ניהול עובדים ב-RentPackage: עבודת צוות למתווכים ולמנהלי נכסים לפי נכס ותפקיד
תוכן עניינים
עובדי משרדי תיווך וחברות ניהול נכסים נמצאים רוב היום בחוץ, בסיורים בנכסים ובתיקונים, אבל הנתונים נמצאים ב-Excel או בניירות במשרד, ולכן כל שאלה של לקוח מחייבת שיחה למשרד. ניהול העובדים של RentPackage מכניס את כל הצוות למערכת אחת: אחרי שמוסיפים עובדים ב-[הגדרות] > [ניהול עובדים], כל עובד רואה רק את הנכסים שהוא אחראי עליהם, ויכול להשתמש רק בפונקציות שהתפקיד שלו מאפשר.
למה להשתמש בניהול עובדים
- תהליך עבודה פשוט יותר, עובדים יעילים יותר
כל עובד רואה רק את הנכסים שלו, והתפקיד פותח רק את הפונקציות שהוא צריך, כך שפחות מחפשים בין הנתונים ופחות טועים. - משרד נייד וירטואלי
כל הנתונים בענן. העובדים נכנסים מהטלפון או מהמחשב ובודקים חשבונות וחוזים בלי לחזור למשרד בשביל ניירות או Excel. - לחבר צוות שנמצא כל הזמן בתנועה
מתווכים בסיורים ומנהלי חשבונות במשרד עובדים עם אותם נתונים. כשמחליפים את האחראי על קריאת תיקון, המערכת מודיעה לעובדים שעוקבים אחרי הנכס. - לענות ללקוחות בכל זמן ולבנות אמון
כשלקוח מדווח על תקלה או שואל שאלה בערב, העובד האחראי יכול לבדוק בטלפון את הנכס, החוזה והחשבונות ולענות מיד.
1. מה אפשר לעשות בניהול עובדים
מה שעובד יכול לעשות נקבע על ידי שתי הגדרות:
- [נכסים במעקב]: אילו נכסים העובד יכול לנהל.
- [תפקיד]: באילו פונקציות העובד יכול להשתמש, למשל חיובים, חוזים ודוחות.
בראש הדף יש שתי לשוניות: [עובד] מציגה את התפקיד של כל עובד, מספר הנכסים שבאחריותו והסטטוס שלו; [תפקיד] מציגה את התפקידים שהחברה יצרה וכמה אנשים משתמשים בכל אחד.
2. הוספת עובד
שלב 1: הזינו את האימייל של העובד
לחצו על [הוסף עובד] בפינה העליונה והזינו את האימייל של העובד. המערכת תשלח הזמנה לכתובת הזו.
שלב 2: בחרו נכסים במעקב
סמנו את הנכסים שהעובד יהיה אחראי עליהם. אם תסמנו [כל הנכסים], הנכסים הקיימים וגם נכסים שיתווספו בהמשך ייכללו אוטומטית.
שלב 3: בחרו תפקיד
בחרו את התפקיד של העובד. הפונקציות שהתפקיד יכול להשתמש בהן יוצגו מתחתיו. אם עדיין אין תפקיד מתאים, לחצו על [צפה בתפקיד] והוסיפו תפקיד בלשונית [תפקיד].
שלב 4: שלחו את ההזמנה
לחצו על [שליחת הזמנה]. העובד יופיע מיד ברשימת העובדים בסטטוס [בהזמנה]. אחרי שהעובד יתחבר דרך אימייל ההזמנה ויאשר אותה, הסטטוס ישתנה ל-[פעיל].
כשהעובד מתחבר בפעם הראשונה, המערכת מציגה סרטוני הדרכה שמתאימים לתפקיד שלו, כדי שיתחיל לעבוד מהר.
3. נכסים במעקב
רק עובדים שהנכס נמצא ברשימת המעקב שלהם יכולים לנהל אותו יחד. עובדים לא רואים נכסים שהם לא עוקבים אחריהם.
אם יש לכם הרבה נכסים, חלקו אותם לפי אזור או לפי חלוקת עבודה. כך כל עובד רואה רק את הנכסים שלו, ופחות טועה.
4. תפקידים והרשאות
בלשונית [תפקיד] לחצו על [הוסף תפקיד חדש], הזינו את [שם תפקיד] וסמנו את הפונקציות שהתפקיד יכול להשתמש בהן. למשל, צרו תפקידים כמו „מכירות”, „הנהלת חשבונות” ו„אחראי תחזוקה”, ותנו לכל עובד תפקיד אחד.
מלבד התפקידים שאתם יוצרים, יש עוד שתי אפשרויות:
- [מנהל ראשי]: יכול להשתמש בכל הפונקציות.
- [ללא]: לא מוחל שום תפקיד; העובד יכול להשתמש רק בפונקציות בסיסיות שלא דורשות הרשאה.
כדי לשנות את הפונקציות של תפקיד, לחצו על „⋯” של התפקיד > [ערוך הרשאות]. כל העובדים עם התפקיד הזה יקבלו את ההגדרות החדשות.
אי אפשר למחוק תפקיד שעדיין משויך לעובדים. קודם העבירו את העובדים האלה לתפקיד אחר.
5. עריכת עובד
ברשימת העובדים, לחצו על „⋯” של העובד > [ערוך תפקיד] כדי לשנות את הנכסים במעקב ואת התפקיד שלו.
אי אפשר לשנות את ההרשאות של [רוכש] (החשבון שרכש את המנוי).
6. מחיקת עובד
ברשימת העובדים, לחצו על „⋯” של העובד > [מחק]. החלון מציג קודם מה יקרה אחרי המחיקה:
- העובד לא יוכל יותר לנהל את הנכסים של החברה.
- תבניות החוזה שהעובד יצר יימחקו גם הן.
- אם העובד הוא גם שוכר או בעל נכס, התפקיד הזה לא מושפע.
- אפשר להזמין אותו שוב בהמשך.
אם העובד אחראי על מודעות או על קריאות תחזוקה, יש לבחור אחראי חדש לפני המחיקה. ברירת המחדל היא [רוכש]. אחרי החלפת האחראי על קריאת תחזוקה, המערכת שולחת התראה ואימייל לעובדים שעוקבים אחרי הנכס.
אי אפשר למחוק עובד שיש לו עדיין חוזים בהזמנה או בתהליך חתימה שלא הסתיימו. מחקו אותו אחרי שהחוזים האלה יושלמו.
7. סטטוס עובד
לעובדים ברשימה יש אחד משלושה סטטוסים:
- [בהזמנה]: ההזמנה נשלחה, אבל העובד עדיין לא התחבר ואישר אותה.
- [פעיל]: העובד הצטרף ויכול להתחיל לנהל נכסים.
- [נמחק]: העובד נמחק.
בעזרת המסנן מעל הרשימה אפשר להציג עובדים [פעיל] או [נמחק]. עובדים בסטטוס [בהזמנה] מופיעים תחת [פעיל]. אפשר גם לסנן לפי תפקיד.
8. שאלות נפוצות
מה עושים אם העובד לא קיבל את אימייל ההזמנה?
בקשו מהעובד לבדוק קודם את תיקיית הספאם. אם הוא לא שם, לחצו ברשימה על „⋯” של העובד > [שלח הזמנה מחדש].
אחרי הזנת האימייל מופיעה ההודעה „בעל כתובת המייל הזו הוא כבר עובד או הוזמן”?
האימייל הזה כבר נמצא ברשימת העובדים. אם האדם עדיין לא אישר את ההזמנה, השתמשו ב-[שלח הזמנה מחדש] כדי לשלוח אותה שוב.
אפשר להחזיר עובד שנמחק?
כן. פשוט הוסיפו את העובד שוב עם אותו אימייל.
האם אותו אדם יכול להיות גם עובד וגם שוכר?
כן. מחיקת העובד לא משפיעה על התפקיד שלו כשוכר או כבעל נכס.
לסיכום
אם תמשיכו בדרך הנוכחית, גם בחודש הבא הצוות יצטרך להתקשר למשרד כדי לבדוק מידע בזמן הצגת נכסים או טיפול בתיקונים, ומי אחראי על איזה נכס יועבר רק בעל פה. לאחר הגדרת העובדים, הנכסים במעקב והתפקידים ב-RentPackage, כל עובד רואה בטלפון את הנכסים, החוזים ותקופות החיוב שבאחריותו, והוספת עובד חדש דורשת הזמנה אחת בלבד.
הזמינו עמית אחד והקצו לו נכס אחד כדי לנסות.
נסו את RentPackage בחינםמאמרים קשורים
- חלוקת עמלות ב-RentPackage: אחרי עסקת השכרה של חברת תיווך, העמלה, המס ובונוסי העובדים מחושבים במקום אחד：לאחר שהעובדים הצטרפו, ניתן לקבוע את בונוס העמלה של כל אחד כשנכס מושכר.
- RentPackage הוספת נכס בהשכרה וניהול: יצירת הנכס, הבעלים, יתרת פתיחה וחתימה מקוונת בתהליך אחד：הוסיפו קודם את הנכסים, כדי שתוכלו לבחור אותם בעת הוספת עובד.
- RentPackage תקופת החיוב של הדייר: התאמת תקבולים, תשלום חלקי, קריאות מונים ופיקדונות – כל גביית שכר הדירה היומיומית בעמוד אחד：העובדים גובים שכר דירה ומתאימים תשלומים מדי יום בדף תקופות החיוב.