RentPackage overførsel til ejer: administratoren trækker administrationsgebyret fra og overfører resten til ejeren, depositum holdes adskilt

Hvorfor bruge overførsel til ejer

Det svære ved administration er ikke at få huslejen ind, men bagefter at holde den adskilt: hvad er administrationsgebyr, hvad skal overføres til ejeren, og hvilket depositum må ikke røres. I Excel skal du hver måned trække administrationsgebyr og vedligeholdelsesudgifter fra ejendom for ejendom og tjekke, at depositum ikke er regnet med; når ejeren spørger, hvorfor beløbet er mindre denne måned, skal du finde tallene frem igen.

• Det overførbare beløb beregnes automatisk
  Når administrationsgebyr og vedligeholdelsesudgifter er trukket fra huslejen, beregner systemet straks, hvor meget der kan overføres til ejeren denne gang – du slipper for at regne i Excel hver måned.
• Depositum bliver ikke overført til ejeren
  Depositum skal senere betales tilbage til lejeren, så systemet holder depositum og forudbetalinger uden for overførslen – de følger ikke med til ejeren.
• Spørger ejeren, står svaret i detaljerne
  Hver overførsel har detaljer for ejers hævninger, som kan udskrives eller sendes til ejeren; perioder, lejeren stadig skylder, står under ikke-modtagne faktureringsperioder.

Hvad er ejers klientkonto

Administrationsselskabet fører en konto for hver ejer, kaldet [Ejers klientkonto]. Huslejen fra lejeren kommer først ind her, administrationsgebyr og vedligeholdelsesudgifter trækkes fra denne konto, og den resterende saldo overføres til ejeren. På klientkontoen indgår:

• Husleje betalt af lejeren
• Depositum, hvor mægleren er opbevarer af depositum
• Beløb, som ejeren har indbetalt på forhånd (Ejers indskud)
• Saldo, der allerede fandtes, før systemet blev taget i brug (primosaldo)

Saldoen på klientkontoen, som vises på skærmen, består derfor af:

Depositum, som ejeren selv opbevarer, eller som står på en tredjepartskonto, er ikke på ejers klientkonto og indgår ikke i denne saldo.

Ejers indbetaling til klientkonto: administratoren skal ikke lægge ud for vedligeholdelse

Hvis saldoen på klientkontoen ikke rækker til vedligeholdelse eller rengøring, kan du bede ejeren om at indbetale et beløb på forhånd, så administrationsselskabet ikke selv skal lægge ud. Gå til [Finansstyring] > [Ejers regnskab], klik på [＋] (Tilføj ejerfaktura) øverst til højre, vælg [Ejers indbetaling til klientkonto], vælg ejendom, indtast beløb og betalingsmetode og gem – saldoen på ejers klientkonto stiger med beløbet.

Overfør til ejeren

1. Gå til [Finansstyring] > [Ejers regnskab] > [Ejers klientkonto] > [Ikke afstemt], og vælg den ejer (ejendomsadministration), der skal have overførslen.
2. Klik på [Detaljer] for at se overførselsdetaljerne: øverst står klientkontoens aktuelle samlede beløb, i midten hver post i det overførbare beløb og nederst ikke-modtagne faktureringsperioder (husleje, lejeren stadig skylder).
3. Markér de ejendomme, der skal med. [Overførbart beløb] kan ændres: vil du fx gemme penge til en kommende vedligeholdelsesudgift, overfører du kun en del – resten bliver stående på klientkontoen til næste overførsel.
4. [Depositum og forudbetalinger] vises kun som beløb og bliver ikke overført.
5. Kontrollér [Dato for depositumsflytning] (som standard i dag) og betalingsmetode, markér om nødvendigt [Send overførselsdetaljer til ejer], og klik på [Overfør til ejers private konto].

Se, ændre og annullere overførsler

Gennemførte overførsler ligger under fanen [Afstemt], hvor du kan se dato og beløb for hver overførsel. Klikker du på [Detaljer] til højre, åbnes [Detaljer for ejers hævninger] med beregningen for overførslen, som kan udskrives eller sendes til ejeren.

• Beløbet skal rettes: klik på [⋯] > [Ændr overførsel] og indtast det rigtige beløb – du behøver ikke slette hele posten og lave den om.
• Det hele skal laves om: klik på [⋯] > [Annuller overførsel] – pengene går tilbage til ejers klientkonto, og du kan overføre igen.

Administreret depositum: hvem opbevarer depositum, og hvordan flyttes det

Gå til [Finansstyring] > [Ejers regnskab] > [Administreret depositum] > [Opbevarer af depositum], og vælg ejendom – så ser du, hvem der lige nu opbevarer depositum for hver lejekontrakt. Der er tre muligheder:

• Mæglerens konto: depositum står på ejers klientkonto hos administrationsselskabet.
• Ejerkonto: ejeren opbevarer selv depositum.
• Tredjepartskonto: depositum står på en særskilt konto i lejerens navn eller hos en depotinstitution, og hverken administrationsselskabet eller ejeren har det.

Vil ejeren selv opbevare depositum, klikker du på [＋] (Tilføj ejerfaktura) øverst til højre, vælger [Depositum flyttet til ejerkonto], vælger ejendom, markerer det depositum, der skal flyttes, og indtaster overførselsdatoen. Skal depositum tilbage til administrationsselskabet, vælger du [Depositum flyttet til ejers klientkonto]. Hver overførsel gemmes under fanen [Oversigt over depositumsflytninger], så når lejeren fraflytter og skal have depositum tilbage, kan du tydeligt se, hvem der har det.

Primosaldo: tag saldoen fra før systemet med

Hvis der allerede, før I begyndte at bruge RentPackage, stod penge på ejers klientkonto, som endnu ikke var overført til ejeren (fx registreret i Excel eller et andet system), indtaster du dato og beløb for primosaldo under [Regnskabsindstillinger] > [Indstillinger for primosaldo], når du tilføjer administreret ejendom, så regner systemet fra den rigtige saldo. Et negativt beløb betyder, at administrationsselskabet har lagt penge ud for ejeren.

Ejeren tjekker selv regnskabet online

Når ejeren logger ind i RentPackage, kan ejeren under [Ejers regnskab] se beløbet for hver overførsel og klikke på [Detaljer] for at se detaljerne for ejers hævninger – uden at vente på, at administrationsselskabet samler tallene.

Regnskabsmæssigt: sådan bogføres overførslen til ejeren

Ejers klientkonto er en aktivkonto, ligesom et bankindestående. Ejers indskud og primosaldo øger både klientkontoen og ejerens egenkapital; ved overførsel til ejeren falder ejerens egenkapital (Ejers hævning), og pengene forlader samtidig klientkontoen, så de overførte penge er ikke en udgift for administrationsselskabet.

Depositum på ejerkontoen bogføres på en særskilt bankkonto til depositum, adskilt fra de overførte penge, så de ikke blandes sammen.

Opsummering

Fortsætter du med Excel, skal du også næste måned trække administrationsgebyret fra ejendom for ejendom, tjekke at depositum ikke er regnet med og finde tallene frem, når ejeren spørger. Når de administrerede ejendomme er oprettet i RentPackage, skal du hver måned blot markere ejendommene og overføre – overførbart beløb, udeladelse af depositum og detaljer for ejers hævninger klarer systemet.

Vælg én ejer, åbn [Detaljer] under [Ejers regnskab], og se om det overførbare beløb, systemet har beregnet, stemmer med dit Excel-ark.

Relaterede artikler

• RentPackage Tilføj ejendom under administration: fra oprettelse af ejendom og ejer over primosaldo til online underskrift, alt på én gang：Angiv ejer, administrationsgebyr og primosaldo, når du tilføjer administreret ejendom, så overførslen til ejeren har det rigtige udgangspunkt.
• Forklaring af funktionen primosaldo：Hvordan du udfylder primosaldo, og hvad et negativt beløb betyder, forklares mere udførligt her.
• Vejledning i opsætning af administrationsgebyr for administrationsselskaber：Administrationsgebyret oprettes automatisk i hver huslejeperiode og trækkes direkte fra huslejen ved overførsel.