Hvordan bruke kalenderen til å planlegge meldinger til leietakere: For eksempel strømbruddsmelding

Hva er en kalender?

Tenk deg at kraftselskapet varsler om strømbrudd om 15 dager på grunn av vedlikehold. Når du mottar varselet, er du opptatt, og du kan glemme å minne leietakerne om 15 dager. Med kalenderen kan du opprette en hendelse når du mottar varselet, stille inn datoen, så varsler systemet leietakerne automatisk når tiden er inne. Du trenger ikke huske det selv eller ringe/send meldinger individuelt. Det samme gjelder for vannavstenging, branninspeksjon, utflyttingsinspeksjoner osv.

Hvordan åpne kalenderen

Klikk på kalenderikonet øverst til høyre på skjermen (merket med rød boks på bildet nedenfor) for å gå til kalendersiden.

Kalenderen kan veksle mellom måned-, uke- og dagvisning, og du kan bruke piltastene for å bytte måned. På høyre side vises månedens hendelser etter dato, slik at du enkelt kan se hva som skal gjøres.

Hvordan legge til hendelse

Klikk på knappen for å legge til kalender øverst til høyre, eller klikk på en dato i kalenderen for å åpne vinduet for å legge til ny hendelse (se bildet nedenfor).

Emne er et obligatorisk felt. Skriv inn innholdet for hendelsen, for eksempel: Strømbrudd pga. vedlikehold 22/7 fra kl. 09.00 til 12.00. Emnet vil vises i kalenderen og sendes som varsel til leietakere. Det er derfor anbefalt å være tydelig med tid og årsak slik at leietakerne forstår det uten å måtte spørre deg igjen.

Skal denne hendelsen være offentlig for leietakere?

I eiendomsblokken kan du bestemme om denne hendelsen skal være offentlig:

• Offentlig: Leietakere for valgte eiendom (eller rom) kan se denne hendelsen på leietakerportalen og mottar varsler. Velg offentlig for hendelser som strømbrudd som leietakere må informeres om; systemet vil da varsle alle berørte leietakere for deg.
• Ikke-offentlig: Kun synlig for administrasjonen, egnet for interne saker som planlegging av reparasjoner eller interne revisjoner.

Velg deretter eiendom og rom for denne hendelsen. For et strømbrudd vil vanligvis hele bygget bli påvirket, så det holder å velge eiendommen; hvis det påvirker et spesifikt rom (f.eks. rørreparasjon i ett rom), velg rommet for å varsle kun leietakerne der.

Angi dato og varslingsmetode

Dato er et obligatorisk felt; velg dato og klokkeslett for hendelsen. For et strømbrudd, fyll inn datoen 15 dager senere.

Det finnes tre varslingsmetoder. Systemet sender automatisk ut ifølge ditt valg, så du slipper å tenke mer på det:

• Fast tidspunkt for varsling: Velg tidspunkt for varsling fra rullegardinmenyen (f.eks. samme dag), så sender systemet automatisk. For strømbrudd, send varsling samme dag for at leietakerne skal huske det bedre.
• Send varsel umiddelbart: Når lagret, sendes varsel umiddelbart. Passer for saker der leietakerne bør informeres i god tid, som å varsle om strømbrudd 15 dager før.
• Ingen varsling: Legg kun til i kalenderen, ingen varsler sendes.

Varsle andre mottakere

Hvis andre enn leietakere og ansatte må varsles (som eiere, vedlikeholdsleverandører), kan du aktivere annet varsel og legge dem til i listen, slik at de mottar beskjeden uten videresending.

Periodiske varsler

Hvis hendelsen er regelmessig (som månedlig brannsjekk, kvartalsvis rengjøring av vanntårn), kan du aktivere periodiske varsler; systemet sender påminnelser automatisk etter innstilt intervall.

Last opp vedlegg

Du kan laste opp bilder i vedlegg-seksjonen (maks 2). For eksempel, ved strømbruddvarsel kan du laste opp et bilde av annonsen fra strømselskapet, så leietakere ser originalbeskjeden. Klikk lagre når du er ferdig.

Se og skriv ut kalender

Nye hendelser vises i kalenderen og på listen til høyre. Klikk for å vise eller redigere. For papirutskrift (som til oppslagstavler), klikk utskriftsknappen for å skrive ut kalenderen.