ভাড়াটিয়াদের বিজ্ঞপ্তির জন্য ক্যালেন্ডার শিডিউল অ্যাপয়েন্টমেন্ট কিভাবে ব্যবহার করবেন: পাওয়ার আউটেজ বিজ্ঞপ্তির উদাহরণ হিসাবে
দ্রুত লিঙ্কসমূহ
ক্যালেন্ডার কি?
ধরুন বিদ্যুৎ কোম্পানি আপনাকে জানিয়েছে যে, ১৫ দিনের মধ্যে লাইন মেরামতের কারণে বিদ্যুৎ থাকবে না। আপনি ব্যস্ত থাকার কারণে তাৎক্ষণিকভাবে এই বিজ্ঞপ্তি মনোযোগ দিতে পারেননি এবং ১৫ দিন পরে এটি ভাড়াটিয়াদের স্মরণ করানোর বিষয়েও ভুলে যেতে পারেন। ক্যালেন্ডার ব্যবহার করে আপনি বিজ্ঞপ্তি পাওয়ার সময় একটি ইভেন্ট তৈরি করতে পারেন, সেট আপ করে দিতে পারেন নির্দিষ্ট দিন ও সময়, এবং সিস্টেম নিজে থেকেই ভাড়াটিয়াদের জানিয়ে দেবে, ফলে আপনাকে মনের মধ্যে রাখতে হবে না কিংবা প্রত্যেককে আলাদাভাবে কল বা বার্তা পাঠাতে হবে না। পানি বন্ধ থাকা, অগ্নি নিরাপত্তা পরীক্ষা, বাসা খালি করার পরিদর্শন ইত্যাদি ক্ষেত্রেও একই পদ্ধতি প্রযোজ্য।
ক্যালেন্ডার কিভাবে খুলবেন
স্ক্রিনের ডান উপর কোণের ক্যালেন্ডার আইকনে (নীচে লাল ফ্রেমে দেখানো) ক্লিক করলে আপনি ক্যালেন্ডার পৃষ্ঠায় প্রবেশ করবেন।
ক্যালেন্ডার মাস, সপ্তাহ, দিন এই তিনভাবে দেখা করা যায় এবং বাম-ডান তীর চিহ্নের সাহায্যে মাস পরিবর্তন করা যায়। স্ক্রিনের ডান পাশে মাসের সব ইভেন্ট তারিখ অনুযায়ী দেখানো হয়, যাতে শীঘ্রই সমাধানযোগ্য আইটেমগুলি আপনি এক নজরে দেখেতে পারেন।
কিভাবে নতুন ইভেন্ট যোগ করবেন
ডান উপর কোণের নতুন ক্যালেন্ডার যোগ বাটনে ক্লিক করুন অথবা ক্যালেন্ডারের তারিখে ক্লিক করার পর নতুন উইন্ডো খুলবে (নীচে দেখানো হয়েছে)।
শিরোনাম বাধ্যতামূলক ক্ষেত্র, অনুগ্রহ করে এই ইভেন্টের বিষয়বস্তু লিখুন, উদাহরণঃ ৭/২২ সকাল ৯ টা থেকে ১২ টা পর্যন্ত লাইন মেরামতের কারণে বিদ্যুৎ থাকবে না। শিরোনামটি ক্যালেন্ডারে প্রদর্শিত হবে এবং এটি বিজ্ঞপ্তির অংশ হিসেবে ভাড়াটিদের পাঠানো হবে, তাই সময় এবং কারণ স্পষ্টভাবে লিখার পরামর্শ দেওয়া হয়, যাতে ভাড়াটিরাও পেয়ে সহজে বুঝতে পারেন এবং আপনাকে আবার জিজ্ঞাসা করতে হয় না।
এই ইভেন্টটি ভাড়াটিদের জন্য প্রকাশ করবেন কিনা
প্রপার্টি ব্লকে, আপনি নির্ধারণ করতে পারেন যে এই ইভেন্টটি প্রকাশিত হবে কিনা:
- প্রকাশ করুন: নির্বাচিত সম্পত্তি (বা কক্ষ) এর ভাড়াটিয়ারা ভাড়াটিয়া পোর্টালে এই সময়সূচি দেখতে এবং বিজ্ঞপ্তি পেতে পারেন। যেসব বিষয় যেমন বিদ্যুৎ বিভ্রাটের বিজ্ঞপ্তি যা ভাড়াটিয়াদের জানাতে হবে, তা প্রকাশ করুন, এবং সিস্টেম আপনার হয়ে সমস্ত প্রভাবিত ভাড়াটিয়াদের নোটিফাই করবে।
- গোপন: শুধুমাত্র ম্যানেজমেন্ট পোর্টালে দেখা যাবে, অভ্যন্তরীণ কার্যক্রমের জন্য যেমন মেরামত সরবরাহকারীদের ব্যাবস্থা করা, অভ্যন্তরীণ অডিট।
এরপর, এই সময়সূচির জন্য প্রপার্টি নাম এবং কক্ষের নাম নির্বাচন করুন। বিদ্যুৎ বিচ্ছিন্নতার ক্ষেত্রে, সাধারণত পুরো ভবন প্রভাবিত হয়, শুধুমাত্র প্রপার্টি নির্বাচন করলেই হবে; যদি এটি নির্দিষ্ট কক্ষকে প্রভাবিত করে (যেমন একটি কক্ষের পানির পাইপ মেরামত), তারপর কক্ষ নির্বাচন করুন এবং শুধুমাত্র সেই কক্ষের ভাড়াটিয়াদের বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হবে।
তারিখ এবং বিজ্ঞপ্তি পদ্ধতি সেট করুন
তারিখ একটি প্রয়োজনীয় ফিল্ড, অনুগ্রহ করে বিষয়টির ঘটনার তারিখ এবং সময় নির্বাচন করুন। বিদ্যুৎ বিভ্রাট বিজ্ঞপ্তির ক্ষেত্রে, 15 দিন পরের তারিখ পূরণ করুন।
বিজ্ঞপ্তি পদ্ধতিতে তিনটি অপশন রয়েছে, সিস্টেম আপনার পছন্দ অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাবে, সেটআপ সম্পন্ন হলে আপনি এটি আর মনে রাখার প্রয়োজন নেই:
- নির্দিষ্ট সময়ে নোটিফাই করুন: ড্রপডাউন থেকে বিজ্ঞপ্তির সময় নির্বাচন করা যাবে (যেমন সেদিনই), নির্দিষ্ট সময়ে সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাবে। বিদ্যুৎ বিভ্রাটের ক্ষেত্রে, সেদিনের জন্য নির্বাচন করুন, ভাড়াটিয়া যখন পাবে তখন সবচেয়ে ভালভাবে মনে থাকবে, অত্যন্ত আগে পাঠালে ভুলে যেতে পারে।
- তাৎক্ষণিকভাবে বিজ্ঞপ্তি পাঠান: সংরক্ষণ করার পর সিস্টেম তাৎক্ষণিকভাবে বিজ্ঞপ্তি পাঠাবে, এমন বিষয়ে যা ভাড়াটিয়ারা আগে জানুক এবং প্রস্তুতি নিক, যেমন 15 দিন আগেই বিদ্যুৎ বিচ্ছিন্নতার পরিকল্পনা জানানো।
- না জানানোর জন্য: শুধুমাত্র ক্যালেন্ডারে লিপিবদ্ধ হবে, কোনো বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হবে না।
অন্যান্য প্রাপকদের জানানো
এই ইভেন্টটি ভাড়াটিয়া এবং প্রশাসনিক সদস্যদের ছাড়াও অন্য ব্যক্তিদের (যেমন মালিক, মেরামতকারী) জানানো প্রয়োজন হলে, অন্যান্য প্রাপকদের বিজ্ঞপ্তি চালু করতে এবং তাদের প্রাপকদের তালিকায় যোগ করতে পারেন, যাতে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিরা বার্তা একসাথে পায়, আলাদা করে ফরওয়ার্ড করতে হবে না।
পর্যায়ক্রমিক বিজ্ঞপ্তি
এই ইভেন্টটি নিয়মিত ঘটলে (যেমন মাসিক ফায়ার সেফটি পরীক্ষা, ত্রৈমাসিক পানির ট্যাংক পরিষ্কার), পর্যায়ক্রমিক বিজ্ঞপ্তি চালু করুন যাতে একবার সেট করার পর সিস্টেমটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পর্যায়ক্রম অনুযায়ী মনে করিয়ে দেবে, প্রতিবার নতুন করে ইভেন্ট তৈরি করতে হবে না।
সংযুক্তি হিসেবে ছবি আপলোড
আপনি সংযুক্তি ব্লকে ছবি আপলোড করতে পারেন (সর্বাধিক ২টি)। বিদ্যুৎ-বিচ্ছিন্ন বিজ্ঞপ্তির উদাহরণ হিসেবে, আপনি বিদ্যুৎ কোম্পানীর বিদ্যুৎ-বিচ্ছিন্ন বিজ্ঞপ্তিটি সরাসরি ছবি তুলে আপলোড করতে পারেন, যাতে ভাড়াটিয়াদের বিজ্ঞপ্তি পাওয়ার সময় অরিজিনাল নোটিস দেখতে পারে, সম্পূর্ণ তথ্য সহ, এবং আপনার জন্য পুনরায় টাইপ করার সময় সেভ হয়। সেটিংস সম্পন্ন করার পর, সংরক্ষণ ক্লিক করে নতুন সংযোজন সম্পন্ন করুন।
ক্যালেন্ডার দেখুন এবং প্রিন্ট করুন
নতুন যোগ করা ইভেন্ট ক্যালেন্ডারে এবং ডান দিকের ইভেন্ট তালিকায় প্রদর্শিত হবে, ক্লিক করে দেখতে বা সম্পাদনা করতে পারেন। যদি পোস্টার হিসাবে মুদ্রণ প্রয়োজন হয় (যেমন ভবনের নোটিস বোর্ডে টাঙাতে), বর্তমান ক্যালেন্ডার ভিউ মুদ্রণের বোতাম ক্লিক করে সরাসরি মুদ্রণ করুন।