कस्टम सूचना भेजने वाले किराए की याद दिलाना, लीज समाप्ति- सही समय पर सही व्यक्ति को भेजें।

आपके लिए कस्टम सूचना क्या कर सकती है?

किराया प्रबंधन में कई 'समय पर कुछ लोगों को सूचित करना' जॉब्स होते हैं: अनुबंध समाप्त होने पर रिन्यूअल के लिए याद दिलाएँ, किरायेदारों को सूचित करें; पॉलिसी समाप्ति पर याद दिलाएँ; हर साल समय पर किराए की वृद्धि की सूचना भेजें। कस्टम सूचना के जरिए इन्हें नियम बनाएँ: कब भेजें (ट्रिगर कंडीशन), किसे भेजें (सूचना प्राप्तकर्ता और फ़िल्टर कंडीशन), और क्या भेजें (वैरिएबल्स के साथ सूचना सामग्री)। एक बार सेट करें, फिर सिस्टम खुद अनुबंध की तारीख की निगरानी करेगा, समय पर स्वचालित रूप से भेजेगा।

कुंजी यह है कि सूचना की सामग्री व्यक्ति-विशिष्ट होती है: सामग्री में वैरिएबल्स होते हैं (जैसे किरायेदार का नाम, प्रॉपर्टी का नाम, अनुबंध की शुरुआत की तारीख), भेजते समय सिस्टम प्रत्येक प्राप्तकर्ता के अनुबंध डेटा के अनुसार इसे बदलता है। एक नियम को सौ किरायेदारों को भेजें, और हर कोई अपने नाम, अपनी प्रॉपर्टी, अपनी तारीख के साथ पत्र प्राप्त करेगा - जैसे व्यक्तिगत रूप से लिखा गया, लेकिन पूर्णत: स्वचालित।

प्रवेश: बाएँ मेनू में 'सूचना' क्लिक करें और कस्टम सूचना नियम चुनें। सूची में सिस्टम में निर्मित आम नियम मिलेंगे (रिन्यूअल रिमाइंडर, मकान खाली करने की सूचना, बीमा समाप्ति रिमाइंडर, किराया वृद्धि रिमाइंडर आदि), सीधे सक्रिय करके उपयोग करें; नए नियम बनाने के लिए ऊपरी दाएँ कोने में 'नया जोड़ें' पर क्लिक करें।

उपयोग की संभावनाएँ? पाँच वास्तविक जीवन परिदृश्य

यहाँ सभी सिस्टम में निर्मित या कुछ मिनटों में सेट किए जाने योग्य नियम हैं:

नियम बनाने के चार चरण

चरण 1: बुनियादी सेटिंग्स

सक्रिय करने के लिए स्विच चालू करें, नियम का एक पहचानने योग्य नाम दें, फिर सूचना प्राप्तकर्ता चुनें: किरायेदार (योग्य अनुबंध वाले किरायेदार को भेजें), या कर्मचारी (संपत्ति से जुड़े कर्मियों को ही भेजें, अनावश्यक सहकर्मियों को सूचित करने से बचें)।

चरण 2: सूचना शर्तें

• ट्रिगर प्रकार: इवेंट-आधारित (अनुबंध के दिनांक को आधार मानकर ट्रिगर, सबसे आम) या फिक्स्ड अंतराल (नियमित रूप से भेजें)।
• ट्रिगर आधार दिनांक: कौन-सी तिथि आधार बनानी है चुनें: अनुबंध प्रारंभ दिनांक, अनुबंध समाप्ति दिनांक, मकान खाली करने का दिनांक, पॉलिसी प्रारंभ दिनांक, पॉलिसी समाप्ति दिनांक।
• समय सेटिंग: एक बार भेजें, या वार्षिक सूचना (बेस तारीख के आधार पर, हर साल उसी दिन भेजें, जैसे वार्षिक किराया वृद्धि जैसी सूचना के लिए उपयुक्त)।
• भेजने का समय: ट्रिगर इवेंट से पहले (पूर्व सूचना), ट्रिगर इवेंट के बाद (प्रसारित सूचना) या ट्रिगर इवेंट के दिन भेजें। साल, महीना, दिन के अनुसार पहले या बाद में समय सेट करें।
• फ़िल्टर शर्तें: इन नियमों को लागू करने के लिए संविदाओं को सीमित करें, जैसे कि संविदा की स्थिति सक्रिय। एक से अधिक शर्तें जोड़ी जा सकती हैं। शर्तों के अनुसार न होने वाली संविदाएं सूचना नहीं प्राप्त करेंगी।

चरण तीन: सूचना सामग्री

सूचना शीर्षक और सामग्री लिखें। बाएं तरफ उपलब्ध डेटा फ़ील्ड्स की सूची है (संविदा, संपत्ति आदि द्वारा वर्गीकृत)। फ़ील्ड पर क्लिक करके एक वेरिएबल डालें (डबल ब्रैकेट में दिखाए गए हैं, जैसे किरायेदार का नाम, संपत्ति का नाम, संविदा की शुरुआत तिथि)। वेरिएबल की जगह भेजते समय प्रत्येक प्राप्तकर्ता की जानकारी से बदल जाती है। शीर्षक और सामग्री दोनों में वेरिएबल्स उपयोग कर सकते हैं।

सूचना रिपोर्ट: कुछ फ़ील्ड्स का चयन करें, सिस्टम स्वतः सूचना के अंत में एक तालिका उत्पन्न करेगा जो इन फ़ील्ड्स की जानकारी को व्यवस्थित रूप से संलग्न करेगा, जैसे प्रॉपर्टी का नाम, कमरा, अनुबंध की शुरुआत तिथि, जिससे प्राप्तकर्ता को जानकारी के लिए सामग्री न खोजना पड़े।

चरण ४: पूर्वावलोकन और सहेजें

पूर्वावलोकन पृष्ठ पूर्ण सूचना स्वरूप दिखाता है: शीर्षक, सामग्री और स्वचालित रूप से निर्मित रिपोर्ट टेबल। चर को डबल कर्ली ब्रैकेट में दिखाया गया है। पुष्टि करने के बाद सहेजें पर क्लिक करें।

सहेजने के बाद नियम सूची में दिखेगा, स्थिति 'सक्रिय' होगी। सूची में प्रत्येक नियम का ट्रिगर शर्त सारांश, सूचना प्राप्तकर्ता और स्थिति दिखाई देती है। इसे कभी भी निष्क्रिय, संशोधित या हटा सकते हैं।

भेजे गए सूचना रिकॉर्ड्स देखें

सूचना भेजे जाने के बाद, आप कभी भी प्रत्येक सूचना की भेजने की स्थिति की जांच कर सकते हैं। कृपया बाईं ओर के मेन्यू में '[ सूचना ]' → '[ किराएदार सूचना रिकॉर्ड्स ]' पर क्लिक करें।

पृष्ठ समय के अनुसार प्रत्येक भेजी गई सूचना, भेजने का समय, ट्रिगर रूल्स का सारांश (आवृत्ति, लक्ष्य, शर्तें और रूल्स की स्थिति), और संबंधित प्रॉपर्टी का नाम, कमरा यूनिट का नाम और किराएदार को सूचीबद्ध करेगा। '[ मेल सामग्री देखें ]' पर क्लिक करके किराएदार द्वारा प्राप्त की गई मेल की पूरी सामग्री देखें।

जब अधिक रिकॉर्ड हों, तो ऊपर के [ फ़िल्टर ] का उपयोग करके सीमा को कम करें, विशेष प्रॉपर्टी या किरायेदार के सूचना रिकॉर्ड त्वरित रूप से खोजें।

भेजे गए ईमेल कैसा दिखता है? प्रत्येक व्यक्ति को उसका संस्करण प्राप्त होता है

नियम ट्रिगर होने पर, सिस्टम प्रत्येक अनुबंध की जांच करता है: तिथि और फ़िल्टर शर्तें मिलती हैं, तो उस अनुबंध के डेटा से सभी चर की सामग्री को बदल देता है और संबंधित प्राप्तकर्ता को भेजता है। यानी, प्राप्तकर्ता कौन है, यह ईमेल सामग्री को निर्धारित करता है।

उदाहरण के लिए, एक 'पाँच वर्षों के लिए किराए पर रहने के लिए धन्यवाद' नियम: किराएदार Billy को 'Hi, Billy, पाँच वर्षों के लिए Sunny Heights Apartment - Room 301 किराए पर लेने के लिए धन्यवाद' मिलता है। एक अन्य किराएदार को उसका नाम, उसकी संपत्ति और कमरा मिलता है। एक नियम, प्रत्येक किराएदार को एक अनूठा ईमेल और आपने बस एक बार सेटअप किया था।

सामान्य प्रश्न

बिल्ट-इन नियम और स्वयं के बनाए नियम में क्या अंतर है?

कोई मौलिक अंतर नहीं है। बिल्ट-इन नियम सिस्टम द्वारा पहले से ही सामान्य परिदृश्य (नवीनीकरण अनुस्मारक, बाहर निकलने की सूचना, बीमा समाप्ति, किराया समायोजन अनुस्मारक) के लिए सेट किए गए हैं, इन्हें केवल सक्रिय करके उपयोग कर सकते हैं और संशोधित भी कर सकते हैं; स्वयं के बनाए नियमों में ट्रिगर शर्तें, लक्ष्य और सामग्री को शून्य से संयोजन करते हैं, स्वतंत्रता समान होती है।

घटना-आधारित और निश्चित आवृत्ति में क्या अंतर है?

घटना-आधारित प्रत्येक अनुबंध की अपनी तारीखों पर आधारित होता है, जैसे कि प्रत्येक पट्टे की समाप्ति से 60 दिन पहले, यह अनुबंध के अनुसार भिन्न होता है। यह पट्टे की सूचनाओं के लिए सबसे सामान्य तरीका है। निश्चित आवृत्ति अनुबंध की तारीखों से बंधी नहीं होती और नियमित रूप से भेजी जाती है।

सामग्री के अंदर दोहरे अकवार वाले वेरिएबल्स क्या हैं?

ये भेजने के समय डाटा प्लेसहोल्डर्स के रूप में होते हैं। सिस्टम प्रत्येक प्राप्तकर्ता के अनुबंध डाटा के अनुसार इन्हें बदलता है: किरायेदार का नाम प्राप्तकर्ता के नाम से बदलता है, संपत्ति और तारीख अनुबंध के अनुसार बदलते हैं। इसलिए परिभाषित हर नियम से भेजी गई हर ईमेल प्राप्तकर्ता के लिए अनुकूलित होती है।

क्या सूचना प्राप्तकर्ता के रूप में कर्मचारी चुनने पर सभी कर्मचारियों को ईमेल जाएगा?

नहीं, केवल उन कर्मचारियों को भेजा जाएगा जो उस प्रॉपर्टी से जुड़े हुए हैं। जिन्हें प्रॉपर्टी की जिम्मेदारी सौंपी गई है, वे ही प्रासंगिक सूचनाएं प्राप्त करेंगे, अन्य संबंधित नहीं होंगे। सदस्यों की जानकारी प्रॉपर्टी सेटिंग में समायोजित की जा सकती है।

क्या एक बार नियम सेट करने के बाद इसे बदला जा सकता है? अगर अभी भेजना नहीं चाहते तो क्या करें?

सब किया जा सकता है। नियम सूची में वापस जाएं, प्रत्येक नियम के अधिक मैन्यू के माध्यम से सामग्री को संशोधित या हटाया जा सकता है; यदि अभी भेजना नहीं है तो स्थिति को निष्क्रिय कर दें, सेटिंग संग्रहीत रहेंगी और बाद में कभी भी सक्रिय कर सकते हैं।

किरायेदार कहते हैं कि उन्हें सूचना नहीं मिली, मैं कैसे पुष्टि करूं?

कृपया "सूचना" → "किरायेदार सूचना रिकॉर्ड" में खोजें। यहां रिकॉर्ड उस किरायेदार के प्रत्येक सूचना का भेजने का समय दिखाएगा, "ईमेल विवरण देखें" पर क्लिक करके वास्तविक भेजा गया ईमेल देखा जा सकता है। अगर रिकॉर्ड में भेजा हुआ है, तो किरायेदार से स्पैम फ़ोल्डर चेक करने या किरायेदार विवरण में ईमेल सही होने की पुष्टि करें।