תשלום לבעלים ב-RentPackage: חברת הניהול מנכה את דמי הניהול ומעבירה את היתרה לבעלי הנכס, והפיקדון נשמר בנפרד בלי לערבב חשבונות

למה להשתמש בתשלום לבעלים

הקושי בניהול נכסים הוא לא לגבות את שכר הדירה, אלא להפריד אותו אחר כך: מה הם דמי הניהול, מה צריך להעביר לבעלים ובאיזה פיקדון אסור לגעת. באקסל צריך בכל חודש לנכות דמי ניהול ועלויות תיקונים נכס אחרי נכס ולוודא שהפיקדון לא נכלל; וכשבעל הנכס שואל למה החודש קיבל פחות, צריך לחפש שוב בנתונים.

• הסכום הזמין לתשלום מחושב אוטומטית
  אחרי ניכוי דמי הניהול ועלויות התיקונים משכר הדירה, המערכת מחשבת מיד כמה אפשר להעביר לבעלים הפעם – בלי לחשב באקסל כל חודש.
• הפיקדון לא משולם לבעלים
  הפיקדון הוא כסף שיוחזר בעתיד לשוכר, ולכן המערכת מוציאה את הפיקדונות והתשלומים מראש מהתשלום לבעלים – הם לא מועברים לבעלים.
• בעל הנכס שואל – התשובה נמצאת בפירוט
  לכל תשלום לבעלים יש פרטי משיכת בעלים שאפשר להדפיס או לשלוח לבעלים; התקופות שהשוכר עדיין לא שילם מופיעות תחת תקופת חוב.

מהו חשבון נאמנות לבעלים

חברת הניהול מנהלת עבור כל בעל נכס חשבון שנקרא [חשבון נאמנות לבעלים]. שכר הדירה שהשוכר משלם נכנס לכאן קודם, דמי הניהול ועלויות התיקונים מנוכים מהחשבון הזה, והיתרה משולמת לבעלים. בחשבון הנאמנות נכללים:

• שכר הדירה שהשוכר שילם
• פיקדונות שהמחזיק הזמני שלהם הוא הסוכן
• כספים שבעל הנכס הפקיד מראש (הפקדת בעלים)
• יתרה שהייתה קיימת לפני תחילת השימוש במערכת (יתרת פתיחה)

לכן יתרת חשבון הנאמנות שמוצגת במסך מורכבת כך:

פיקדון שבעל הנכס שומר בעצמו או שנמצא בחשבון צד שלישי אינו נמצא בחשבון הנאמנות לבעלים ואינו נכלל ביתרה הזו.

הפקדת בעלים לחשבון נאמנות: חברת הניהול לא צריכה לממן תיקונים מכיסה

כשהיתרה בחשבון הנאמנות לא מספיקה לתיקונים או לניקיון, אפשר לבקש מבעל הנכס להפקיד סכום מראש, כך שחברת הניהול לא תצטרך לשלם מכספה. עברו אל [ניהול חשבונות] > [חשבונאות בעלים], לחצו על [＋] (הוסף חשבונית בעלים) בפינה העליונה, בחרו [הפקדת בעלים לחשבון נאמנות], בחרו נכס, הזינו סכום ואמצעי תשלום ושמרו – יתרת חשבון הנאמנות של הבעלים תגדל בסכום הזה.

תשלום לבעלים

1. עברו אל [ניהול חשבונות] > [חשבונאות בעלים] > [חשבון נאמנות לבעלים] > [לא מותאם] ובחרו את בעל הנכס בניהול שאליו רוצים לשלם.
2. לחצו על [פירוט] כדי לראות את פירוט התשלום: למעלה הסכום הכולל הנוכחי בחשבון הנאמנות, באמצע כל רכיב של הסכום הזמין לתשלום, ולמטה תקופות החוב (שכר דירה שהשוכר עדיין חייב).
3. סמנו את הנכסים שרוצים לכלול. אפשר לשנות ישירות את [סכום זמין לתשלום לבעלים]: למשל, אם רוצים להשאיר כסף לתיקון קרוב, משלמים רק חלק – והשאר נשאר בחשבון הנאמנות לתשלום הבא.
4. [פיקדונות ותשלומים מראש] מוצגים כסכום בלבד ואינם משולמים לבעלים.
5. בדקו את [תאריך התשלום לבעלים] (ברירת המחדל היא היום) ואת אמצעי התשלום, סמנו במידת הצורך [שליחת פרטי התשלום לבעלים] ולחצו על [תשלום לחשבון הפרטי של הבעלים].

צפייה, עריכה וביטול של תשלום לבעלים

תשלומים שהושלמו מופיעים בלשונית [מותאם], עם התאריך והסכום של כל תשלום. לחיצה על [פירוט] בצד פותחת את [פרטי משיכת בעלים] עם חישוב התשלום, שאפשר להדפיס או לשלוח לבעלים.

• צריך לתקן סכום: לחצו על [⋯] > [עריכת תשלום לבעלים] והזינו את הסכום הנכון – אין צורך למחוק את הרשומה ולהתחיל מחדש.
• צריך להתחיל מחדש: לחצו על [⋯] > [ביטול תשלום לבעלים] – הכסף יחזור לחשבון הנאמנות לבעלים, ואפשר לשלם שוב.

פיקדון בנאמנות: אצל מי הפיקדון ואיך מעבירים אותו

עברו אל [ניהול חשבונות] > [חשבונאות בעלים] > [פיקדון בנאמנות] > [מחזיק זמני של הפיקדון] ובחרו נכס – תראו אצל מי נמצא כרגע הפיקדון של כל חוזה שכירות. יש שלוש אפשרויות:

• חשבון נאמנות סוכן: הפיקדון נמצא בחשבון הנאמנות לבעלים שמנהלת חברת הניהול.
• חשבון המוחזק על ידי הבעלים: בעל הנכס שומר את הפיקדון בעצמו.
• חשבון צד שלישי: הפיקדון נמצא בחשבון ייעודי על שם השוכר או אצל גוף נאמן, ולא חברת הניהול ולא בעל הנכס מחזיקים בו.

אם בעל הנכס רוצה לשמור את הפיקדון בעצמו, לחצו על [＋] (הוסף חשבונית בעלים) בפינה העליונה, בחרו [העברת הפיקדון לחשבון המוחזק על ידי הבעלים], בחרו נכס, סמנו את הפיקדון שרוצים להעביר והזינו את תאריך ההעברה. כדי להחזיר את הפיקדון לחזקת חברת הניהול, בחרו [העברת הפיקדון לחשבון הנאמנות של הבעלים]. כל העברה נרשמת בלשונית [רשומות העברה], כך שכשהשוכר עוזב וצריך להחזיר לו את הפיקדון, ברור אצל מי הוא נמצא.

יתרת פתיחה: הזנת היתרה מלפני השימוש במערכת

אם לפני תחילת השימוש ב-RentPackage כבר היה בחשבון הנאמנות של הבעלים סכום שעוד לא הועבר אליהם (למשל רשום באקסל או במערכת אחרת), אפשר בעת הוספת נכס מנוהל להזין ב-[הגדרות חשבונאיות] > [הגדרות יתרת פתיחה] את תאריך יתרת הפתיחה ואת הסכום, והמערכת תתחיל לחשב מהיתרה הנכונה. סכום שלילי פירושו שחברת הניהול שילמה מראש עבור בעל הנכס.

בעל הנכס בודק את החשבון בעצמו באינטרנט

אחרי התחברות ל-RentPackage, בעל הנכס רואה ב-[חשבונאות בעלים] את הסכום של כל תשלום, ובלחיצה על [פירוט] את פרטי משיכת הבעלים – בלי לחכות שחברת הניהול תכין לו את הנתונים.

מבט חשבונאי: איך נרשם התשלום לבעלים

חשבון נאמנות לבעלים הוא חשבון נכסים, בדומה לפיקדון בבנק. הפקדת בעלים ויתרת פתיחה מגדילות גם את חשבון הנאמנות וגם את ההון של הבעלים; בתשלום לבעלים ההון של הבעלים קטן (משיכת בעלים) והכסף יוצא באותו זמן מחשבון הנאמנות, ולכן הכסף שמשולם לבעלים אינו הוצאה של חברת הניהול.

פיקדון שבעל הנכס מחזיק בעצמו נרשם בחשבון בנק ייעודי לפיקדונות, בנפרד מהכסף ששולם לבעלים, כך שהם לא מתערבבים.

לסיכום

אם ממשיכים עם אקסל, גם בחודש הבא תצטרכו לנכות דמי ניהול נכס אחרי נכס, לוודא שהפיקדון לא נכלל, ולחפש שוב בנתונים כשבעל הנכס שואל. אחרי שמגדירים את הנכסים המנוהלים ב-RentPackage, בכל חודש מספיק לסמן נכסים וללחוץ על תשלום – את הסכום הזמין לתשלום, הוצאת הפיקדון ופרטי משיכת הבעלים המערכת עושה בעצמה.

בחרו בעל נכס אחד, פתחו את [פירוט] ב-[חשבונאות בעלים], ובדקו אם הסכום הזמין לתשלום שהמערכת חישבה תואם את האקסל שלכם.

מאמרים קשורים

• RentPackage הוספת נכס בהשכרה וניהול: יצירת הנכס, הבעלים, יתרת פתיחה וחתימה מקוונת בתהליך אחד：בעת הוספת נכס מנוהל מגדירים את הבעלים, דמי הניהול ויתרת הפתיחה – כך לתשלום לבעלים יש נקודת התחלה נכונה.
• הסבר על תכונת יתרת פתיחה：איך ממלאים יתרת פתיחה ומה המשמעות של סכום שלילי – הסבר מלא יותר במאמר הזה.
• הדרכה להגדרת דמי ניהול של חברות ניהול נכסים：דמי הניהול נוצרים אוטומטית בכל תקופת חיוב של שכר הדירה, ומנוכים ישירות משכר הדירה בעת התשלום לבעלים.