כיצד ליצור ספר ראשי ב-RentPackage, סיכום אוטומטי של דמי שכירות וחשבונות נכסים

עדיין מזינים הכנסות והוצאות שכירות ב-Excel ידנית? RentPackage כולל מנוע רישום כפול מלא. כל שעליך לעשות הוא לגבות שכר דירה, לרשום את החשבוניות, והמערכת תאגר את הרשומות באופן אוטומטי. כשתרצה לבדוק את הדוחות, בחר תקופה ולחץ על כפתור אחד - ספר ראשי מאוזן מייד יהיה זמין. אין צורך ברקע בחשבונאות, ואין צורך בחישוב ידני.

א. מהו ספר ראשי?

הספר הראשי (General Ledger) מסכם את כל העסקאות על פני תקופה לפי קטגוריות (נכסים, התחייבויות, הון בעלים, הכנסות, הוצאות). הדו"ח מציג סכומים כוללים לזכות ולחובה ויתרה לכל קטגוריה. זהו הבסיס לדו"ח רווח והפסד ולמאזן, והדו"ח המבוקש ביותר בזיהוי חשבונאי. כשאתה צריך להציג חשבונות לרואה החשבון, בעלים או רשויות המס, הדו"ח הזה הוא המסמך הבסיסי שלך.

ב. מקור הנתונים לדו"ח

המספרים בספר הראשי מגיעים משני מקורות, המתמזגים אוטומטית:

רישומים הנוצרים אוטומטית על פי תקופת החשבונות: לאחר יצירת הסכם, המערכת יוצרת באופן אוטומטי רישומים עבור שכירות, פיקדון, דמי ניהול וכדומה. כשמתבצעת קבלה ורישום, הרישומים מתעדכנים ללא התערבות ידנית.
רישום ידני: הכנסות והוצאות מחוץ לתקופות החיוב (לדוגמה הוצאות תיקון, ביטוח, פחת) אפשר להזין בעצמכם באמצעות פונקציית רשומת יומן ידנית. לאופן הביצוע, ראו: הנחיות לרישום ידני

    נא לשים לב:
    בתפעול יום-יומי יש רק לדאוג לגבייה ורישום, המערכת תשלב רישומים אוטומטיים וידניים בדוחות שייוצרו. החשבונות תמיד שלמים.

ג. יצירת ספר ראשי

שלב 1: היכנס לדף הדוחות

עבור לתפריט השמאלי ולחץ על [ דוח ] → [ דו"חות כספיים ].

שלב 2: הגדר תנאי דוח

סוג דוח: בחר [ ספר חשבונות כללי ].
נכס/בעלים/חברה: בחר ישות לחיפוש. אותו חשבון יכול להנפיק דוחות שונים עבור בעלי נכסים שונים, חשבונותיהם נפרדים, וזה חשוב במיוחד למנהלי נדל"ן.
תקופת דוח: בחרו את תאריכי התחלה וסיום לשאילתה, למשל 2026/01/01 – 2026/07/24.
בסיס חשבונאי:
- בסיס מזומן: הכנסה נרשמת לפי [ תאריך קבלת מזומן ], נחשבת כהכנסה רק כשהכסף נכנס בפועל. מתאים לבעלים פרטיים ודו"חות קטנים.
- בסיס מצטבר: הכנסה נרשמת לפי [ תאריך חשבונית ], ההכנסה נרשמת בעת פקיעת השכירות בלי קשר אם התקבלה בפועל. מתאים לחברות הדורשות דוחות כספיים מתקדמים.

לאחר ההגדרות, לחצו על [ יצירת דוח ].

שלב 3: הצגת דוח

דוח ספר ראשי: נכסים, התחייבויות, הון בעלים, הכנסות, הוצאות ואיזון כולל

ד. כיצד לקרוא דו"ח זה

הדוח מחולק לחמש קטגוריות ראשיות לפי סוג חשבון, עם הבהרת מספרים לדוגמה:

נכסים: יתרת חשבון בנק נאמנות 443,579, המהווה יתרת כספים בפועל שטופלו במהלך התקופה; יתרת חשבונות לקבל 402,695, המייצגת כספים שהגיע זמן פירעונם אך טרם התקבלו; כמו כן ישנם חשבונות כגון חשבון הפיקדון, המוצגים בנפרד.
התחייבויות: יתרת פיקדון 577,332, יתרת מקדמות 13,685. פיקדונות ומקדמות אינם הכנסה, אלא כספים שצריך להחזיר לדיירים או השייכים לתקופות עתידיות. המערכת תקטלג נכונה אוטומטית כדי למנוע טעויות נפוצות.
הון בעלים: “יתרת פתיחה” בזכות 4,523 היא הסכום שהיה בספרי הבעלים לפני תחילת השימוש במערכת, ונרשם באמצעות פונקציית סכום הפתיחה; “משיכת בעלים” היא הכספים שהועברו לבעלים במהלך התקופה באמצעות תשלום לבעלים, והיא מקטינה את ההון העצמי ומוצגת באדום. גביית שכר דירה וחיובים שוטפת כמעט אינה יוצרת רשומות הון; אזור זה מגיע בדרך כלל מיתרת פתיחה, הפקדת בעלים או תשלום לבעלים, ואם אין רשומות כאלה בתקופה – הוא לא יוצג.
הכנסות: מלבד הכנסות שכירות 222,818, הכנסות שירותים כגון ניקיון, מים, אינטרנט, הכנסות מדמי רצינות ועוד יוצגו תחת חשבונות שונים. סה"כ הכנסות 243,849, כל מקור הכנסה ברור.
הוצאות: הוצאות כגון דמי ניהול חברה, דמי שכירות, עמלות, עם חיובים של 30,015.

    סך הכל
    התוצאה הכוללת בתחתית הדו"ח תתאים תמיד: חיוב לזכות (לדוגמה 972,004). זו הוכחה עצמית של הנהלת חשבונות כפולה - אם צדדים שווים, הכול נרשם ללא חסרים או חזרה. הבדל ביניים RentPackage ל-Excel – Excel דורש בדיקות ידניות, כאן המערכת מבטיחה איזון ע״י מבנה.

ה. הדפסה ושמירה

סמל הדפסה בפינה העליונה מאפשר להדפיס או לשמור כ-PDF, לא צריך לשנות פורמט מחדש לרו"ח או בעלים.

ו. שאלות נפוצות

מדוע המספרים בבסיס מזומן ובבסיס צבירה שונים?

ההבדל הוא בנקודת ההכרה. בסיס צבירה מוכר הכנסות לפי "תאריך חיוב", הכנסה נרשמת כשתשלום שכר הדירה מתבקש; בסיס מזומן מכיר הכנסה ביום קבלת הכסף בפועל. אם דייר מאחר בתשלום, ההכנסות לתקופה יהיו שונות בשתי השיטות וזה תקין.

האם רשומות ידניות יופיעו בכתבי היד הראשיים?

כן. רשומות ידניות משולבות עם אלו שנוצרו אוטומטית לפי תקופת חיוב, ללא צורך בהגדרות נוספות.

האם ניתן לצפות רק בדוחות לנכס יחיד?

כן. ניתן לבחור נכס ספציפי מהתפריט הנפתח 'נכסים/בעלים/חברות', והמערכת תציג רק את הרשומות לאותו נכס.

לסיכום

אם תמשיכו להתאים חשבונות ב-Excel, בפעם הבאה שרואה החשבון או בעל הנכס יבקשו את הספרים, תצטרכו שוב למיין הכנסות והוצאות אחת אחת ולבדוק חובה וזכות בעצמכם. ב-RentPackage גובים שכר דירה ומנהלים חשבונות כרגיל. בוחרים תקופה, והספר הראשי נוצר בלחיצה אחת. המערכת בודקת אוטומטית שהחובה והזכות מאוזנות.

בחרו את התקופה מתחילת השנה ועד היום ובעל נכס אחד, והפיקו ספר ראשי כדי לנסות.

נסו את RentPackage בחינם

מאמרים קשורים

RentPackage הזנת פקודות יומן ידנית: תיקונים, ביטוח, פחת – גם הכנסות והוצאות מחוץ לתקופות החיוב נרשמות בספרים：רשמו הכנסות והוצאות שמחוץ לתקופות החיוב כרישומים ידניים, והן יופיעו בספר הראשי.
RentPackage דוח רווח והפסד: הכנסות והוצאות שכירות לכל נכס ובעלים, עם חישוב אוטומטי של הרווחים：חשבונות ההכנסות וההוצאות בספר הראשי מסוכמים בדוח רווח והפסד.
RentPackage מאזן: כמה מהיתרה בבנק שייכת למעשה לשוכרים? פיקדונות ותשלומים מראש במבט אחד：את היתרות של חשבונות הנכסים, ההתחייבויות והון הבעלים אפשר לראות יחד במאזן.