Kuinka käyttää kalenteria vuokralaisten ilmoittamiseen: Sähkökatkoesimerkki

Mikä on kalenteri?

Oletetaan, että sähköyhtiö ilmoittaa sinulle, että sähkökatko johtuu linjan huollosta 15 päivän kuluttua. Saatuasi ilmoituksen olet kiireinen, eikä ole varmaa, että muistat muistuttaa vuokralaisia 15 päivän kuluttua. Kalenterin avulla voit luoda tapahtuman heti saadessasi ilmoituksen ja asettaa päivämäärän, jolloin järjestelmä ilmoittaa vuokralaisille, sinun ei tarvitse muistaa sitä itse, eikä sinun tarvitse soittaa tai lähettää viestejä. Sama menetelmä soveltuu esimerkiksi vedenkatkoihin, palotarkastuksiin ja poismuuttojen tarkistuksiin.

Kuinka avata kalenteri

Napsauta kalenterikuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa (punaisella kehyksellä alla) päästäksesi kalenterisivulle.

Kalenterissa voi vaihtaa kuukauden, viikon ja päivän näkymiä ja vasemmalla ja oikealla nuolella voi vaihtaa kuukautta. Näytön oikealla puolella listataan kaikki kuukauden tapahtumat päivämäärän mukaan, jotta voit nopeasti nähdä käsiteltävät asiat.

Kuinka lisätä uusi tapahtuma

Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa 'Lisää kalenteri' -painiketta, tai napsauta kalenterissa päivämäärää avataksesi lisäysikkunan (alla olevassa kuvassa).

Aihe on pakollinen. Syötä tapahtuman yksityiskohdat, esim.: 22.7. klo 9-12 sähkökatko linjatöiden vuoksi. Aihe näkyy kalenterissa ja lähetetään ilmoituksena vuokralaisille, joten selkeästi ilmoitettu aika ja syy auttavat välttämään kyselyitä.

Julkistaako tämä tapahtuma vuokralaisille

Kohde-osiossa voit päättää, onko tapahtuma julkinen:

• Julkaise: Valitun kohteen (tai huoneen) vuokralaiset näkevät tapahtuman ja saavat ilmoituksen. Sähkökatkotiedotteet ja vastaavat kannattaa julkaista, jolloin järjestelmä ilmoittaa kaikille vaikuttaville vuokralaisille sinun puolestasi.
• Älä julkaise: Vain hallintapaneelissa nähtävissä. Sopii sisäisille toimille, kuten huoltojen järjestämiseen tai sisäisiin tarkastuksiin.

Valitse sitten tapahtumaan liittyvä kohde ja huoneen nimi. Sähkökatkon tapauksessa koko rakennus vaikuttuu, joten vain kohde tarvitsee valita. Jos taas kyseessä on tietyn huoneen korjaus, valitse huone jotta tiedote menee vain kyseisen huoneen vuokralaisille.

Aseta päivämäärä ja ilmoitustapa

Päivämäärä on pakollinen kenttä. Valitse tapahtuman päivämäärä ja kellonaika. Sähkökatkotiedotetta varten täytä esimerkiksi 15 päivän päässä oleva päivämäärä.

Ilmoitustavat ovat kolme vaihtoehtoa; järjestelmä lähettää valintasi mukaan automaattisesti. Asetusten jälkeen sinun ei tarvitse muistaa asiaa.

• Ilmoita määritettyyn aikaan: Voit valita ilmoituksen ajan pudotusvalikosta (esim. samana päivänä), jolloin järjestelmä lähettää sen automaattisesti. Esimerkiksi sähkökatkon kohdalla valitse lähetys katkopäivänä, jotta vuokralaiset muistavat sen parhaiten eivätkä unohda ennakkoilmoitusta.
• Lähetä ilmoitus heti: Tallenna ja lähetä ilmoitus heti, kun haluat vuokralaisten tietävän hyvissä ajoin, jotta he voivat valmistautua, kuten ilmoitus sähkökatkosta 15 päivää etukäteen.
• Ei ilmoitusta: Vain kalenterimuistutus, ei lähetetä ilmoituksia.

Ilmoita muille vastaanottajille

Jos tapahtumaan on ilmoitettava muitakin kuin vuokralaiset ja hallintohenkilöt (esim. omistaja, huoltoliike), voit lisätä muita vastaanottajia ilmoituslistaan, jolloin kaikki saavat tiedon samanaikaisesti ilman erillistä välittämistä.

Toistuvat ilmoitukset

Jos tapahtuma toistuu säännöllisesti (esim. kuukausittainen palotarkastus, neljännesvuosittainen vesisäiliön puhdistus), voit asettaa toistuvat ilmoitukset. Järjestelmä muistuttaa automaattisesti uudelleen sovitun ajanjakson mukaisesti ilman, että tapahtumaa tarvitsee luoda jokaiselle kerralle uudestaan.

Lataa liitetiedosto kuva

Voit ladata kuvia (enintään 2) liitteisiin. Esimerkiksi sähkökatkoilmoitusta varten voit ottaa kuvan sähköyhtiön sähkökatkoilmoituksesta ja ladata sen, jolloin vuokralaiset näkevät alkuperäisen ilmoituksen ja tietosi ovat täydelliset. Kun olet valmis, napsauta Tallenna lisätäksesi.

Näytä ja tulosta kalenteri

Uusi tapahtuma ilmestyy kalenteriin ja oikealla olevaan tapahtumalistaan, jossa voi tarkastella tai muokata. Jos tarvitset tulostetun ilmoituksen (esim. rakennuksen ilmoitustaululle), napsauta Tulosta-painiketta tulostaaksesi kalenterin.