RentPackage किरायेदार खाते प्रबंधन: भुगतान सत्यापन, आंशिक भुगतान, मीटर रीडिंग और जमा, दैनिक किराया संग्रह इस पृष्ठ पर।

किरायेदार बिलिंग अवधि क्यों इस्तेमाल करें

Excel या नोटबुक से किराया वसूलने पर हर महीने खुद बिल बनाना पड़ता है और देखना पड़ता है कि किसने भुगतान किया और किसने नहीं; किरायेदार कुछ हिस्सा दे तो बाकी रकम अलग से लिखनी पड़ती है; मीटर पढ़ने के बाद कैलकुलेटर से बिजली का बिल निकालना पड़ता है।

• बिल अपने आप बनते हैं, हर महीने दोबारा नहीं बनाने पड़ते
  अनुबंध जोड़ते समय किराया, सुरक्षा जमा राशि और पानी और बिजली शुल्क सेट करें; सिस्टम पूरी किराया अवधि के बिल बना देता है और प्राप्ति की नियत तारीख निकलने पर उन्हें अपने आप अतिदेय चिन्हित करता है।
• कम मिली रकम छूटती नहीं
  किरायेदार आंशिक भुगतान करे तो वास्तविक राशि के साथ प्राप्त के रूप में चिह्नित करें; सिस्टम अपने आप बकाया बिलिंग अवधि बनाता है, और वह बिल किरायेदार को भेजा भी जा सकता है।
• मीटर रीडिंग के बाद राशि अपने आप निकलती है, सूचना भी अपने आप जाती है
  इस अवधि की रीडिंग दर्ज करें; सिस्टम पिछली रीडिंग और प्रति यूनिट दर से राशि निकालता है, फिर भुगतान सूचना भेजता है।

किरायेदार बिलिंग अवधि क्या है?

नया अनुबंध जोड़ने के बाद, सिस्टम स्वचालित रूप से इस किरायेदार की सभी बिलिंग अवधि (किराया, जमा, पानी और बिजली) बना देता है। किरायेदार बिलिंग अवधि पृष्ठ इन बिलों के लिए दैनिक प्रबंधन स्थल है: यहाँ किरायेदार का भुगतान सत्यापित करें, मीटर रीडिंग करें, आंशिक भुगतान को प्रबंधित करें, जमा और अग्रिम राशि के संतुलन की जाँच करें।

किराया संग्रह अब केवल दो क्रियाएँ: पैसा आना, प्राप्त के रूप में चिह्नित करना; मीटर रीडिंग हेतु, डेटा दर्ज करना। अन्य सभी बिल उत्पन्न करना, राशि गणना, विलंब चिन्ह, सूचना भेजना, प्रणाली स्वचालित रूप से संभालती है।

इंटरफेस अवलोकन: चार टैब और एक कार्य मेन्यू

बाईं ओर प्रॉपर्टी सूची में किसी भी कमरे पर क्लिक करके दर्ज करें। ऊपर के चार टैब बिल स्थिति और प्रकार को विभाजित करते हैं: मिलान नहीं किया गया (अब तक प्राप्त न किए गए बिल, रोज़मर्रा का कार्यक्षेत्र), मिलान किया गया (प्राप्त भुगतान का पूर्ववृत्त), सुरक्षा जमा राशि और अग्रिम भुगतान, आवर्ती शुल्क। प्रबंधन मोड में आप किरायेदार लेखा और एजेंसी लेखा के बीच स्विच कर सकते हैं।

प्रत्येक बिल के दाईं ओर अधिक मेन्यू (तीन बिंदु का आइकन) सभी क्रियाओं का प्रवेश बिंदु है: प्राप्त के रूप में चिह्नित करें, छूटें, मीटर रीडिंग, जोड़ें/संपादित करें, किराया संग्रह में देरी, भुगतान सूचना, आदि। इस लेख में प्रमुख का स्पष्टीकरण करेंगे।

आम क्रियाएँ

पावती: प्राप्त के रूप में चिह्नित करें

किरायेदार के भुगतान करने के बाद, 'मिलान नहीं किया गया' टैब में उस बिल को ढूंढ़ें, और अधिक मेन्यू में 'प्राप्त के रूप में चिह्नित करें' पर क्लिक करें। विंडो में प्राप्ति तिथि, भुगतान विधि (नकद, ट्रांसफर आदि) और राशि दिखाई जाएगी, और राशि पूर्वनिर्धारित होगी।

राशि सही होने की पुष्टि के बाद, आवश्यकता अनुसार टिप्पणी लिख सकते हैं, ग्राहक को रसीद भेजने के लिए चयन करें, और पुष्टि पर क्लिक करें। यह बिल तुरंत 'मिलान किया गया' टैब पर चला जाएगा, विलंब चिह्न गायब हो जाएगा, और प्रबंधन मोड में उस अवधि की प्रबंधन फीस और कमीशन भी स्वचालित रूप से प्राप्त के रूप में चिह्नित हो जाएगा।

किरायेदार ने आंशिक राशि जमा की: आंशिक भुगतान और लंबित अवधि

'प्राप्त के रूप में चिह्नित करें' विंडो में, यदि प्रविष्ट राशि वसूल की कुल राशि से कम है, तो सिस्टम वितरण स्क्रीन को विस्तृत करेगा: प्राप्त वास्तविक राशि को विभिन्न शुल्क मदों में विभाजित करेगा, और शेष राशि के लिए स्वत: एक अतिरिक्त चुकौती अवधि उत्पन्न करेगा। पुनर्भुगतान की विवरणिका तारीख सेट कर सकते हैं, और छोड़ते समय किराएदार को रसीद और पुनर्भुगतान बिल भेजने का चेकबॉक्स चुन सकते हैं।

रीडिंग दर्ज करें: राशि स्वत: गणना

रीडिंग जोड़ने से पहले, रीडिंग पर आधारित खर्चे को टैग किया जाएगा। अधिक मेन्यू में मेजरिंग टैप करें, इस अवधि की रीडिंग दर्ज करें, और पिछले रीडिंग व यूनिट प्राइस के अनुसार प्रणाली स्वचालित रूप से खपत और राशि की गणना करेगी (उदाहरण के लिए पिछले रीडिंग 1000, प्रति यूनिट 5 रूपये)। संग्रहीत करने पर, राशि उस समय-सीमा के बिल में शामिल हो जाएगी, और भुगतान सूचना भेजी जाएगी। यदि गर्मियों की दर या मूल्य आधारित दर सक्रिय है, तो इसी में यूनिट प्राइस बदला जा सकता है।

सुलह खातें: ऐतिहासिक प्राप्त एकजुट

समाप्त सुलह किए गए बिल सुलह खातें टैब में होते हैं, प्रत्येक की अवधि, विवरण, प्राप्त तिथि और राशि दर्शाते हैं, और स्थिति का चिह्नित "भुगतान किया गया" होता है। किसी एक महीने में लिया कितना गया, किराएदार ने किस दिन भुगतान किया, यहाँ सब पूरी तरह रिकॉर्ड में होता है।

अमानत और अग्रिम राशि: किराएदार का पैसा, कभी भी संतुलन चेक करें

अमानत क्षेत्र में इस किरायेदारी के लिए अमानत रिकॉर्ड और वर्तमान संतुलन दर्शाता है, और अमानत धारक को इंगित करता है (उदाहरण के लिए मालिक ट्रस्ट खाता)। छोड़ने पर निपटान के लिए यहाँ से अमानत राशि चेक की जाती है।

अग्रिम राशि क्षेत्र में किराएदार की प्री-पेड राशि को दर्शाता है (उदाहरण के लिए अग्रिम बिजली की राशि), बाद में प्रत्येक अवधि के बिजली पानी खर्चे से इस संतुलन से व्यवस्थित किया जाएगा, छोड़ने पर शेष राशि का निपटान करके वापस किया जाएगा। नया बिल जोड़ने के लिए क्लिक करके अग्रिम राशि रिकॉर्ड कर सकते हैं।

आवधिक शुल्क: इस किराए पर प्रत्येक अवधि का शुल्क

आवधिक शुल्क टैब मौजूदा आवधिक बिलिंग समूह की सूची देता है: नाम, अवधि, आवृत्ति, शुल्क का विवरण और राशि। जो किराया के साथ बिल किए जाते हैं, वह विशेष रूप से चिह्नित होते हैं। राशि समायोजित करने के लिए या नई शुल्क समूह जोड़ने के लिए यहां 'संपादन' या 'नया आवधिक शुल्क जोड़ें' पर क्लिक करें। इसके बाद की अवधि नए सेटिंग्स के अनुसार उत्पन्न होगी।

मेनू में अन्य फ़ंक्शन

• मुक्त: जब किराएदार से निश्चित बिल को माफ करने का अनुबंध हो, तब उपयोग करें। यह बिल भुगतान लंबित के रूप में नहीं रहेगा।
• किराया स्थगित करें: किराएदार से भुगतान स्थगित करने का अनुबंध होने पर उस अवधि की प्राप्ति की नियत तारीख समायोजित करें, ताकि विलंबित भुगतान के रूप में चिह्नित न हो।
• भुगतान सूचना: उस बिल की भुगतान सूचना किराएदार को मैन्युअल रूप से भेजें, सिस्टम शेड्यूल की प्रतीक्षा किए बिना।
• नया/संपादित करें: इस बिल की सामग्री समायोजित करें, या दाईं ओर ऊपर के 'नया बिल' से अस्थायी शुल्क (जैसे मरम्मत साझेदारी) बनाएं।

सामान्य प्रश्न

यदि किरायेदार ने केवल आंशिक किराया ही भरा है तो क्या करें?

सामान्य रूप से प्राप्त के रूप में चिह्नित करें, राशि वह डालें जो वास्तविक रूप में प्राप्त हुई है। सिस्टम प्राप्त राशि को विभिन्न मदों में विभाजित करने के लिए एक स्क्रीन खोलेगा। अंतरण स्वचालित रूप से एक बकाया बिल बनाएगा और आप अंतरण तिथि सेट कर सकते हैं। आप 'बकाया बिल किरायेदार को भेजें' भी चुन सकते हैं। मैन्युअल रूप से राशि विभाजित करने की ज़रूरत नहीं होगी, और अंतराल का पीछा छूटेगा नहीं।

प्राप्त के रूप में चिह्नित करने के बाद बिल कहाँ गया?

यह समायोजित टैब में चला जाता है, जहाँ पूरा समय, विवरण, प्राप्ति तिथि और राशि सुरक्षित रहती है। बिना समायोजित टैब में केवल उन बिलों को दिखाया जाता है जिनका कोई प्राप्ति नहीं हुई है। इसका उपयोग आपके दैनिक कार्य सूची के लिए है: इसे साफ़ करें, और आपके आज के किराया संग्रह समाप्त हो गया।

क्या बिना मीटर रीडिंग के बिल किरायेदार को भुगतान सूचना भेजते हैं?

नहीं। मीटर रीडिंग आधारित बिल तब तक सूचना नहीं भेजते जब तक रीडिंग पूरी और राशि निश्चित न हो जाए, जिससे किरायेदार को अधूरी राशि वाला बिल न मिले। रीडिंग के बाद प्रणाली स्वचालित रूप से सूचना भेज देती है। इसलिए बिना मीटर रीडिंग टैग देखकर पहले मीटर रीड करें।

यदि किरायेदार कुछ दिन देर से भुगतान करने को कहे, तो क्या उसे विलंबित माना जाएगा?

अधिक मेनू से 'किराया संग्रह को स्थगित करें' का उपयोग करके उस अवधि की नियत तिथि समायोजित करें, विलंब के दिन नई नियत तिथि से शुरू होते हैं, गलत चिह्नित नहीं होंगे।

सारांश

अगर आप अभी की तरह Excel या नोटबुक से काम करते रहे, तो अगले महीने भी एक-एक कमरे में देखना होगा कि किसने दिया, किसने कम दिया, और मीटर पढ़कर खुद बिजली का हिसाब लगाकर बिल भेजने होंगे। RentPackage में अनुबंध सेट करने के बाद हर महीने बस पैसा आने पर प्राप्त के रूप में चिह्नित करें और मीटर पढ़ने का समय होने पर रीडिंग दर्ज करें; बकाया बिलिंग अवधि, बिजली की राशि और भुगतान सूचना सिस्टम संभालता है।

किसी एक कमरे का 'मिलान नहीं किया गया' टैब खोलें और इस महीने मिले एक किराए को प्राप्त के रूप में चिह्नित करके देखें।

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