RentPackage Pagos a propietarios: la empresa de gestión de alquileres descuenta sus honorarios, paga el resto al propietario y guarda los depósitos por separado

Por qué usar los pagos a propietarios

Lo difícil de la gestión de alquileres no es cobrar la renta, sino repartirla después: qué parte son honorarios de gestión, qué parte va al propietario y qué depósitos no se pueden tocar. Con Excel, cada mes hay que descontar propiedad por propiedad los honorarios y las reparaciones, y comprobar que no se ha incluido ningún depósito. Y si el propietario pregunta por qué este mes recibe menos, toca volver a revisarlo todo.

• El importe disponible para pagar se calcula solo
  Tras descontar de la renta los honorarios de gestión y las reparaciones, el sistema calcula directamente cuánto se puede pagar al propietario esta vez. Ya no tiene que hacer la cuenta en Excel cada mes.
• Los depósitos nunca se pagan al propietario
  El depósito es dinero que en el futuro se devolverá al inquilino. El sistema excluye los depósitos y los anticipos del pago, así que no se envían al propietario.
• Si el propietario pregunta, la respuesta está en los detalles
  Cada pago tiene su detalle de retiros del propietario, que puede imprimir o enviarle. Los períodos que el inquilino aún debe aparecen en el período de cobro pendiente.

Qué es la cuenta fiduciaria del propietario

La empresa de gestión lleva para cada propietario una cuenta llamada [Cuenta fiduciaria del propietario]. La renta que pagan los inquilinos entra primero aquí, de aquí se descuentan los honorarios de gestión y las reparaciones, y el saldo restante se paga al propietario. En esta cuenta entran:

• la renta pagada por los inquilinos
• los depósitos cuyo depositario es la cuenta en poder de la agencia
• el dinero que el propietario ingresa por adelantado (aportación del propietario)
• el saldo que ya existía antes de usar el sistema (saldo inicial)

Por eso, el saldo de la cuenta fiduciaria que ve en pantalla se compone así:

Los depósitos que guarda el propio propietario o que están en una cuenta de terceros no están en la cuenta fiduciaria del propietario y no se suman a este saldo.

Depositar en cuenta fiduciaria: la empresa de gestión no tiene que adelantar las reparaciones

Si el saldo de la cuenta fiduciaria no alcanza para pagar una reparación o una limpieza, el propietario puede ingresar dinero por adelantado y la empresa de gestión no tiene que adelantarlo. Vaya a [Gestión contable] > [Contabilidad del propietario], haga clic en [＋] arriba a la derecha (Agregar factura de propietario), elija [Depositar en cuenta fiduciaria], seleccione la propiedad, introduzca el importe y el método de pago y guarde. El importe se suma al saldo de la cuenta fiduciaria del propietario.

Pagar al propietario

1. Vaya a [Gestión contable] > [Contabilidad del propietario] > [Cuenta fiduciaria del propietario] > [Sin conciliar] y elija el propietario en gestión al que quiere pagar.
2. Haga clic en [Detalles] para ver el detalle del pago: arriba, el importe total actual de la cuenta fiduciaria; en el centro, cada partida del importe disponible para pagar; abajo, el período de cobro pendiente (rentas que los inquilinos aún deben).
3. Marque las propiedades que va a pagar. El [Importe disponible para pagar al propietario] se puede modificar directamente: por ejemplo, si quiere reservar dinero para una reparación próxima, pague solo una parte. El resto se queda en la cuenta fiduciaria y se paga la próxima vez.
4. [Depósito y anticipos] solo muestra el importe; no se incluye en el pago.
5. Revise la [Fecha de pago] (por defecto, hoy) y el método de pago, marque [Enviar el detalle del pago al propietario] si lo necesita y haga clic en [Pagar a la cuenta personal del propietario].

Ver, modificar y anular pagos

Los pagos realizados están en la pestaña [Conciliado], con la fecha y el importe de cada uno. Haga clic en [Detalles] a la derecha para abrir el [Detalle de retiros del propietario], que muestra cómo se calculó ese pago y se puede imprimir o enviar al propietario.

• Para corregir el importe: haga clic en [⋯] > [Modificar pago] y escriba directamente el importe correcto, sin borrar todo y volver a empezar.
• Para rehacerlo entero: haga clic en [⋯] > [Anular el registro de pago]. El dinero vuelve a la cuenta fiduciaria del propietario y podrá pagarlo de nuevo.

Depósito de gestión de alquileres: quién custodia el depósito y cómo se transfiere

Vaya a [Gestión contable] > [Contabilidad del propietario] > [Depósito de gestión de alquileres] > [Depositario del depósito] y elija la propiedad: verá quién custodia ahora el depósito de cada contrato. Hay tres opciones:

• Cuenta en poder de la agencia: el depósito está en la cuenta fiduciaria del propietario que lleva la empresa de gestión.
• Cuenta del propietario: el propietario guarda el depósito él mismo.
• Cuenta de terceros: el depósito está en una cuenta a nombre del inquilino o en un organismo de custodia; ni la empresa de gestión ni el propietario lo tienen.

Si el propietario quiere guardar él mismo el depósito, haga clic en [＋] arriba a la derecha (Agregar factura de propietario), elija [Depósito transferido a la cuenta de tenencia del propietario], seleccione la propiedad, marque el depósito que va a transferir e indique la fecha de la transferencia. Para que vuelva a custodiarlo la empresa de gestión, elija [Depósito transferido a la cuenta fiduciaria del propietario]. Cada transferencia queda en la pestaña [Registro de transferencias], así que cuando el inquilino deje la vivienda sabrá exactamente quién tiene el depósito que hay que devolver.

Saldo inicial: traer el saldo de antes de usar el sistema

Si antes de empezar con RentPackage la cuenta fiduciaria del propietario ya tenía dinero sin pagarle (por ejemplo, registrado en Excel o en otro sistema), al añadir la propiedad en gestión introduzca la fecha del saldo inicial y el importe en [Configuración contable] > [Configuración del saldo inicial]. Así el sistema empieza a calcular desde el saldo correcto. Un importe negativo significa que la empresa de gestión adelantó dinero por el propietario.

El propietario consulta sus cuentas en línea

Al iniciar sesión en RentPackage, el propietario ve en [Contabilidad del propietario] el importe de cada pago y, con un clic en [Detalles], el detalle de retiros del propietario, sin esperar a que la empresa de gestión le prepare la información.

Visión contable: cómo se registran los pagos a propietarios

La cuenta fiduciaria del propietario es una cuenta de activo, parecida a un depósito bancario. La aportación del propietario y el saldo inicial aumentan a la vez la cuenta fiduciaria y el patrimonio del propietario. Al pagar al propietario, su patrimonio disminuye (retiro del propietario) y el dinero sale al mismo tiempo de la cuenta fiduciaria; por eso el dinero pagado no es un gasto de la empresa de gestión.

Los depósitos de la cuenta del propietario se registran en una cuenta bancaria exclusiva para depósitos, separada del dinero pagado, para que no se mezclen.

Resumen

Si sigue con Excel, el mes que viene volverá a descontar los honorarios propiedad por propiedad, comprobar que no se ha colado ningún depósito y revisar todo cuando el propietario pregunte. Con las propiedades en gestión configuradas en RentPackage, cada mes solo tiene que marcar las propiedades y registrar el pago: el importe disponible, la exclusión de los depósitos y el detalle de retiros del propietario los resuelve el sistema.

Empiece con un solo propietario: abra [Detalles] en [Contabilidad del propietario] y compruebe si el importe disponible que calcula el sistema coincide con su Excel.

Artículos relacionados

• RentPackage Añadir propiedad en gestión: desde crear la propiedad y el propietario hasta el saldo inicial y la firma en línea, todo de una vez：Al añadir una propiedad en gestión se configuran el propietario, los honorarios de gestión y el saldo inicial, para que los pagos al propietario partan de la base correcta.
• Descripción de la función de saldo inicial：Cómo rellenar el saldo inicial y qué significa un importe negativo, explicado con más detalle.
• Guía de configuración de los honorarios de gestión para empresas de gestión de alquileres：Los honorarios de gestión se generan automáticamente en cada período de facturación de la renta y se descuentan directamente de la renta al pagar al propietario.