RentPackage মালিককে বিতরণ: এজেন্ট ব্যবস্থাপনা কোম্পানি ব্যবস্থাপনা ফি কেটে মালিককে টাকা দেয়, জামানত আলাদা থাকে, হিসাব মেশে না

কেন মালিককে বিতরণ ফিচার ব্যবহার করবেন

এজেন্ট ব্যবস্থাপনায় ঝামেলা শুধু ভাড়া আদায় করা নয়, আদায়ের পর ঠিকমতো ভাগ করা: কতটা ব্যবস্থাপনা ফি, কতটা মালিককে পাঠাতে হবে, আর কোন জামানতে হাত দেওয়া যাবে না। Excel-এ প্রতি মাসে একটা একটা সম্পত্তির ব্যবস্থাপনা ফি ও মেরামত খরচ কাটতে হয়, তারপর দেখতে হয় জামানত ভুল করে যোগ হয়ে যায়নি তো; আর মালিক যখন জিজ্ঞেস করেন এ মাসে টাকা কম কেন, তখন আবার পুরোনো রেকর্ড ঘাঁটতে হয়।

• বিতরণযোগ্য পরিমাণ নিজে থেকেই হিসাব হয়
  ভাড়া থেকে ব্যবস্থাপনা ফি ও মেরামত খরচ কাটার পর সিস্টেম সরাসরি দেখায় এবার মালিককে কত টাকা পাঠানো যাবে; প্রতি মাসে Excel-এ নিজে হিসাব করতে হয় না।
• জামানত মালিককে বিতরণ হয় না
  জামানত হলো সেই টাকা যা পরে ভাড়াটিয়াকে ফেরত দিতে হবে। সিস্টেম জামানত ও অগ্রিম প্রাপ্তিকে বিতরণের বাইরে রাখে, তাই সেগুলো মালিকের কাছে চলে যায় না।
• মালিক হিসাব জানতে চাইলে বিবরণ খুললেই উত্তর
  প্রতিটি বিতরণের জন্য মালিকের উত্তোলনের বিবরণ থাকে, যা প্রিন্ট করা বা মালিককে পাঠানো যায়; ভাড়াটিয়ার কোন কোন পিরিয়ড বাকি, তাও অনাদায়ী বিলিং পিরিয়ডে দেখা যায়।

মালিকের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট কী

এজেন্ট ব্যবস্থাপনা কোম্পানি প্রত্যেক মালিকের জন্য একটি অ্যাকাউন্ট দেখাশোনা করে, যার নাম [মালিকের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট]। ভাড়াটিয়ার দেওয়া ভাড়া প্রথমে এখানে আসে, ব্যবস্থাপনা ফি ও মেরামত খরচ এখান থেকে কাটা হয়, আর বাকি ব্যালান্স মালিককে বিতরণ করা হয়। ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে যে টাকা আসে:

• ভাড়াটিয়ার দেওয়া ভাড়া
• যে জামানতের জামানত সংরক্ষণকারী পক্ষ এজেন্টের অধীনে রাখা অ্যাকাউন্ট
• মালিকের আগে থেকে জমা দেওয়া টাকা (মালিকের জমা)
• সিস্টেম ব্যবহারের আগে থেকে থাকা ব্যালান্স (হিসাব শুরু)

তাই স্ক্রিনে দেখানো ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টের ব্যালান্স এভাবে গঠিত:

যে জামানত মালিক নিজে রাখেন বা তৃতীয় পক্ষের অ্যাকাউন্টে জমা আছে, তা মালিকের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে থাকে না এবং এই ব্যালান্সে গোনা হয় না।

মালিক ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে জমা: মেরামতের খরচ এজেন্ট ব্যবস্থাপনা কোম্পানিকে আগাম দিতে হয় না

ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টের ব্যালান্স মেরামত বা পরিষ্কারের খরচ মেটাতে যথেষ্ট না হলে মালিককে আগে কিছু টাকা পাঠাতে বলতে পারেন, যাতে কোম্পানিকে নিজের পকেট থেকে দিতে না হয়। [হিসাব ব্যবস্থাপনা] > [সম্পত্তির মালিকের হিসাবরক্ষণ]-এ যান, ওপরে ডান দিকের [＋] (মালিকের বিল যোগ করুন) ক্লিক করুন, [মালিক ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে জমা] বেছে নিন, সম্পত্তি বাছাই করে পরিমাণ ও পেমেন্ট পদ্ধতি লিখে সংরক্ষণ করুন; এই টাকা মালিকের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টের ব্যালান্সে যোগ হবে।

মালিককে বিতরণ

1. [হিসাব ব্যবস্থাপনা] > [সম্পত্তির মালিকের হিসাবরক্ষণ] > [মালিকের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট] > [রিকনসাইল করা হয়নি]-এ গিয়ে যে মালিককে বিতরণ করবেন তাঁকে বেছে নিন।
2. [বিবরণ] ক্লিক করে বিতরণের বিবরণ দেখুন: সবার ওপরে ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টের বর্তমান মোট পরিমাণ, মাঝখানে বিতরণযোগ্য পরিমাণের প্রতিটি এন্ট্রি, আর সবার নিচে অনাদায়ী বিলিং পিরিয়ড (ভাড়াটিয়ার বাকি ভাড়া)।
3. যে সম্পত্তিগুলো বিতরণ করবেন সেগুলো টিক দিন। [বিতরণযোগ্য পরিমাণ] সরাসরি বদলানো যায়; যেমন সামনের মেরামতের খরচের জন্য কিছু টাকা রেখে দিতে চাইলে শুধু একটা অংশ বিতরণ করুন, বাকিটা ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে থাকবে এবং পরের বার বিতরণ করা যাবে।
4. [জামানত ও অগ্রিম প্রাপ্তি] শুধু পরিমাণ দেখায়, এটি বিতরণে যুক্ত হয় না।
5. [বিতরণের তারিখ] (ডিফল্ট আজ) ও পেমেন্ট পদ্ধতি দেখে নিন, দরকার হলে [মালিককে বিতরণের বিবরণ পাঠান] টিক দিন, তারপর [মালিকের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে বিতরণ] ক্লিক করুন।

বিতরণ দেখা, সম্পাদনা ও বাতিল

সম্পন্ন বিতরণগুলো [রিকনসাইলড] ট্যাবে থাকে, সেখানে প্রতিটি বিতরণের তারিখ ও পরিমাণ দেখা যায়। ডান দিকের [বিবরণ] ক্লিক করলে [মালিকের উত্তোলনের বিবরণ] খোলে, যেখানে এই বিতরণের হিসাব ধাপে ধাপে দেখানো থাকে; এটি প্রিন্ট করা বা মালিককে পাঠানো যায়।

• পরিমাণ ঠিক করতে হলে: [⋯] > [বিতরণ সম্পাদনা করুন] ক্লিক করে সঠিক পরিমাণ লিখুন; পুরো এন্ট্রি মুছে নতুন করে করতে হয় না।
• পুরোটা নতুন করে করতে হলে: [⋯] > [বিতরণ বাতিল করুন] ক্লিক করুন; টাকা মালিকের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে ফিরে আসবে, তারপর আবার বিতরণ করুন।

এজেন্ট ব্যবস্থাপনা জামানত: জামানত কার কাছে, কীভাবে স্থানান্তর করবেন

[হিসাব ব্যবস্থাপনা] > [সম্পত্তির মালিকের হিসাবরক্ষণ] > [এজেন্ট ব্যবস্থাপনা জামানত] > [জামানত সংরক্ষণকারী পক্ষ]-এ গিয়ে সম্পত্তি বেছে নিলে দেখা যায় প্রতিটি ভাড়া চুক্তির জামানত এখন কার কাছে আছে। মোট তিন ধরন:

• এজেন্টের অধীনে রাখা অ্যাকাউন্ট: জামানত এজেন্ট ব্যবস্থাপনা কোম্পানির কাছে, মালিকের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে থাকে।
• মালিকের অধীনে রাখা অ্যাকাউন্ট: জামানত মালিক নিজে রাখেন।
• তৃতীয় পক্ষের অ্যাকাউন্ট: জামানত ভাড়াটিয়ার নামে খোলা বিশেষ অ্যাকাউন্টে বা কোনো সংরক্ষণকারী প্রতিষ্ঠানে জমা থাকে; কোম্পানি বা মালিক কেউই তা রাখেন না।

মালিক নিজে জামানত রাখতে চাইলে ওপরে ডান দিকের [＋] (মালিকের বিল যোগ করুন) ক্লিক করুন, [জামানত মালিকানাধীন অ্যাকাউন্টে স্থানান্তরিত] বেছে নিন, সম্পত্তি বাছাই করে যে জামানত স্থানান্তর করবেন তা টিক দিন এবং স্থানান্তরের তারিখ লিখুন। জামানত আবার কোম্পানির কাছে রাখতে চাইলে [জামানত মালিকের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে স্থানান্তরিত] বেছে নিন। প্রতিটি স্থানান্তর [হস্তান্তর রেকর্ড] ট্যাবে লেখা থাকে, তাই ভাড়াটিয়া চলে যাওয়ার সময় জামানত ফেরত দিতে গেলে পরিষ্কার জানা যায় টাকা কার কাছে আছে।

হিসাব শুরু: সিস্টেম ব্যবহারের আগের ব্যালান্স যোগ করুন

RentPackage ব্যবহারের আগেই যদি মালিকের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টে এমন টাকা থাকে যা এখনও মালিককে পাঠানো হয়নি (যেমন আগে Excel বা অন্য সিস্টেমে লেখা), তাহলে এজেন্ট ব্যবস্থাপনা সম্পত্তি যোগ করার সময় [হিসাব সেটিংস] > [হিসাব শুরুর সেটিংস]-এ হিসাব শুরুর তারিখ ও পরিমাণ লিখুন; সিস্টেম সঠিক ব্যালান্স থেকে হিসাব শুরু করবে। পরিমাণ ঋণাত্মক হলে বোঝায় কোম্পানি মালিকের হয়ে আগে টাকা দিয়েছে।

মালিক নিজেই অনলাইনে হিসাব দেখেন

RentPackage-এ লগ ইন করে মালিক [সম্পত্তির মালিকের হিসাবরক্ষণ]-এ প্রতিটি বিতরণের পরিমাণ দেখতে পারেন, আর [বিবরণ] ক্লিক করে মালিকের উত্তোলনের বিবরণ দেখতে পারেন; কোম্পানির আলাদা করে তথ্য সাজিয়ে দেওয়ার জন্য অপেক্ষা করতে হয় না।

হিসাবরক্ষণের দৃষ্টিতে: মালিককে বিতরণ কীভাবে লেখা হয়

মালিকের ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট একটি সম্পদ হিসাব, ব্যাংক জমার মতো। মালিকের জমা ও হিসাব শুরুতে ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট ও মালিকানা স্বত্ব দুটোই বাড়ে; মালিককে বিতরণ করলে মালিকানা স্বত্ব কমে (মালিকের উত্তোলন) এবং একই সঙ্গে ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট থেকে টাকা বেরিয়ে যায়, তাই বিতরণ করা টাকা কোম্পানির খরচ নয়।

মালিকের অধীনে রাখা অ্যাকাউন্টের জামানত আলাদাভাবে জামানতের জন্য নির্দিষ্ট ব্যাংক হিসাবে লেখা হয়, বিতরণ করা টাকার থেকে আলাদা, তাই দুটো মিশে যায় না।

সারসংক্ষেপ

এখনকার মতো Excel-এ চালালে পরের মাসেও একটা একটা সম্পত্তির ব্যবস্থাপনা ফি কাটতে হবে, জামানত যোগ হয়নি কিনা দেখতে হবে, আর মালিক জিজ্ঞেস করলে আবার রেকর্ড ঘাঁটতে হবে। RentPackage-এ এজেন্ট ব্যবস্থাপনা সম্পত্তি সেট করার পর প্রতি মাসে শুধু সম্পত্তি টিক দিয়ে বিতরণ করুন; বিতরণযোগ্য পরিমাণ, জামানত বাদ রাখা আর মালিকের উত্তোলনের বিবরণ সব সিস্টেম সামলায়।

প্রথমে একজন মালিক বেছে নিন, [সম্পত্তির মালিকের হিসাবরক্ষণ]-এর [বিবরণ] খুলুন, আর দেখুন সিস্টেমের হিসাব করা বিতরণযোগ্য পরিমাণ আপনার Excel-এর সঙ্গে মেলে কিনা।

সম্পর্কিত নিবন্ধ

• RentPackage এজেন্ট ব্যবস্থাপনার সম্পত্তি যোগ করুন: সম্পত্তি ও মালিক তৈরি, হিসাব শুরু থেকে অনলাইন স্বাক্ষর পর্যন্ত একবারেই：এজেন্ট ব্যবস্থাপনা সম্পত্তি যোগ করার সময় মালিক, ব্যবস্থাপনা ফি ও হিসাব শুরু সেট করুন, তবেই মালিককে বিতরণ সঠিক জায়গা থেকে শুরু হবে।
• হিসাব শুরু ফিচারের বর্ণনা：হিসাব শুরুর পরিমাণ কীভাবে লিখবেন আর ঋণাত্মক সংখ্যার মানে কী, এই নিবন্ধে বিস্তারিত বলা আছে।
• এজেন্ট ব্যবস্থাপনা কোম্পানির ব্যবস্থাপনা ফি নির্ধারণ নির্দেশিকা：ব্যবস্থাপনা ফি প্রতিটি ভাড়ার বিলিং পিরিয়ডে নিজে থেকেই তৈরি হয় এবং বিতরণের সময় সরাসরি ভাড়া থেকে কাটা হয়।