RentPackage बैलेंस शीट: कितनी बैंक शेष राशि वास्तव में किरायेदार की है? जमा राशि और अग्रिम भुगतान एक नज़र में देखें

RentPackage की बैलेंस शीट क्यों इस्तेमाल करें

सुरक्षा जमा, अग्रिम भुगतान और किराया सब एक ही बैंक खाते में आते हैं, इसलिए सिर्फ़ शेष देखकर पता नहीं चलता कि कौन सा पैसा किरायेदारों का है। आपके पास किरायेदारों का कितना पैसा है, यह जानने के लिए हर अनुबंध खोलकर खुद जोड़ना पड़ता है।

• सुरक्षा जमा और अग्रिम भुगतान दायित्व में अलग दिखते हैं
  जो पैसा देर सवेर किरायेदारों को लौटाना है, वह दायित्व वाले हिस्से में दिखता है। एक नज़र में पता चलता है कि किस पैसे को खर्च नहीं करना है।
• कोई भी दिन चुनें और उस दिन की वित्तीय स्थिति देखें
  एक तारीख चुनें और उस दिन की संपत्तियाँ, दायित्व और मालिक की इक्विटी देखें, किसी एक प्रॉपर्टी, एक मालिक या पूरी कंपनी के लिए।
• सिस्टम अपने आप जाँचता है कि हिसाब बराबर है
  रिपोर्ट के नीचे जाँच होती है कि दायित्व और मालिक की इक्विटी मिलाकर संपत्तियों के बराबर हैं। योग बराबर हों तो हिसाब बराबर है।

बैलेंस शीट आपके लिए क्या कर सकती है?

बैलेंस शीट एक निर्दिष्ट तिथि पर आपकी वित्तीय स्थिति दिखाती है: कितनी संपत्ति हाथ में है (बैंक खाता शेष, अभी तक न मिली प्राप्य राशि), कितनी देनदारी है (किरायेदार की जमा राशि, अग्रिम विद्युत बिल, देय भुगतान), और दोनों के घटाव से आपकी इक्विटी। यह एक अवधि की संपूर्णता नहीं है, बल्कि एक निर्दिष्ट दिन की स्थिति का स्नैपशॉट है।

सबसे उपयोगी परिदृश्य: कितने किरायेदारों की जमा राशि आपके पास है, इसे हमेशा जानें। जमा और अग्रिम भुगतान वह राशि है जो अंततः लौटानी होती है। इसे बैंक बैलेंस में मिलाना आसान हो जाता है, इससे इसे अपना पैसा समझकर खर्च करने में गलती हो सकती है। बैलेंस शीट में इसे अलग से देनदारियों में दिखाकर आप साफ-साफ देख सकते हैं कि कौन-सा पैसा नहीं छेड़ा जा सकता।

संचालन विधि

चरण 1: रिपोर्ट शर्तें सेट करें

फंक्शन सूची से रिपोर्ट पृष्ठ पर जाएं (बाएं मेनू में रिपोर्ट पर क्लिक करें, फिर वित्तीय विवरण पर क्लिक करें), निम्नलिखित शर्तों को क्रम में सेट करें:

• रिपोर्ट प्रकार: बैलेंस शीट चुनें।
• प्रॉपर्टी/मालिक/कंपनी चुनें: रिपोर्ट की सांख्यिकी सीमा तय करें: एकल प्रॉपर्टी, एक मालिक की सभी प्रॉपर्टी, या पूरी कंपनी।
• रिपोर्ट की तिथि: एकल तिथि चुनें। बैलेंस शीट उस दिन की तात्कालिक स्थिति को दिखाती है, इसलिए केवल एक तिथि की आवश्यकता होती है, न कि एक अवधि की, और यह ऑपरेशन में आय विवरण से सबसे स्पष्ट अंतर है।
• लेखांकन आधार: नकद आधार (प्राप्ति की तिथि के अनुसार) या प्रोद्भवन आधार (प्राप्ति की नियत तारीख के अनुसार) चुनें, अंतर के लिए अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न देखें।

चरण 2: रिपोर्ट जनरेट करें

रिपोर्ट जनरेट करने के लिए क्लिक करें, प्रणाली निर्दिष्ट तिथि की बैलेंस शीट उत्पन्न करेगी, जिसकी सामग्री को तीन खंडों में विभाजित किया गया है:

• संपत्तियाँ: आपके पास मौजूद संसाधन, जैसे ट्रस्टी बैंक खाते का बैलेंस, अब तक प्राप्त नहीं की गई प्राप्तियाँ, इनका योग कुल संपत्ति है।
• दायित्व: आप जो दूसरों के कर्ज़दार हैं, मुख्य रूप से किरायेदारों का: जमा (रिहाई पर वापस किया जाने वाला), अग्रिम प्राप्ति (अभी तक समायोजित नहीं हुआ अग्रिम बिजली की राशि आदि), देय राशि, इनका योग कुल दायित्व है।
• मालिक की इक्विटी: संपत्तियों से दायित्व घटाने के बाद आपका वास्तविक हिस्सा, जिसमें इस अवधि का संचयी शुद्ध लाभ शामिल है।

रिपोर्ट के शीर्ष दाएं कोने में प्रिंट आइकन पर क्लिक करें, सीधे प्रिंट करें या पीडीएफ के रूप में सहेजें और इसे अकाउंटेंट या मालिक को दें।

सामान्य प्रश्न

कैश बेसिस और एक्रुअल बेसिस की रिपोर्ट राशि में अंतर क्यों है?

यह सामान्य है। दोनों आधारों के लिए एक ही लेनदेन की अवधि संबंधी पहचान अलग है: कैश बेसिस में वास्तविक प्राप्ति की तिथि देखी जाती है, जबकि एक्रुअल बेसिस में अपेक्षित प्राप्ति की तिथि देखी जाती है। जैसे ही समय को पार कर लेन-देन होते हैं (जैसे देरी से भुगतान किया हुआ किराया, पहले से भुगतान की गई राशि), रिपोर्ट की राशि अलग होती है, लेकिन लंबे समय तक देखे जाने पर कुल राशि समान होती है।

लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट में क्या अंतर है?

समय की अवधारणा अलग है। लाभ-हानि खाता एक अवधि के व्यवसायिक परिणामों को देखता है, जैसे 1 जनवरी से 30 जून तक कितना कमाया, कितना खर्च किया, और कितना शुद्ध लाभ हुआ, जैसे एक फ़िल्म। बैलेंस शीट किसी विशिष्ट समय की वित्तीय स्थिति को देखती है, जैसे 30 जून को कितनी संपत्ति है, किरायेदारों पर कितना ऋण है, जैसे एक फोटो। इस छह महीने में कितना लाभ हुआ जानना है, तो लाभ-हानि खाता देखें; अभी हाथ में कितना किरायेदार का पैसा है, संपत्ति संरचना कैसी है जानना है, तो बैलेंस शीट देखें।

डिपॉजिट और अग्रिम बिजली भुगतान को देनदारी में क्यों गिना जाता है?

क्योंकि ये दोनों राशियों के मालिक किरायेदार होते हैं, यह आपकी आय नहीं है। डिपॉजिट किरायेदार को छुट्टी के समय लौटाना होता है; अग्रिम बिजली भुगतान एक राशि के रूप में होता है जिसे किरायेदार जमा करता है, ताकि इसे वास्तविक उत्पन्न बिजली शुल्क से आवधिक रूप से समायोजित किया जा सके, हर महीने का मीटर रीडिंग करने की परेशानी से बचाने के लिए, और छोड़ी गई राशि को छुट्टी के समय समायोजित कर लौटाया जा सके। इसलिए प्राप्ति के समय, ये दोनों खाते पर देनदारियों में आते हैं, बैलेंस शीट की देनदारी क्षेत्र में, न कि लाभ-हानि खाते में। बाद में, जब वास्तविक बिजली शुल्क समायोजित होता है, तब समायोजित राशि को बिजली आय के रूप में मान्यता दी जाती है, जो उस अवधि के लाभ-हानि खाते में दिखती है।

सारांश

अगर सिर्फ़ बैंक शेष देखते रहे, तो अगले महीने भी पता नहीं चलेगा कि उसमें कितना किरायेदारों का सुरक्षा जमा और अग्रिम भुगतान है, और किरायेदार के जाते समय पता चल सकता है कि लौटाने के लिए पैसा कम है। RentPackage में सुरक्षा जमा और अग्रिम भुगतान हमेशा की तरह बिलिंग अवधि में दर्ज करें। बैलेंस शीट उन्हें दायित्व में दिखाती है, आप कभी भी देख सकते हैं।

आज की तारीख और पूरी कंपनी चुनें, बैलेंस शीट बनाएँ और देखें कि आपके पास किरायेदारों का कितना पैसा है।

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