RentPackage Uitbetaling aan eigenaar: het beheerkantoor houdt de beheerkosten in, betaalt de rest uit aan de eigenaar en houdt waarborgsommen apart

Waarom uitbetaling aan eigenaar gebruiken

Bij vastgoedbeheer is het innen van de huur niet het lastige deel, maar het verdelen daarna: wat zijn beheerkosten, wat gaat naar de eigenaar en welke waarborgsom mag niet worden aangeraakt? In Excel trekt u elke maand per object de beheerkosten en reparatiekosten af en controleert u of er geen waarborgsom is meegeteld. Vraagt de eigenaar waarom het deze maand minder is, dan moet u alles weer opzoeken.

• Bedrag beschikbaar voor uitbetaling automatisch berekend
  Na aftrek van beheerkosten en reparatiekosten van de huur berekent het systeem direct hoeveel u deze keer aan de eigenaar kunt uitbetalen. U hoeft niet meer elke maand zelf in Excel te rekenen.
• Waarborgsommen worden niet uitbetaald
  De waarborgsom is geld dat later terug moet naar de huurder. Het systeem sluit waarborgsommen en vooruitontvangen bedragen uit van de uitbetaling, zodat ze niet naar de eigenaar gaan.
• Vraagt de eigenaar iets, dan staat het antwoord in de specificatie
  Bij elke uitbetaling hoort een specificatie opname eigenaar die u kunt afdrukken of naar de eigenaar kunt sturen. Welke termijnen de huurder nog moet betalen, staat bij de openstaande factureringsperiodes.

Wat is de derdengeldenrekening eigenaar?

Het beheerkantoor houdt voor elke eigenaar een rekening bij: de [Derdengeldenrekening eigenaar]. De huur van de huurders komt eerst hierop binnen, de beheerkosten en reparatiekosten worden hiervan afgeschreven en het resterende saldo wordt aan de eigenaar uitbetaald. Op de derdengeldenrekening komen:

• huur betaald door huurders
• waarborgsommen waarvan de houder van de waarborgsom Beheerd door makelaar is
• bedragen die de eigenaar vooraf stort (storting eigenaar)
• het saldo dat er al was voordat u het systeem ging gebruiken (beginsaldo)

Het saldo van de derdengeldenrekening op het scherm is dus zo opgebouwd:

Waarborgsommen die de eigenaar zelf beheert of die op een rekening van derden staan, staan niet op de derdengeldenrekening eigenaar en tellen niet mee in dit saldo.

Eigenaar stort op derdengeldenrekening: het beheerkantoor hoeft reparaties niet voor te schieten

Is het saldo op de derdengeldenrekening niet genoeg voor reparatie- of schoonmaakkosten, dan kan de eigenaar vooraf geld storten, zodat het beheerkantoor niets hoeft voor te schieten. Ga naar [Financieel beheer] > [Eigenaarsadministratie], klik rechtsboven op [＋] (Nota eigenaar toevoegen), kies [Eigenaar stort op derdengeldenrekening], selecteer het object, vul bedrag en betaalwijze in en sla op. Het bedrag wordt bij het saldo van de derdengeldenrekening van de eigenaar opgeteld.

Uitbetalen aan de eigenaar

1. Ga naar [Financieel beheer] > [Eigenaarsadministratie] > [Derdengeldenrekening eigenaar] > [Niet afgestemd] en kies de eigenaar onder beheer aan wie u wilt uitbetalen.
2. Klik op [Specificatie] om de uitbetalingsspecificatie te bekijken: bovenaan het huidige totaal op de derdengeldenrekening, in het midden elke post van het bedrag beschikbaar voor uitbetaling, onderaan de openstaande factureringsperiodes (huur die huurders nog verschuldigd zijn).
3. Vink de objecten aan die u wilt uitbetalen. [Beschikbaar voor uitbetaling] kunt u direct aanpassen: wilt u bijvoorbeeld geld achterhouden voor een komende reparatie, betaal dan maar een deel uit. De rest blijft op de derdengeldenrekening en kan de volgende keer worden uitbetaald.
4. [Waarborgsom en vooruitontvangen bedragen] toont alleen het bedrag en wordt niet mee uitbetaald.
5. Controleer de [Uitbetalingsdatum] (standaard vandaag) en de betaalwijze, vink zo nodig [Verstuur uitbetalingsspecificatie naar eigenaar] aan en klik op [Uitbetaling naar privérekening eigenaar].

Uitbetalingen bekijken, wijzigen en annuleren

Afgeronde uitbetalingen staan op het tabblad [Afgestemd], met de datum en het bedrag van elke uitbetaling. Klik rechts op [Specificatie] om de [Specificatie opname eigenaar] te openen, met de berekening van die uitbetaling, die u kunt afdrukken of naar de eigenaar kunt sturen.

• Bedrag aanpassen: klik op [⋯] > [Uitbetaling wijzigen] en vul direct het juiste bedrag in, zonder alles te verwijderen en opnieuw te doen.
• Helemaal opnieuw: klik op [⋯] > [Uitbetaling annuleren]. Het geld gaat terug naar de derdengeldenrekening eigenaar en u kunt daarna opnieuw uitbetalen.

Waarborgsom vastgoedbeheer: wie beheert de waarborgsom en hoe boekt u die over?

Ga naar [Financieel beheer] > [Eigenaarsadministratie] > [Waarborgsom vastgoedbeheer] > [Houder van de waarborgsom] en kies het object. U ziet per huurovereenkomst wie de waarborgsom nu beheert. Er zijn drie mogelijkheden:

• Beheerd door makelaar: de waarborgsom staat op de derdengeldenrekening eigenaar van het beheerkantoor.
• Eigenarenrekening: de eigenaar beheert de waarborgsom zelf.
• Rekening van derden: de waarborgsom staat op een aparte rekening op naam van de huurder of bij een bewaarinstelling. Noch het beheerkantoor noch de eigenaar heeft het geld.

Wil de eigenaar de waarborgsom zelf beheren, klik dan rechtsboven op [＋] (Nota eigenaar toevoegen), kies [Waarborgsom overgeboekt naar eigenaarsrekening], selecteer het object, vink de waarborgsom aan die u wilt overboeken en vul de overboekingsdatum in. Gaat de waarborgsom terug naar het beheerkantoor, kies dan [Waarborgsom overgeboekt naar derdengeldenrekening eigenaar]. Elke overboeking wordt vastgelegd op het tabblad [Overboekingsregistratie], zodat u bij het vertrek van de huurder precies weet wie de waarborgsom heeft.

Beginsaldo: het saldo van vóór RentPackage overnemen

Stond er vóór de start met RentPackage al geld op de derdengeldenrekening van de eigenaar dat nog niet was uitbetaald (bijvoorbeeld bijgehouden in Excel of een ander systeem), vul dan bij het toevoegen van het beheerde object onder [Boekhoudinstellingen] > [Instellingen beginsaldo] de datum beginsaldo en het bedrag in. Het systeem rekent dan vanaf het juiste saldo. Een negatief bedrag betekent dat het beheerkantoor geld heeft voorgeschoten voor de eigenaar.

De eigenaar bekijkt zelf online de administratie

Na inloggen in RentPackage ziet de eigenaar bij [Eigenaarsadministratie] het bedrag van elke uitbetaling. Met een klik op [Specificatie] opent de specificatie opname eigenaar, zonder dat het beheerkantoor apart gegevens hoeft te verzamelen.

Boekhoudkundig bekeken: hoe uitbetalingen aan de eigenaar worden geboekt

De derdengeldenrekening eigenaar is een activarekening, vergelijkbaar met een banktegoed. Een storting eigenaar en het beginsaldo verhogen zowel de derdengeldenrekening als het eigen vermogen van de eigenaar. Bij een uitbetaling aan de eigenaar daalt het eigen vermogen van de eigenaar (opname eigenaar) en gaat het geld tegelijk van de derdengeldenrekening af. Uitbetaald geld is dus geen kostenpost van het beheerkantoor.

Waarborgsommen op de eigenarenrekening worden geboekt op een aparte bankrekening voor waarborgsommen, gescheiden van uitbetaald geld, zodat niets door elkaar loopt.

Samenvatting

Blijft u bij Excel, dan trekt u volgende maand weer per object de beheerkosten af, controleert u of er geen waarborgsom is meegeteld en zoekt u alles opnieuw op als de eigenaar vragen stelt. Zijn de beheerde objecten in RentPackage ingesteld, dan vinkt u elke maand alleen de objecten aan en betaalt u uit. Het bedrag beschikbaar voor uitbetaling, het uitsluiten van waarborgsommen en de specificatie opname eigenaar regelt het systeem.

Begin met één eigenaar: open [Specificatie] bij [Eigenaarsadministratie] en kijk of het berekende bedrag beschikbaar voor uitbetaling overeenkomt met uw Excel.

Gerelateerde artikelen

• RentPackage Object in beheer toevoegen: van object, eigenaar en beginsaldo tot online ondertekening, alles in één keer：Stel bij het toevoegen van een beheerd object de eigenaar, beheerkosten en het beginsaldo in, zodat uitbetalingen aan de eigenaar vanaf het juiste startpunt beginnen.
• Uitleg functie beginsaldo：Hoe u het beginsaldo invult en wat een negatief bedrag betekent, leest u hier uitgebreider.
• Handleiding beheerkosten instellen voor vastgoedbeheerders：Beheerkosten worden in elke huurfactureringsperiode automatisch aangemaakt en bij de uitbetaling direct van de huur afgetrokken.