RentPackage ভাড়াটিয়া বিলিং পিরিয়ড অপারেশন: কালেকশন চেকিং, আংশিক পেমেন্ট, মিটার রিডিং ও জামানত, দৈনন্দিন ভাড়া সংগ্রহ এই পৃষ্ঠায়

কেন ভাড়াটিয়া বিলিং পিরিয়ড ব্যবহার করবেন

Excel বা খাতায় ভাড়া তুললে প্রতি মাসে নিজেকেই বিল তৈরি করতে হয় আর কে দিয়েছে কে দেয়নি মিলিয়ে দেখতে হয়; ভাড়াটিয়া কিছু অংশ দিলে বাকিটা আলাদা লিখে রাখতে হয়; মিটার দেখে আবার ক্যালকুলেটরে বিদ্যুৎ বিল হিসাব করতে হয়।

• বিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়, প্রতি মাসে নতুন করে বানাতে হয় না
  চুক্তি যোগ করার সময় ভাড়া, জামানত ও ইউটিলিটি চার্জ সেট করলে সিস্টেম পুরো চুক্তির মেয়াদের পিরিয়ড তৈরি করে, আর প্রাপ্য তারিখ পেরোলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিলম্বিত চিহ্নিত করে।
• কম দেওয়া টাকা আদায় করতে ভুল হবে না
  ভাড়াটিয়া আংশিক দিলে প্রকৃত পরিমাণ দিয়ে প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করুন; সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে বকেয়া পরিশোধের পিরিয়ড তৈরি করে, এবং সেই বিল ভাড়াটিয়াকে পাঠানোও যায়।
• মিটার রিডিংয়ের পর পরিমাণ স্বয়ংক্রিয় হিসাব, বিজ্ঞপ্তিও স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো
  এই পিরিয়ডের রিডিং দিন, সিস্টেম আগের রিডিং ও ইউনিট মূল্য দিয়ে পরিমাণ হিসাব করে, তারপর পেমেন্ট বিজ্ঞপ্তি পাঠায়।

ভাড়াটিয়া বিলিং পিরিয়ড কি?

মুভ-ইন/চুক্তি সই করার পর, সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই ভাড়াটিয়ার জন্য সমস্ত বিলিং পিরিয়ড (ভাড়া, জামানত, ইউটিলিটি বিল) তৈরি করে। ভাড়াটিয়া বিলিং পিরিয়ড পৃষ্ঠাটি দৈনন্দিন বিল পরিচালনার টেবিল: ভাড়াটিয়াকে দেওয়া অর্থ এখানে চেক করা হয়, মিটার রিডিং, আংশিক পেমেন্ট মেক আপ এবং জামানত ও অ্যাডভান্স ব্যালেন্স এখানে দেখা যায়।

ভাড়ার দৈনন্দিন কাজ এখন মাত্র দুটি: টাকা আসলো, প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করুন; মিটার চেকিং, রিডিংস প্রবেশ করুন। অন্যান্য বিল তৈরী, পরিমাণ গণনা, বিলম্ব চিহ্নিতকরণ, বিজ্ঞপ্তি পাঠানো সবই সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন করে।

ইন্টারফেস ওভারভিউ: চারটি ট্যাব এবং একটি ফাংশন মেনু

বামপাশের প্রপার্টির তালিকায় যে কোনো কক্ষে ক্লিক করলেই প্রবেশ করুন। উপরিউক্ত চারটি ট্যাব বিলের স্ট্যাটাস ও প্রকার ভাগ করে: অমিলিত (এখনও যেসব বিলের টাকা আসেনি, দৈনন্দিন কাজের এলাকা), মিলিত (প্রাপ্তি হিসেবের ইতিহাস), জামানত ও অগ্রিম, নিয়মিত খরচ। ম্যানেজমেন্ট মোডে ভাড়াটিয়ার হিসাব এবং এজেন্সির হিসাব এর মধ্যে সুইচ করা যায়।

প্রত্যেক বিলে ডানদিকের আরও মেনু (তিনটি বিন্দু আইকন) হল সমস্ত কার্যকলাপের প্রবেশপথ: প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করুন, মওকুফ করুন, মিটার চেকিং, যোগ/সম্পাদনা, ভাড়া আদায় পিছিয়ে দিন, পেমেন্ট বিজ্ঞপ্তি ইত্যাদি, এই আর্টিকেলে সাধারণ যে কয়েকটি ব্যবহার হয় সেগুলি বিস্তারিত করা হয়েছে।

সাধারণ ব্যবহার

প্রাপ্তি সমন্বয়: প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করুন

ভাড়াটিয়া টাকা জমা দেওয়ার পর, রিকনসাইল করা হয়নি ট্যাবে সেই বিলটি খুঁজুন, আরও মেনুতে প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করুন ক্লিক করুন। একটি উইন্ডোতে প্রাপ্তির তারিখ, পেমেন্ট পদ্ধতি (নগদ, ট্রান্সফার ইত্যাদি) এবং পরিমাণ দেখাবে, পরিমাণ ডিফল্ট হবে সেই পিরিয়ডের প্রাপ্য সম্পূর্ণ পরিমাণ।

পরিমাণ সঠিক কিনা নিশ্চিত করার পর, প্রয়োজন অনুসারে মন্তব্য যোগ করুন, রসিদ প্রেরণ ভাড়াটিয়াকে নির্বাচন করুন এবং নিশ্চিত ক্লিক করে সমাপ্ত করুন। তখন সেই বিলটি রিকনসাইলড ট্যাবে সরানো হবে, বিলম্ব চিহ্ন অদৃশ্য হবে, ম্যানেজমেন্ট মোডে সেই পিরিয়ডের ব্যবস্থাপনা ফি এবং কমিশনও স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত হবে।

ভাড়াটিয়া কেবল আংশিক অর্থ প্রদান করেছে: আংশিক পেমেন্ট এবং বকেয়া পরিশোধের পিরিয়ড

প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করুন উইন্ডোতে, যদি প্রবেশিত পরিমাণ মোট প্রাপ্যতা থেকে কম হয়, সিস্টেম বণ্টন স্ক্রীন প্রকাশ করবে: প্রাপ্ত পরিমাণ বিভিন্ন খরচে বণ্টিত করবে, অবশিষ্ট পার্থক্যের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি পরিশোধিত বিলিং পিরিয়ড তৈরি করবে এবং পরিশোধের প্রাপ্যতার তারিখ সেট করা যাবে। প্রেরণের সময় রসিদ ও পরিশোধিত বিলিং প্রেরণের জন্য ভাড়াটিয়াকে চেকবক্স চেক করা যাবে।

মিটার রিডিং: রিডিং প্রবেশ করুন, পরিমাণ স্বয়ংক্রিয় গণনা

মিটার রিডিং-এর ফি মিটার সম্পূর্ণ করার আগে 'মিটার বাকি' হিসাবে চিহ্নিত হবে। আরও মেনুতে ক্লিক করে মিটার রিডিং প্রবেশ করুন, পূর্বের রিডিং ও ইউনিট প্রাইস নির্দেশ করে ব্যবহারের পরিমাণ ও মূল্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করবে (যেমন পূর্বের রিডিং ১০০০, প্রতি ইউনিট ৫ টাকা)। সংরক্ষণ করার পর প্রাপ্তি ওই বিল পিরিয়ডে সংযুক্ত হবে, পরিশোধ বিজ্ঞপ্তি এরপরে পাঠানো হবে। যদি গ্রীষ্মের বিদ্যুতের মূল্য বা স্টেপ ট্যারিফ থাকে, তবে প্রতি ইউনিটের মূল্য এখানে পরিবর্তন করা যাবে।

সামঞ্জস্যকৃত: ইতিহাসে পরিশোধ সমূহ স্পষ্টভাবে দেখুন

সামঞ্জস্যকৃত ট্যাবে সমাপ্ত বিল আছে, প্রতিটি স্টেটাসে বিলিং পিরিয়ড, বিস্তারিত, পেমেন্ট তারিখ এবং পরিমাণ প্রদর্শিত হয়, স্টেটাস একে পরিশোধিত হিসাবে চিহ্নিত করা হয়। কোন মাসে কত প্রাপ্ত হয়েছে বা কোন দিনে ভাড়াটিয়া পরিশোধ করেছে, এখানে সম্পূর্ণ রেকর্ড পাওয়া যাবে।

জামানত এবং প্রিপেমেন্ট: ভাড়াটিয়ার কাছে ঋণ, ব্যালেন্স যে কোনো সময় দেখুন

জামানত সেকশনটি এই লিজের জামানত রেকর্ড এবং বর্তমান ব্যালেন্স দেখায় এবং জামানত কাস্টডিয়ান চিহ্নিত করে (যেমন মালিক ট্রাস্ট অ্যাকাউন্ট), চেকআউট সেটেলমেন্টের সময় এখান থেকে কোন রিফান্ড করা হবে তা যাচাই করুন।

প্রিপেমেন্ট সেকশন ভাড়াটিয়ার পূর্ববর্তী আমানত বহন করে (যেমন পূর্বে বিদ্যুৎ বিল সংগ্রহ করা হয়েছে), পরবর্তীতে প্রতিটি পিরিয়ডের ইউটিলিটি বিল এই ব্যালেন্স থেকে বন্ধ করা হবে এবং চেকআউট-এর সময় বাকি পরিমাণ ফেরত দেওয়া হবে। 'নিউ বিল' এ ক্লিক করে একটি প্রিপেমেন্ট রেকর্ড তৈরি করা যাবে।

পর্যায়ক্রমিক খরচ: এই চুক্তিতে প্রতি পিরিয়ডে কোন টাকা নেওয়া হয়

পর্যায়ক্রমিক ফি ট্যাবে এই চুক্তির সব পর্যায়ক্রমিক বিলগ্রুপগুলো তালিকাভুক্ত করা আছে: নাম, সময়কাল, ফ্রিকোয়েন্সি, খরচের বিবরণ এবং পরিমাণ, এবং ভাড়ার সাথে বিলে অন্তর্ভুক্ত থাকলে বিশেষ ভাবে চিহ্নিত থাকে। পরিমাণ সমন্বয় করতে বা নতুন খরচ যোগ করতে (যেমন মাঝপথে ইন্টারনেট ফি শুরু করা), এখানে পর্যায়ক্রমিক ফি সম্পাদনা বা যোগ করুন, ভবিষ্যত বিল নতুন সেটিং অনুযায়ী তৈরি হবে।

মেনুতে অন্যান্য ফিচার

• মওকুফ: কোনো নির্দিষ্ট বিল রিলিফ করতে হলে, সেটি আর আদায়ের জন্য তালিকাভুক্ত হবে না।
• ভাড়া সংগ্রহ বিলম্বিত: ভাড়াটিয়ার সাথে বিলম্বিত পেমেন্টের চুক্তি হলে, ওই পিরিয়ডের রিসিভ করার তারিখ সমন্বয় করুন যাতে তা ভুলবশত ওভারডিউ না হয়।
• পেমেন্ট বিজ্ঞপ্তি: সংশ্লিষ্ট বিলের পেমেন্ট বিজ্ঞপ্তি ভাড়াটিয়াকে ম্যানুয়ালি পাঠান, সিস্টেমের নির্ধারিত সময়সূচীর জন্য অপেক্ষা করার প্রয়োজন নেই।
• নতুন/সম্পাদনা করুন: এই বিলের বিষয়বস্তু সমন্বয় করুন, অথবা ডান উপরের কোণে নতুন বিল দিয়ে একটি অস্থায়ী ব্যয়ের বিল তৈরি করুন (যেমন মেরামতের খরচ ভাগাভাগি)।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

ভাড়াটিয়া আংশিক ভাড়া দিলে কী করবেন?

যথারীতি প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করুন, প্রকৃত প্রাপ্ত পরিমাণ লিখুন। সিস্টেমটি অর্থ বণ্টন পৃষ্ঠাটি খুলবে যাতে আপনি প্রাপ্ত অর্থটি বিভিন্ন আইটেমে বণ্টন করতে পারেন। পার্থক্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে এককালীন বিল তৈরি করবে এবং পরিশোধের তারিখ স্থাপন করতে দেবে এবং আপনি তফসিল বিল ভাড়াটিয়াকে পাঠানোর বিকল্প চিহ্নিত করতে পারেন। ম্যানুয়াল ভাগাভাগির প্রয়োজন নেই, অথবা পার্থক্য অনুসরণে কোনও ঘাটতি হবে না।

প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করার পরে, বিল কোথায় যায়?

এটি মিলিত ট্যাবে সরান, যা পুরোপুরি বিল সাইকেল, বিশদ, প্রাপ্তির তারিখ ও পরিমাণ সংরক্ষণ করে। অমিলিত ট্যাব কেবল সেই বিলগুলি প্রদর্শন করে যা এখনও প্রাপ্ত হয়নি, এর দৈনিক কাজের তালিকা হিসেবে কাজ করার উদ্দেশ্য এটাই: এটি খালি করুন, হিসাব নিকাশের কাজ সম্পন্ন।

অমেলানো বিল ভাড়াটিয়াকে বিজ্ঞপ্তি পাঠাবে কি?

না, মিটার পাঠের বিল মিটার পাঠ এবং পরিমাণ নিশ্চিত না হওয়া পর্যন্ত কোনও নোটিস পাঠাবে না, যাতে ভাড়াটিয়া অসম্পূর্ণ পরিমাণের বিল না পায়; মিটার পাঠ শেষ করার পর সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাবে। তাই অমেলানো ট্যাগ দেখলে আগে মিটার পাঠ করুন।

ভাড়াটিয়া যদি কয়েক দিন পরে পরিশোধ করতে চায়, সেটা কি বিলম্ব হবে?

বিকল্প মেনুর মাধ্যমে গ্রহনের জন্য দেরী সেটিংটি ব্যবহার করে প্রাপ্তির দিন সমন্বয় করুন, বিলম্বের দিনগুলি নতুন প্রাপ্য তারিখ থেকে গণনা হবে, যা ভুলভাবে নির্ধারিত হবে না।

সারসংক্ষেপ

এখনকার মতো Excel বা খাতা ব্যবহার করলে আগামী মাসেও এক এক রুম ধরে দেখতে হবে কে দিয়েছে, কে কম দিয়েছে, মিটার দেখে নিজে বিদ্যুৎ বিল হিসাব করে বিল পাঠাতে হবে। RentPackage-এ চুক্তি সেট করার পর প্রতি মাসে শুধু টাকা এলে প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করবেন আর মিটার দেখার সময় হলে রিডিং দেবেন; বকেয়া পরিশোধের পিরিয়ড, বিদ্যুতের পরিমাণ আর পেমেন্ট বিজ্ঞপ্তি সিস্টেম সামলাবে।

একটি রুমের রিকনসাইল করা হয়নি ট্যাব খুলুন, এই মাসে পাওয়া একটি ভাড়া প্রাপ্ত হিসাবে চিহ্নিত করে দেখুন।

সম্পর্কিত নিবন্ধ

• RentPackage নতুন চুক্তি যুক্ত করুন: ভাড়ার মেয়াদ, জামানত ও ইউটিলিটি খরচ একবারেই নির্ধারণ, বিলিং পিরিয়ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি：চুক্তি সইয়ের সময় মেয়াদ, জামানত ও ইউটিলিটি চার্জ সেট করলে পিরিয়ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়।
• RentPackage LINE-এর মাধ্যমে ভাড়া পরিশোধের বিজ্ঞপ্তি: ভাড়াটিয়ার জন্য সংযোগের নির্দেশিকা এবং বাড়িওয়ালার জন্য স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারক সেটিং：ভাড়াটিয়া LINE যুক্ত করলে পেমেন্ট বিজ্ঞপ্তি LINE-এও পৌঁছায়।
• RentPackage লাভ-ক্ষতির বিবরণী: প্রতিটি সম্পত্তি ও প্রতিটি মালিকের ভাড়ার আয়-ব্যয়, কত লাভ হলো তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব：ভাড়াটিয়া বিলিং পিরিয়ডের ভাড়ার আয়-ব্যয় স্বয়ংক্রিয়ভাবে লাভ-ক্ষতির বিবরণীতে যায়, আলাদা হিসাব রাখতে হয় না।