RentPackage Операції з орендарськими рахунками: облік платежів, часткові платежі, зняття показань лічильників та застави, повсякденне стягнення оплати на цій сторінці

Навіщо використовувати орендарський рахунок

Коли збираєте орендну плату в Excel чи в зошиті, щомісяця самі виставляєте рахунки й звіряєте, хто заплатив, а хто ні. Якщо орендар сплатив лише частину, різницю доводиться записувати окремо. Після зняття показань лічильника рахуєте плату за електрику на калькуляторі.

• Рахунки створюються автоматично, не треба виставляти щомісяця
  Вкажіть орендну плату, заставу і комунальні платежі під час додавання договору, і система створить розрахункові періоди на весь строк оренди та автоматично позначить їх як прострочені після терміну оплати.
• Недоплата не загубиться
  Якщо орендар сплатив лише частину, позначте як отримано з фактичною сумою. Система автоматично створить період дооплати й може надіслати цей рахунок орендарю.
• Суми за лічильниками рахуються, сповіщення надсилаються автоматично
  Введіть показання за цей період, і система розрахує суму за попередніми показаннями та тарифом, а потім надішле сповіщення про оплату.

Що таке орендарський рахунок?

Після вселення/укладення угоди система автоматично створює всі рахунки для цього орендаря (орендна плата, застава, комунальні послуги). Сторінка орендних рахунків - це пульт управління для цих рахунків: тут фіксуються платежі, знімаються показання лічильників, обробляються часткові платежі та перевіряються залишки застав і передплат.

Повсякденна робота з орендою зводиться до двох речей: надходження грошей та позначення як отримано; введення показань лічильника при потребі. Усе інше, зокрема створення рахунків, розрахунок сум, позначення прострочень, відправка сповіщень, система обробляє автоматично.

Огляд інтерфейсу: чотири вкладки та функціональне меню

Натисніть будь-яку кімнату в списку об'єктів ліворуч, щоб увійти. Верхні чотири вкладки поділяють стани та типи рахунків: Не звірено (рахунки, за які ще не отримано оплату, зона щоденних робіт), Звірено (історія отриманих платежів), Застави та авансові платежі, періодичні витрати. У режимі управління можна перемикатися між рахунками орендаря та агентської компанії.

Більше меню (значок з трьома крапками) праворуч від кожного рахунку є входом для всіх операцій: Позначити як отримано, звільнення від платежу, зняття показань, додавання/редагування, відкладення орендних платежів, повідомлення про оплату тощо, у цій статті розглядаються деякі з найчастіше вживаних.

Часто використовувані дії

Обробка платежів: Позначити як отримано

Після оплати орендарем знайдіть рахунок на вкладці Не звірено, натисніть Позначити як отримано в меню більше. У вікні буде зазначено дату отримання, спосіб оплати (готівка, переказ тощо) та суму, сума за замовчуванням дорівнює загальній сумі, що необхідна до отримання за цей період.

Переконавшись у правильності суми, за бажанням заповніть примітку, відзначте надсилання квитанції орендарю, натисніть підтвердити для завершення обробки платежу. Цей рахунок одразу переміститься на вкладку Звірено, позначення прострочення зникає, у режимі управління плата за адміністрування та комісії за цей період також автоматично позначаються як отримані.

Орендар сплатив лише частину: частковий платіж та доплата за період

У вікні Позначити як отримано, якщо введена сума менша за загальну до отримання, система відкриє екран розподілу: розподілити фактично отриману суму по витратним позиціям, а залишок автоматично створить період дооплати з можливістю встановити дату платіжного терміну. При відправці можна відмітити для відправки чеків та рахунків-фактур на дооплату орендарю.

Зняття показань: введіть дані, сума розрахується автоматично

Витрати за зняттям показань залишатимуться відміченими як не зняті до завершення процесу. Натисніть зняття в меню «Більше» та введіть показання поточного періоду, система автоматично розрахує споживання і суму (наприклад, попереднє показання 1000, ціна за одиницю 5 грн), і після збереження сума буде включена до рахунку цього періоду, повідомлення про оплату також буде відправлено. Якщо є літній тариф або розбиття на секції, можна змінити вартість за одиницю тут.

Відмічено: історія отриманих платежів хвилина в хвилину

Закриті рахунки знаходяться на закладці відміченого, кожен з них відображає період, деталі, дату отримання та суму, зі статусом «Сплачено». Щоб дізнатися, скільки отримано в певному місяці чи на який день орендар сплатив, тут є повний запис.

Застави та передоплати: заборгованість перед орендарем, баланс доступний будь-коли

Зона застави показує записи по заставах цього договору та поточний баланс, відмічає зберігача застави (наприклад, довірчий рахунок власника), який звіряється при переоцінці суми для повернення при виїзді.

Зона передоплати реєструє кошти, які орендар заздалегідь поклав (наприклад, передоплата за електроенергію), і наступні витрати на комунальні послуги вираховуються звідти в кожному періоді, залишок повертається при виїзді. Натисніть «Новий рахунок», щоб створити запис передоплати.

Регулярні витрати: що стягується за цим договором кожен період

Вкладка регулярних витрат містить всі налаштовані періодичні групи платежів за цим договором: назва, період, частота, деталізація витрат та суми. Окремо позначається, якщо стягується разом з орендною платою. Щоб змінити суму або додати групу витрат (наприклад, розпочати інтернет-плату), натисніть Редагувати або Додати регулярні витрати, і наступні періоди будуть створені на основі нових налаштувань.

Інші функції в меню

• Звільнення від сплати: Використовується для домовленості зі співвласником про відміну певної суми, ця сума більше не рахуватиметься як очікувана.
• Відтермінування орендної плати: При домовленості з орендарем про відтермінування платежу змініть дату стягнення на цей період, щоб уникнути помилкового позначення як простроченої.
• Сповіщення про оплату: Повторно надіслати вручну сповіщення про оплату цього рахунку орендареві, без очікування системного розкладу.
• Додати/Редагувати: Налаштуйте цей рахунок або створіть тимчасовий рахунок, як-от витрати на ремонт, за допомогою кнопки 'Новий рахунок' у верхньому правому куті.

Часті запитання

Що робити, якщо орендар сплатив лише частину оренди?

Позначайте як отримано, вказуючи фактично отриману суму. Система дозволить розподілити отриману суму по статтям, автоматично згенерує рахунок на різницю з можливістю встановити дату доплати, та відзначити відправку рахунку орендарю. Без ручного розподілу і ризику пропустити різницю.

Куди дівається рахунок після позначення як отримано?

Переміщається на вкладку 'Звірено', зберігаючи інформацію про період, деталі, дату та суму оплати. Вкладка 'Незвірено' завжди показує лише неоплачені рахунки, функціонуючи як щоденний контрольний список: очистіть її, і збір орендної плати на сьогодні завершено.

Чи отримає орендар повідомлення про оплату за рахунком без зчитаних показань?

Ні. Рахунки з фіксацією показань не відправляються до завершення зняття показань і підтвердження суми, щоб уникнути надсилання неповних рахунків орендарям. Після зняття показань система автоматично надішле рахунок. Отже, якщо бачите мітку 'Показання не знято', спочатку зніміть показання.

Чи буде рахунок враховано як прострочений, якщо орендар вимагає перенести оплату на кілька днів?

Використовуйте опцію 'Відстрочити збір оренди' в меню, щоб змінити дату отримання для цього періоду. Прострочені дні рахуються з нової дати, тож помилок немає.

Підсумок

Якщо й далі працювати в Excel чи зошиті, наступного місяця знову доведеться по кожній кімнаті звіряти, хто заплатив, а хто недоплатив, а після зняття показань самому рахувати електрику й надсилати рахунки. Коли договори налаштовано в RentPackage, щомісяця достатньо позначати як отримано, коли надходять гроші, і вводити показання, коли настав час. Періоди дооплати, суми за електрику та сповіщення про оплату бере на себе система.

Відкрийте вкладку Не звірено для однієї кімнати й позначте як отриманий один платіж за оренду, отриманий цього місяця, щоб спробувати.

Схожі статті

• RentPackage Додати договір: термін оренди, застава, комунальні витрати налаштовуються одноразово, рахунок генерується автоматично.：Вкажіть строк оренди, заставу і комунальні платежі під час підписання, і розрахункові періоди створяться автоматично.
• RentPackage Сповіщення про оплату оренди через LINE: інструкція з прив'язки для орендаря та налаштування автоматичних нагадувань для орендодавця：Коли орендар підключить LINE, сповіщення про оплату надходитимуть і в LINE.
• RentPackage Звіт про прибутки та збитки: облік доходів і витрат для кожного об'єкта і кожного власника, автоматично вирахувано прибуток：Доходи й витрати з орендарського рахунку автоматично потрапляють у звіт про прибутки та збитки, без окремого обліку.