RentPackage פעולות תקופה לדייר: אימות תשלום, תשלום חלקי, קריאת מונים ופיקדונות, כל פעולות גביית שכירות ביום-יום נמצאות כאן

למה להשתמש בתקופת דייר

כשגובים שכירות עם Excel או מחברת, כל חודש צריך להפיק חשבונות בעצמך ולבדוק מי שילם ומי לא; כשהדייר משלם רק חלק, צריך לרשום את ההפרש בנפרד; אחרי קריאת המונה מחשבים את החשמל במחשבון.

• החשבונות נוצרים אוטומטית, בלי להפיק מחדש כל חודש
  הגדירו שכר דירה, פיקדון ותשלומי שירותים בעת הוספת החוזה, והמערכת יוצרת תקופות חיוב לכל תקופת השכירות ומסמנת אותן אוטומטית כבאיחור אחרי מועד התשלום.
• ההפרש החסר לא נשכח
  כשהדייר משלם רק חלק, סמנו כ-התקבל את הסכום בפועל; המערכת יוצרת אוטומטית תקופת חיוב השלמה, ואפשר לשלוח את החשבון הזה לדייר.
• אחרי קריאת המונה, הסכום מחושב וההתראה נשלחת אוטומטית
  הזינו את קריאת התקופה, והמערכת מחשבת את הסכום לפי הקריאה הקודמת והמחיר ליחידה, ואז שולחת התראה לתשלום.

מהי תקופת דייר?

לאחר מעבר או חתימה, המערכת מייצרת אוטומטית את כל התקופות לדייר (שכירות, פיקדון, חשמל ומים). דף תקופת הדייר הוא המקום לפעולות היומיומיות: לאמת תשלום, לקרוא מדדים, לטפל בתשלום חלקי, לבדוק יתרת פיקדון ותשלום מראש.

נותרו רק שתי פעולות שגרתיות בגבייה: כסף נכנס, סמן כ-התקבל; צריך קריאת מונה, הזן נתונים. יצירת חשבונות, חישוב סכומים, סימון באיחור ושליחת הודעות נעשים אוטומטית.

מבט כולל: ארבעה כרטיסיות ותפריט פונקציות אחד

לחץ על כל חדר ברשימת הנכסים בצד שמאל כדי להיכנס. למעלה, ארבע כרטיסיות מחלקות את הסטטוס והסוג של החשבונות: לא מותאם (חשבונות שלא קיבלו תשלום, אזור עבודה יומיומי), מותאם (היסטוריית תשלומים), פיקדון ותשלום מראש, הוצאות מחזוריות. במצב ניהול, ניתן להחליף בין חשבונות דיירים וחשבון חברת תיווך.

התפריט הנוסף בצד ימין של כל חשבונית (סמל שלוש נקודות) הוא כניסה לכל הפעולות: סמן כ-התקבל, פטור מתשלום, קריאת מונה, הוספה/עריכה, דחיית גבייה, הודעת תשלום וכו'. כאן נסביר כמה פעולות משמעותיות.

פעולות נפוצות

אימות תשלום: סמן כ-התקבל

לאחר תשלום הדייר, מצא את החשבונית בכרטיסייה לא מותאם ולחץ על 'סמן כ-התקבל' בתפריט הנוסף. החלון יציג את תאריך התשלום, אופן התשלום (מזומן, העברה וכו') והסכום, כאשר הסכום מוגדר כברירת מחדל לסך כל הנדרש לתקופה.

לאחר אישור הסכום, ניתן להוסיף הערות ולסמן שליחת קבלה לדייר במידת הצורך. לחצו על אישור להשלמת התהליך. החשבונית תועבר ללשונית 'מותאם', סימון האיחור יוסר, ובמצב ניהול גם דמי הניהול והעמלה של אותה תקופה יסומנו כ-התקבל.

הדייר שילם חלקית: תשלום חלקי ותקופת חיוב השלמה

בחלון סמן כ-התקבל, אם הסכום נמוך מהדרוש, המערכת תפתח חלון הקצאה: הכסף המתקבל יוקצה לכל סעיף על פי המצב בפועל, והחוסר יוביל להיווצרות חשבון נוסף לתשלום. תאריך תשלום רצוי ניתן לקבוע ידנית. ניתן לסמן לשליחת קבלה וחשבון נוסף לדייר לאחר השליחה.

קריאת מונים: הזן קריאה, עיבוד אוטומטי של סכום

חשבונות מונים מסומנים כ'טרם שובצה' לפני קריאה. לחצו על קריאת מונים בתפריט ההרחבות והכניסו את הקריאה הנוכחית. המערכת תחשב את השימוש והסכום על סמך קריאות קודמות ותעריף (למשל, קריאות קודמות 1000 כל יחידה ב-5 ש"ח). לאחר שמירה, יופק בעשן ויתקבל כסף. אם יש חשמל קייצי או חיוב מדרגה, ניתן לשנות את המחיר ליחידה כאן.

מאוזן: היסטוריית תקבולים ברורה

חשבוניות מאוזנות נמצאות בלשונית 'מאוזן', כל חשבונית מציגה תקופה, פירוט, תאריך וקבלה וסטטוס 'שולם'. כאן תמצאו נתונים מלאים על כמה גביתם בחודש מסוים ומתי הדיירים שילמו.

פיקדון ותשלומים מראש: סכום המגיע לשוכר, יתרה זמינה בכל עת

אזור הפיקדון מציג את רישומי הפיקדון של חוזה זה והיתרה הנוכחית, ומסמן את שומר הפיקדון (לדוגמה, חשבון נאמנות של בעל הדירה), כדי לבדוק את הסכום המגיע בעת חישוב סיום שכירות.

אזור תשלומים מראש מתעד את הסכומים ששולמו מראש על ידי השוכר (לדוגמה, מקדמות חשמל), וכל חשבון חשמל מתקזז מיתרה זו. יתרת הסכום מוחזרת בסיום השכירות. לחץ על 'צור חשבונית' כדי ליצור רישום תשלום מראש.

תשלומים מחזוריים: מה נגבה בחוזה זה בכל תקופה

לשונית תשלומים מחזוריים מציגה את כל קבוצות החיוב המחזוריות שהוגדרו להסכם זה: שם, תקופה, תדירות, פירוט תשלומים וסכום, יסומנו תשלומים שנגבים יחד עם שכר הדירה. לשינוי סכום או יצירת קבוצה חדשה (לדוגמה, תחילת גביית דמי אינטרנט באמצע ההסכם), לחץ כאן על 'ערוך' או 'הוסף תשלום מחזורי', והחשבונות הבאים ייווצרו לפי ההגדרות החדשות.

פונקציות נוספות בתפריט

• ויתור על גבייה: משמש להסכמה על ויתור על חיוב מסוים עם השוכר, ולא יירשם כמותנה.
• דחיית תשלום שכר דירה: בעת הסכמה על דחיית תשלום עם השוכר, יש לעדכן את תאריך החיוב כדי למנוע תיוג שגוי כפיגור.
• התראה לתשלום: שלח ידנית התראת תשלום לדייר, ללא צורך להמתין לתזמון המערכת.
• הוספה/עריכה: התאם את תוכן החשבונית, או לחץ בפינה הימנית העליונה להוספת חשבונית זמנית (כגון חלוקת תיקונים).

שאלות נפוצות

מה לעשות אם הדייר שילם רק חלק מהשכירות?

סמנו כ-התקבל כרגיל והזינו את הסכום שהתקבל בפועל. המערכת תפתח מסך הקצאה כדי שתוכלו לחלק את הסכום המתקבל בין הפריטים, ותיצור את היתרה כתקופת חיוב השלמה. ניתן להגדיר תאריך לתשלום והחשבונית תשלח אוטומטית לדייר. אין צורך לפצל ידנית ולא לפספס גביית הפרשים.

לאן הולכת החשבונית לאחר שסומנה כ-התקבל?

עוברת לכרטיסיית התאמה, שמירה מלאה של התקופה, פירוט, תאריך וסכום התקבול. בכרטיסיית התאמה יוצגו רק חשבוניות שלא התקבלו. זהו השימוש כמו רשימת תיוג יומית: כשהיא ריקה, סיימת לגבות היום.

האם חשבוניות ללא קריאת מונה ישלחו התראת תשלום לדייר?

לא. חשבוניות מונה לא ישלחו לפני קריאת מונה ואישור סכום, כדי למנוע חשבוניות חלקיות לדייר. לאחר קריאה תישלח ההתראה אוטומטית. רואים תווית 'ללא קריאת מונה'? קודם לקרוא מונה.

אם הדייר מבקש עיכוב בתשלום, האם יחשב כאיחור?

באמצעות תפריט נוסף, דחה גביית שכירות והתאם את יום התשלום לתקופה. ימי פיגור יחושבו מהתאריך החדש ללא סימון שגוי.

לסיכום

אם תמשיכו עם Excel או מחברת, גם בחודש הבא תבדקו חדר אחר חדר מי שילם ומי שילם פחות, ואחרי קריאת המונים תחשבו חשמל ותשלחו חשבונות בעצמכם. אחרי שתגדירו את החוזים ב-RentPackage, כל חודש רק מסמנים כ-התקבל כשהכסף נכנס ומזינים קריאות כשמגיע הזמן; תקופות התשלום הנוספות, סכומי החשמל וההתראות לתשלום מטופלים על ידי המערכת.

פתחו את כרטיסיית לא מותאם של חדר אחד וסמנו כ-התקבל תשלום שכירות אחד שקיבלתם החודש, כדי לנסות.

מאמרים קשורים

• RentPackage הוסף חוזה: תקופת השכירות, הפיקדון וחשבונות המים והחשמל בהגדרה אחת, ותקופות החיוב נוצרות אוטומטית：הגדירו תקופת שכירות, פיקדון ותשלומי שירותים בחתימה, ותקופות החיוב נוצרות אוטומטית.
• RentPackage התראות תשלום שכר דירה ב-LINE: חיבור הדייר ל-LINE והגדרת תזכורות תשלום אוטומטיות על ידי בעל הנכס：אחרי שהדייר מקשר את LINE, ההתראות לתשלום מגיעות גם ב-LINE.
• RentPackage דוח רווח והפסד: הכנסות והוצאות שכירות לכל נכס ובעלים, עם חישוב אוטומטי של הרווחים：הכנסות והוצאות השכירות מתקופת הדייר נכנסות אוטומטית לדוח רווח והפסד, בלי הנהלת חשבונות נפרדת.