Forskudsbetalingsfunktion forklaring

Hvorfor kræver udlejere forskud for el fra lejere?

For at spare besværet med månedlig lejeopkrævning og aflæsning af målere, vælger mange udlejere at indkræve leje for et halvt eller et helt år ad gangen og samtidig aflæse målere halvårligt/årligt. Dette medfører, at udlejere skal lægge ud for el-udgifterne.

Hvis hver lejer har en månedlig eludgift på 500 kr., skal en udlejer med 20 lejere lægge ud med 60.000 kr. for et halvt år, hvilket kan medføre et likviditetspres. For at undgå dette opkræver udlejere ofte et 'forskudsbeløb for el' fra lejerne.

Karakteristika for forskudt indbetaling

Forskudt indbetaling er ikke leje og adskiller sig fra depositum. Selvom det også er en passivpost for udlejere, bruges det gradvist til at modregne omkostninger som el og vand. For at administrere disse beløb tilbyder vores system funktionen 'forskudsliste'.

Forskudsliste: Som en petykasse i bogføring

For lettere administration er forskudslister i vores system også designet som et 'petty cash'-system:

• Hver indbetaling føres i den samme bog
• Når beløbet i bogen er brugt op eller skal afstemmes, kan man i systemet foretage en 'afslutning af bog'
• Efter afregning kan du vælge at refundere det resterende beløb til lejeren eller automatisk oprette en ny konto for at fortsætte med at registrere forudbetalinger og fradrag.

Denne mekanisme sikrer ikke kun klare regnskaber, men gør også fremtidige bogføringer eller afstemninger nemmere. Det sikrer også, at hver lejers el-regning trækkes fra deres egen forudbetaling, hvilket forhindrer fejl i regnskabet.

Systembetjening

1️⃣ Indstil forudbetalinger ved oprettelse af ny kontrakt

Vælg mellem 'første betaling' eller 'fast betaling hver periode'.

2️⃣ Forespørg og afregn forudbetalingskonto

Når kontrakten er færdig, kan du se kontoen under 'Lejers betalingsperiode' → 'Depositum & Forudbetalinger'. Klik på 'Afregn konto' for at bestemme, hvilken post der skal afregnes, og angiv, hvilken type udgifter forudbetalingen skal dække. Det resterende beløb overføres til en ny forudbetalingskonto.

3️⃣ Tilføj indtægter til konto

Du kan også manuelt tilføje indtægter i lejers betalingsperiode og indsætte ekstra beløb på kontoen.

4️⃣ Marker som modtaget: Brug forudbetaling til at fratrække eludgifter

I 'Lejers betalingsperiode → Marker som modtaget' kan du vælge 'Forudbetaling' som betalingsmetode og vælge det beløb, der skal fratrækkes (som faste el-udgifter). Systemet vil automatisk trække udgifterne fra forudbetalingskontoen.

Oversigt

Med funktionen forskudte betalinger behøver udlejer ikke længere at lægge ud for forsyninger. Klar økonomi, fleksibel håndtering og nem afstemning, den bedste løsning til langtidsleje og multi-lejer administration!