้ล่วงหน้า (ฝากเงินโดยเจ้าของทรัพย์สิน)
• ยอดคงเหลือที่มีอยู่ก่อนเริ่มใช้ระบบ (ตั้งยอดยกมา)

ดังนั้นยอดคงเหลือของบัญชีทรัสต์บนหน้าจอจึงประกอบด้วย:

เงินประกันที่เจ้าของทรัพย์สินเก็บเองหรือฝากไว้ในบัญชีบุคคลที่สาม ไม่อยู่ในบัญชีทรัสต์ของเจ้าของทรัพย์สิน และไม่นับรวมในยอดคงเหลือนี้

เจ้าของทรัพย์สินฝากเข้าบัญชีทรัสต์: บริษัทบริหารจัดการไม่ต้องสำรองจ่ายค่าซ่อม

เมื่อยอดในบัญชีทรัสต์ไม่พอจ่ายค่าซ่อมหรือค่าทำความสะอาด สามารถขอให้เจ้าของทรัพย์สินโอนเงินเข้ามาก่อนได้ บริษัทบริหารจัดการไม่ต้องสำรองจ่ายเอง ไปที่ [การจัดการบัญชี] > [บัญชีเจ้าของทรัพย์สิน] คลิก [+] (เพิ่มใบแจ้งหนี้เจ้าของทรัพย์สิน) มุมขวาบน เลือก [เจ้าของทรัพย์สินฝากเข้าบัญชีทรัสต์] เลือกทรัพย์สิน กรอกจำนวนเงินและวิธีชำระเงิน แล้วบันทึก ยอดคงเหลือในบัญชีทรัสต์ของเจ้าของจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนนี้

โอนเงินให้เจ้าของทรัพย์สิน

1. ไปที่ [การจัดการบัญชี] > [บัญชีเจ้าของทรัพย์สิน] > [บัญชีทรัสต์ของเจ้าของทรัพย์สิน] > [ยังไม่กระทบยอด] แล้วเลือกเจ้าของทรัพย์สินที่ต้องการโอนเงินให้
2. คลิก [รายละเอียด] เพื่อดูรายละเอียดการโอน: ด้านบนสุดคือยอดรวมปัจจุบันในบัญชีทรัสต์ ตรงกลางคือแต่ละรายการของยอดเงินที่โอนได้ ด้านล่างสุดคืองวดที่ยังไม่ได้รับ (ค่าเช่าที่ผู้เช่ายังค้าง)
3. ติ๊กเลือกทรัพย์สินที่ต้องการโอน [ยอดเงินที่โอนได้] แก้ไขได้โดยตรง เช่น ถ้าต้องการกันเงินไว้จ่ายค่าซ่อมที่กำลังจะเกิดขึ้น ก็โอนเพียงบางส่วน ที่เหลือเก็บไว้ในบัญชีทรัสต์แล้วโอนรอบหน้า
4. [เงินประกันและเงินรับล่วงหน้า] แสดงเฉพาะจำนวนเงิน และจะไม่ถูกโอนออกไปด้วย
5. ตรวจสอบ [วันที่โอน] (ค่าเริ่มต้นคือวันนี้) และวิธีชำระเงิน ถ้าต้องการให้ติ๊ก [ส่งรายละเอียดการโอนเงินให้เจ้าของทรัพย์สิน] แล้วคลิก [โอนยอดไปยังบัญชีส่วนตัวของเจ้าของทรัพย์สิน]

ดู แก้ไข และยกเลิกการโอน

รายการโอนที่เสร็จแล้วอยู่ในแท็บ [กระทบยอดแล้ว] ดูวันที่และจำนวนเงินของการโอนแต่ละครั้งได้ คลิก [รายละเอียด] ด้านขวาจะเปิด [รายละเอียดการถอนเงินของเจ้าของทรัพย์สิน] ซึ่งแสดงวิธีคำนวณของการโอนครั้งนี้ พิมพ์หรือส่งให้เจ้าของได้

• ต้องการปรับจำนวนเงิน: คลิก [⋯] > [แก้ไขการโอน] แล้วแก้เป็นจำนวนที่ถูกต้องได้เลย ไม่ต้องลบทั้งรายการแล้วทำใหม่
• ต้องการเริ่มใหม่ทั้งรายการ: คลิก [⋯] > [ยกเลิกการโอน] เงินจะกลับเข้าบัญชีทรัสต์ของเจ้าของทรัพย์สิน แล้วจึงโอนใหม่ภายหลัง

เงินประกันของทรัพย์สินที่รับบริหาร: ใครเก็บเงินประกัน และโอนอย่างไร

ไปที่ [การจัดการบัญชี] > [บัญชีเจ้าของทรัพย์สิน] > [เงินประกันของทรัพย์สินที่รับบริหาร] > [ผู้เก็บรักษาเงินประกัน] เลือกทรัพย์สิน ก็จะเห็นว่าเงินประกันของสัญญาเช่าแต่ละฉบับตอนนี้ใครเป็นผู้เก็บ มีทั้งหมด 3 แบบ:

• บัญชีเงินฝากของนายหน้า: เงินประกันอยู่ในบัญชีทรัสต์ของเจ้าของทรัพย์สินที่บริษัทบริหารจัดการดูแล
• บัญชีที่เจ้าของทรัพย์สินถือครอง: เจ้าของทรัพย์สินเก็บเงินประกันเอง
• บัญชีบุคคลที่สาม: เงินประกันฝากไว้ในบัญชีเฉพาะในชื่อผู้เช่าหรือหน่วยงานรับฝาก ทั้งบริษัทบริหารจัดการและเจ้าของทรัพย์สินไม่ได้ถือไว้

เมื่อเจ้าของทรัพย์สินต้องการเก็บเงินประกันเอง ให้คลิก [+] (เพิ่มใบแจ้งหนี้เจ้าของทรัพย์สิน) มุมขวาบน เลือก [เงินประกันโอนเข้าบัญชีที่เจ้าของทรัพย์สินถือครอง] เลือกทรัพย์สิน ติ๊กเงินประกันที่จะโอน และกรอกวันที่โอน หากต้องการโอนเงินประกันกลับมาให้บริษัทบริหารจัดการเก็บ ให้เลือก [เงินประกันโอนเข้าบัญชีทรัสต์ของเจ้าของทรัพย์สิน] การโอนทุกครั้งจะบันทึกไว้ในแท็บ [ประวัติการโอน] เมื่อผู้เช่าย้ายออกและต้องคืนเงินประกัน จะรู้ได้ชัดเจนว่าเงินประกันอยู่ที่ใคร

ตั้งยอดยกมา: นำยอดคงเหลือก่อนใช้ระบบเข้ามา

หากก่อนเริ่มใช้ RentPackage บัญชีทรัสต์ของเจ้าของทรัพย์สินมีเงินที่ยังไม่ได้โอนให้เจ้าของอยู่แล้ว (เช่น เดิมบันทึกไว้ใน Excel หรือระบบอื่น) สามารถกรอกวันที่ตั้งยอดยกมาและจำนวนเงินได้ที่ [ตั้งค่าบัญชี] > [การตั้งค่ายอดยกมา] ตอนเพิ่มทรัพย์สินที่รับบริหาร ระบบจะเริ่มคำนวณจากยอดคงเหลือที่ถูกต้อง ถ้าจำนวนเงินติดลบ หมายความว่าบริษัทบริหารจัดการได้สำรองจ่ายแทนเจ้าของทรัพย์สินไปก่อน

เจ้าของทรัพย์สินตรวจบัญชีเองออนไลน์

เมื่อเจ้าของทรัพย์สินเข้าสู่ระบบ RentPackage จะเห็นยอดเงินของการโอนแต่ละครั้งใน [บัญชีเจ้าของทรัพย์สิน] คลิก [รายละเอียด] ก็ดูรายละเอียดการถอนเงินของเจ้าของทรัพย์สินได้ ไม่ต้องรอให้บริษัทบริหารจัดการรวบรวมข้อมูลให้

มุมมองทางบัญชี: บันทึกบัญชีการโอนเงินให้เจ้าของทรัพย์สินอย่างไร

บัญชีทรัสต์ของเจ้าของทรัพย์สินเป็นบัญชีสินทรัพย์ คล้ายเงินฝากธนาคาร การฝากเงินโดยเจ้าของและการตั้งยอดยกมาทำให้บัญชีทรัสต์และส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้นพร้อมกัน เมื่อโอนเงินให้เจ้าของ ส่วนของเจ้าของจะลดลง (ถอนเงินโดยเจ้าของทรัพย์สิน) และเงินในบัญชีทรัสต์ก็โอนออกไปพร้อมกัน ดังนั้นเงินที่โอนออกไปจึงไม่ใช่ค่าใช้จ่ายของบริษัทบริหารจัดการ

เงินประกันในบัญชีที่เจ้าของทรัพย์สินถือครองจะบันทึกแยกไว้ในบัญชีธนาคารสำหรับเงินประกันโดยเฉพาะ แยกจากเงินที่โอนให้เจ้าของ จึงไม่ปนกัน

สรุป

ถ้ายังใช้ Excel แบบเดิม เดือนหน้าก็ยังต้องหักค่าบริหารจัดการทีละทรัพย์สิน ตรวจว่าไม่ได้นับเงินประกันเข้าไป และย้อนไปค้นข้อมูลทุกครั้งที่เจ้าของถาม เมื่อตั้งค่าทรัพย์สินที่รับบริหารใน RentPackage แล้ว แต่ละเดือนเพียงติ๊กเลือกทรัพย์สินแล้วกดโอน ยอดเงินที่โอนได้ การตัดเงินประกันออก และรายละเอียดการถอนเงินของเจ้าของทรัพย์สิน ระบบจัดการให้ทั้งหมด

ลองเลือกเจ้าของทรัพย์สินหนึ่งราย เปิด [รายละเอียด] ใน [บัญชีเจ้าของทรัพย์สิน] แล้วดูว่ายอดเงินที่โอนได้ที่ระบบคำนวณตรงกับ Excel ของคุณหรือไม่

บทความที่เกี่ยวข้อง

• RentPackage เพิ่มทรัพย์สินภายใต้การจัดการ: สร้างทรัพย์สิน เจ้าของ บัญชี และการเซ็นสัญญาออนไลน์ทั้งหมดในที่เดียว：ตั้งค่าเจ้าของทรัพย์สิน ค่าบริหารจัดการ และการตั้งยอดยกมาตอนเพิ่มทรัพย์สินที่รับบริหาร เพื่อให้การโอนเงินให้เจ้าของเริ่มต้นจากจุดที่ถูกต้อง
• คำอธิบายคุณลักษณะการออกใบแจ้งหนี้：อธิบายละเอียดขึ้นว่ากรอกยอดยกมาอย่างไร และยอดติดลบหมายถึงอะไร
• วิธีตั้งค่าค่าบริการจัดการของบริษัทผู้จัดการ：ค่าบริหารจัดการจะสร้างขึ้นอัตโนมัติในทุกงวดค่าเช่า และหักออกจากค่าเช่าโดยตรงตอนโอน