Pemberitahuan tersuai sewa: Ingatan bayar sewa, tamat tempoh sewa, sistem menghantar kepada pihak yang betul pada masa yang betul

Apa yang boleh dilakukan oleh Pemberitahuan Tersuai untuk anda?

Pengurusan sewa melibatkan banyak tugas ‘memaklumkan orang semasa masa tiba’: Ingatkan rakan sekerja mengenai pembaharuan sewa, maklumkan kepada penyewa; Ingatkan pembaharuan polisi; Hantar notis sewa tahunan. Pemberitahuan tersuai membolehkan anda menulis peraturan: bila untuk hantar (syarat pencetus), kepada siapa (penerima dan syarat penapisan), apa yang dihantar (kandungan pemberitahuan dengan pembolehubah), tetapkan sekali dan biarkan sistem jejak tarikh kontrak, hantar secara automatik apabila tiba masanya.

Kunci adalah kandungan pemberitahuan dipersonalisasi untuk setiap individu: Kandungan memasukkan pembolehubah (seperti nama penyewa, nama harta, tarikh mula kontrak), dan sistem menggantikannya berdasarkan data kontrak penerima. Satu peraturan hantar kepada seratus penyewa, setiap orang terima mesej dengan nama mereka, bilik mereka, tarikh mereka, seperti menulis setiap satu dengan tangan, tetapi sepenuhnya automatik.

Akses: Klik menu pemberitahuan di sebelah kiri, pilih peraturan pemberitahuan tersuai. Lihat peraturan popular yang dibina dalam sistem (peringatan pembaharuan, notis pindah keluar, peringatan tamat tempoh insurans, peringatan sewa semula, dsb.), aktifkan dan guna; klik tambah di sudut kanan atas untuk mencipta peraturan anda sendiri.

Apa yang boleh dilakukan? Lima senario sebenar

Berikut adalah peraturan yang dibina atau boleh disediakan dalam beberapa minit:

Empat langkah membuat peraturan

Langkah 1: Tetapan asas

Hidupkan suis aktif, berikan nama yang mudah dikenali untuk peraturan, dan pilih penerima notis: Penyewa (dihantar kepada penyewa dengan kontrak yang sepadan), atau kakitangan (hanya dihantar kepada kakitangan yang memantau hartanah, elakkan spam kepada rakan sekerja yang tidak berkaitan).

Langkah 2: Syarat notis

• Jenis pencetus: Digunakan oleh peristiwa (pencetus berdasarkan tarikh dalam kontrak, paling biasa digunakan) atau kitaran tetap (penghantaran berkala).
• Tarikh rujukan pencetus: Pilih tarikh rujukan: Tarikh mula kontrak, tarikh tamat sewa, tarikh keluar, tarikh mula polisi, tarikh tamat polisi.
• Tetapan Masa: Hantar sekali sahaja atau pemberitahuan tahunan (berdasarkan tarikh asas yang sama setiap tahun, sesuai untuk pemberitahuan yang berulang setiap tahun seperti penyelarasan sewa tahunan).
• Masa Penghantaran: Sebelum (pemberitahuan awal), selepas (pemberitahuan lanjutan) atau pada hari kejadian dipicu, menetapkan berapa lama lebih awal atau tertunda berdasarkan tahun, bulan, atau hari.
• Kriteria Penapisan: Hadkan lagi kontrak yang mana peraturan ini terpakai, contohnya status kontrak bersamaan aktif, boleh tambah pelbagai kriteria. Kontrak yang tidak memenuhi syarat tidak akan menerima pemberitahuan.

Langkah Tiga: Kandungan Pemberitahuan

Tulis tajuk dan kandungan pemberitahuan. Di sebelah kiri adalah senarai medan data yang tersedia (dikategorikan mengikut kontrak, objek, dsb.), klik medan untuk memasukkan pembolehubah (dipaparkan dalam dua kurungan besar, seperti nama penyewa, nama objek, tarikh mula kontrak), pembolehubah akan diganti dengan data setiap penerima semasa penghantaran. Tajuk dan kandungan boleh menggunakan pembolehubah.

Laporan Pemberitahuan: Pilih beberapa medan, sistem akan menghasilkan satu jadual di akhir pemberitahuan secara automatik, mengatur data medan tersebut seperti nama objek, bilik, tarikh mula kontrak dalam satu baris. Penerima tidak perlu mencari maklumat dalam kandungan.

Langkah 4: Pratonton dan Simpan

Halaman pratonton akan memaparkan keseluruhan bentuk pemberitahuan: tajuk, teks dan jadual laporan yang dijana automatik, pembolehubah dipaparkan dalam kurungan dua kali. Selepas pengesahan, klik simpan.

Selepas simpan, peraturan muncul dalam senarai dengan status sebagai diaktifkan. Setiap peraturan menunjukkan ringkasan syarat pemicu, penerima pemberitahuan, dan status, anda boleh nyahaktif, ubah atau hapus pada bila-bila masa.

Semak rekod pemberitahuan yang telah dihantar kepada penyewa

Selepas pemberitahuan dihantar, anda boleh menyemak status penghantarannya pada bila-bila masa. Pergi ke menu kiri dan klik [ Pemberitahuan ] → [ Log Pemberitahuan Penyewa ].

Halaman akan menyenaraikan setiap pemberitahuan yang dihantar berdasarkan masa, termasuk masa penghantaran, ringkasan aturan yang mencetuskan (kekerapan, penerima, syarat dan status aturan), serta nama hartanah, nama unit dan penyewa berkaitan. Klik 'Lihat Kandungan Mesej' untuk membuka penuh mesej yang diterima oleh penyewa.

Apabila terdapat banyak rekod, gunakan [ Tapis ] di atas untuk mengecilkan skop dan cepat mencari rekod penghantaran hartanah atau penyewa tertentu.

Bagaimana rupa e-mel yang dihantar? Setiap orang menerima versi masing-masing

Apabila peraturan dipicu, sistem akan menyemak setiap kontrak: jika tarikh dan syarat penapis terpenuhi, data kontrak akan menggantikan semua pembolehubah, dan dihantar kepada penerima yang sesuai. Ini bermakna siapa penerima menentukan kandungan e-mel.

Sebagai contoh peraturan "Pemberitahuan Penghargaan 5 tahun Penyewaan": Penyewa Billy akan menerima mesej "Hi, Billy, terima kasih kerana menyewa Sunny Heights Apartment - Room 301 selama 5 tahun", penyewa lain akan menerima nama, unit dan bilik mereka sendiri. Satu peraturan, satu e-mel khusus untuk setiap penyewa, dan anda hanya menetapkannya sekali.

Soalan Lazim

Apa perbezaan antara peraturan terbina dalam dan peraturan tambahan sendiri?

Tiada perbezaan asas. Peraturan terbina dalam adalah senario biasa yang sistem telah sediakan (peringatan pembaharuan, pemberitahuan pemindah keluar, polisi tamat, peringatan penyesuaian sewa) yang boleh diaktifkan secara langsung atau diubah; peraturan tambahan sendiri membolehkan anda menggabungkan syarat pemicu, penerima dan kandungan dari awal, dengan tahap kebebasan yang sama.

Apakah perbezaan antara acara-berpandukan dan kitaran tetap?

Acara-berpandukan berdasarkan tarikh setiap kontrak, seperti 60 hari sebelum tamat setiap perjanjian sewa, bergantung pada kontrak. Ini adalah cara paling biasa untuk notis sewaan. Kitaran tetap dihantar secara berkala tanpa mengikut tarikh kontrak.

Apa itu pembolehubah dua kurungan?

Mereka adalah tempat pegangan data yang akan digantikan semasa penghantaran. Sistem menggantikan mengikut data kontrak penerima: nama penyewa dengan nama penerima, dan objek serta tarikh dengan data kontrak itu. Jadi setiap surat yang dihantar dengan peraturan yang sama adalah khusus untuk penerima.

Jika pekerja dipilih sebagai penerima notis, adakah akan dihantar kepada semua pekerja?

Tidak, hanya dihantar kepada pekerja yang mengikuti objek berkenaan. Mereka yang bertanggungjawab terhadap objek tersebut akan menerima pemberitahuan; pekerja lain tidak akan diganggu. Ahli yang mengikuti boleh disesuaikan dalam tetapan objek.

Boleh mengubah peraturan selepas ia diset? Apa jika tidak mahu menghantar buat sementara waktu?

Semua boleh. Kembali ke senarai peraturan dan gunakan menu lebih banyak di setiap peraturan untuk mengubah atau menghapus; untuk sementara tidak menghantar, tukar status kepada tidak aktif, tetapan akan disimpan dan boleh diaktifkan semula bila-bila masa.

Penyewa mengatakan tidak menerima notis, bagaimana saya boleh menyemaknya?

Sila semak di "Pemberitahuan" → "Rekod Pemberitahuan Penyewa". Rekod akan menunjukkan masa setiap notis dihantar kepada penyewa tersebut, klik "Lihat Kandungan Surat" untuk melihat keseluruhan kandungan surat yang dihantar. Jika rekod menunjukkan notis telah dihantar, minta penyewa menyemak folder spam atau mengesahkan alamat email penyewa adalah betul.