RentPackage Додати об'єкт для управління: від створення об'єкта, власника, введення початкових залишків до онлайн підписання договору, все за один раз

Навіщо створювати об'єкти в управлінні в RentPackage

Коли об'єкти в управлінні ведуться в Excel і на паперових договорах, дані власника, період доручення та домовленості про комісію за управління розкидані по різних файлах. При переході з іншої системи доводиться вносити старі записи по одному. А щоб підписати договір із власником, треба роздрукувати його й домовитися про зустріч.

• Власник, період доручення та комісія за управління в одному об'єкті
  Під час створення об'єкта оберіть власника, період доручення та спосіб розрахунку комісії за управління. Коли згодом орендар підпише договір, розрахункові періоди комісії за управління створяться автоматично за цими налаштуваннями.
• Не потрібно вносити старі записи по одному
  Переходите з Excel або іншої системи? Вкажіть дату введення початкових залишків та залишок на довірчому рахунку власника, і система почне розрахунок із цієї суми.
• Підписання з власником без зустрічі
  Раніше введені дані автоматично підставляються в договір на управління. Надішліть його власнику через Email або посиланням для онлайн-підпису. Коли всі підпишуть, система автоматично створить PDF договору.

Перед початком: виберіть роль залежно від статусу об'єкта нерухомості

Натисніть «Додати об'єкт» у верхньому правому куті, система попросить вас вибрати один з чотирьох варіантів залежно від фактичного стану цього об'єкта нерухомості:

• Самоврядний власник: Житло власне, договір з орендарем укладається самостійно, орендна плата збирається самостійно.
• Управління майном (управлінські послуги): Управлінська компанія допомагає власникам управляти об'єктами: здача в оренду, збір орендної плати, ремонт, перерахування коштів власнику, укладення договорів від імені власника, стягнення плати за управління або комісії. Житло залишається у власності орендодавця.
• Суборенда: Управлінська компанія спочатку орендує житло у власника, а потім здає його в суборенду орендарю, виступаючи одночасно як орендар і орендодавець.
• Лише пошук орендаря: Посередництво лише допомагає орендодавцям шукати орендарів та підписати договір, після укладення договору послуга вважається завершеною, не відповідає за подальший збір орендної плати, ремонт або інші управлінські питання, зазвичай стягується лише посередницька або консультаційна плата

Ця стаття демонструє повний процес після вибору управління: створення об'єкта та приміщень, вибір власника, введення початкових залишків та налаштування управлінської плати, завантаження даних, до укладення онлайн-договору з власником.

Кроки операції

Крок 1: Заповніть інформацію про об'єкт та одиниці житла

Заповніть основну інформацію про об'єкт:

• Адреса об'єкта: Фактична адреса об'єкта, яка автоматично вноситься в договір.
• Назва об'єкта: Назва для легкого розпізнавання, наприклад, назва будівлі або вулиці.
• Назва одиниці та орендна плата: Кожна орендна одиниця в один рядок: кімната, паркувальне місце, магазин можуть бути одиницею. Введіть назву та орендну плату, натисніть додати одиницю, щоб продовжити.

Крок 2: Вибір власника та періоду довіреності

• Вибір власника: Виберіть власника цієї нерухомості з випадаючого списку. Якщо власника ще немає в списку, ви можете додати його дані та ввести рахунок для переказів (рахунок пізніше можна змінити в даних про власника).
• Відстежувати об'єкт: Створені члени об'єкта за замовчуванням відстежують цей об'єкт, що надає їм права управління. Згодом можна змінити перелік членів, що відстежують.
• Період доручення: Угода з власником про період управління. Виберіть дати початку і закінчення або натисніть на 1 рік, 2 роки, 3 роки, 5 років для швидкого вибору.

Крок 3: Налаштування рахунку (введення початкових залишків і комісія за управління)

Сума початкових залишків

Якщо ви переносите дані з Excel або іншої системи, у довірчому рахунку власника може вже бути сума, що не виплачена власнику. Переключіть на 'Так', введіть дату введення початкових залишків та залишок на цю дату, і система почне з правильного балансу. Це забезпечить бездоганний перехід від старого до нового обліку без необхідності повторного введення всіх попередніх записів.

Наприклад: раніше ви вели облік в Excel, де залишок у 23,000 гривень ще не виплачено власнику. Введіть тут 23,000, і система використовуватиме цей залишок як початковий баланс для розрахунків з власником. Якщо ви починаєте управління з нуля і немає старих записів, залиште цю функцію вимкненою.

Комісія за управління

Оберіть спосіб розрахунку згідно з вашим договором з власником із трьох варіантів:

• Фіксована плата: Стягувати фіксовану суму за період.
• Відсоток: Стягувати відсоток від орендної плати, наприклад, 10% від оренди.
• Відсоток + фіксована плата: Поєднання відсотка і фіксованої суми, заповніть обидва поля.

Крок 4: Фото та вкладення

• Фото майна: Завантажте фото майна (до 5 зображень). Увімкніть перемикач, щоб додати фото та примітки до договору. Ці фото будуть долучені до договору управління як запис стану нутрі.
• Примітки: Додаткове пояснення (до 1500 символів), також може бути включено до договору.
• Файл об'єкта власності: Завантажте відповідні документи (максимум 3), наприклад, відскановані паперові договори підписані з власниками раніше, для зберігання під об'єктом.

Онлайн підписання контракту з власником

Після натискання “Далі” виберіть спосіб підписання електронного договору. Після завершення підписання всіма, система автоматично створює PDF договору для відправки або завантаження. Чотири опції:

• Підписання власником через Email: Система надсилає сповіщення про підписання на Email власника, і власник може підписати онлайн, відкривши його.
• Підписання власником через посилання: Система генерує посилання для підпису, яке ви можете скопіювати та надіслати власнику через LINE або інші месенджери.
• Підписання власником на місці: Використовується, коли власник на місці, допоможіть власнику підписати безпосередньо на вашому пристрої.
• Не підписувати контракт, лише додати об'єкт: Виберіть цей варіант, якщо потрібно лише записати інформацію про договір, без електронного підпису. Підписаний паперовий договір можна завантажити як вкладення на попередньому кроці.

Виберіть шаблон договору

Виберіть з випадаючого списку шаблон договору на управління, або натисніть, щоб відредагувати шаблон для коригування умов.

Після вибору шаблону дані з попередніх етапів автоматично заповняться у відповідних полях договору: ім'я власника, адреса, назва об'єкта, дата, поля для підписів обох сторін та печатка компанії (файл зображення печатки завантажено в налаштуваннях організації). Немає потреби вводити їх знову.

Підпис

Коли настане ваша черга підписувати, ви можете намалювати підпис вручну, завантажити зображення підпису або вибрати збережений раніше підпис. Перед підписанням підтвердіть, що ви ознайомлені з договором і підписуєте його добровільно, після чого натисніть, щоб додати підпис до договору.

Після перегляду договору та перевірки на помилки натисніть, щоб відправити договір власнику. Після підписання власником система автоматично створить повний PDF договору для збереження обома сторонами.

Що побачите після завершення?

Поверніться до сторінки управління об'єктами, новостворена нерухомість з'явиться у списку ліворуч — з ім'ям власника, з переліком усіх кімнатних одиниць та орендної плати, і зі статусом "вільний".

Далі можна: натиснути 'В'їзд/Договір' для кімнатної одиниці, щоб заселити мешканців; або натиснути 'Додати кімнатну одиницю', щоб поступово додати відсутні кімнати.

Переглянути/змінити договір з власником

Договір з власником, підписаний при додаванні об'єкта, можна переглядати та змінювати в будь-який час: оберіть 'Договори' у лівому меню, виберіть 'Договори з власниками', знайдіть потрібний договір на вкладці власника, натисніть 'Більше' праворуч і виберіть 'Перегляд договору з власником'.

Після відкриття можна змінити дати початку/закінчення, заповнити примітки до договору. Історія оренди показує періоди, управлінські збори та дати підписання. Меню праворуч дозволяє переглядати статус договору, відкрити його документи або видалити. У розділі документів можна завантажити пов'язані файли для зберігання разом з цим дорученням.

Зміна управлінських зборів: базові ставки і ліміти об'єкта

Щоб змінити управлінські збори цього об'єкта, натисніть іконку редагування біля назви об'єкта у списку, відкрийте вікно редагування об'єкта, прокрутіть до блоку налаштувань зборів: змініть режим (фіксований, відсоток, відсоток + фіксований), відсоток або суму, і встановіть мінімальний і максимальний розмір зборів за період. Наприклад, 10% від оренди, але не менше 400 грн і не більше 20,000 грн за період.

Часті питання

У мене є власне житло і ті, які я управляю для інших, чи потрібно створити два облікові записи?

Ні. Один обліковий запис може одночасно мати об'єкти для чотирьох ролей, при додаванні об'єкта вибирайте роль залежно від ситуації з цією нерухомістю. Для власного житла оберіть Самостійний орендодавець, для управління — Управління нерухомістю, для суборенди — Суборендодавець, а якщо ви лише шукаєте орендарів — Лише пошук орендаря; усі об'єкти керуються в одному обліковому записі.

Що таке відкриття балансу? Чи обов'язково його заповнювати?

Відкриття балансу актуальне для користувачів, що переїжджають з Excel або інших систем: якщо в довірчому рахунку власника був невиплачений залишок, введіть дату та суму відкриття, тоді система почне з правильного залишку. Якщо починаєте управління без попередніх залишків, можна залишити закритим, не обов'язково заповнювати.

Чи обов'язково створювати всі приміщення одночасно?

Ні. Можна спочатку створити частину приміщень, після створення об'єкта завжди можна натиснути на картці "Додати приміщення", щоб доповнити. Приміщення, паркувальні місця, магазини можуть бути самостійними одиницями.

Чи потрібно підписувати контракт онлайн з власником?

Ні. Останній варіант підписання — не підписувати договір, а просто додати об'єкт, підходить для випадків з уже підписаними паперовими договорами; можна завантажити скан паперового договору до файлів об'єкта без впливу на функціональність управління.

Яка різниця, кого обрати для першого підписання?

Коли обрано, що господар підписує першим, це додає захист: якщо після підписання виявляться зміни в договорі, його можна відправити господарю на повторний підпис, не створюючи знову. Якщо змін не буде, вибір підписання моїм першим є швидшим.

Підсумок

Якщо працювати як зараз, то з наступним об'єктом в управлінні ви знову записуватимете дані власника й умови комісії в окремі файли, друкуватимете договір і зустрічатиметеся з власником для підпису. Після створення об'єкта в RentPackage власник, період доручення, комісія за управління та договір зберігаються в одному об'єкті, а розрахункові періоди комісії за управління створюються автоматично, коли орендар підписує договір.

Оберіть одне житло, яким ви зараз управляєте, створіть об'єкт і виберіть власника, щоб спробувати.

Схожі статті

• RentPackage Додати договір: термін оренди, застава, комунальні витрати налаштовуються одноразово, рахунок генерується автоматично.：Після створення об'єкта натисніть Додати договір на одиниці, щоб заселити орендаря.
• RentPackage: виплати власникам — агенція утримує плату за управління й перераховує решту власнику, а застава зберігається окремо：Залишок довірчого рахунку, зазначений під час введення початкових залишків, є початковою сумою для подальших виплат власникам.
• RentPackage: керування працівниками для агентств нерухомості та керуючих компаній：Додаючи працівників, можна вказати, якими об'єктами займається кожен із них.