কাস্টম বিজ্ঞপ্তি: ভাড়া প্রদানের অনুস্মারক, ভাড়ার চুক্তির মেয়াদ শেষ হওয়া, সঠিক সময়ে সঠিক ব্যক্তির কাছে প্রেরণ করবে।

কাস্টম বিজ্ঞপ্তি আপনার জন্য কি করতে পারে?

লিজ ব্যবস্থাপনায় অনেক বিষয় রয়েছে যেগুলিতে সময়মত বিজ্ঞপ্তি প্রয়োজন: চুক্তি মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে রিনিউয়ার নিয়ে আলোচনা করতে সহকর্মীদের মনে করিয়ে দেওয়া, ভাড়াটিয়াদের নোটিফাই করা; পলিসি মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে রিনিউ করার জন্য স্মরণ করানো; প্রতি বছর নির্দিষ্ট সময়ে রেন্ট অ্যাডজাস্টমেন্ট বিজ্ঞপ্তি পাঠানো। কাস্টম বিজ্ঞপ্তি এই কাজগুলোকে নিয়ম হিসেবে নির্দিষ্ট করে: কখন পাঠাবেন (ট্রিগার কন্ডিশন), কাকে পাঠাবেন (বিজ্ঞপ্তি সাবজেক্ট ও ফিল্টার কন্ডিশন), কি পাঠাবেন (ভ্যারিয়েবলের সাথে বিজ্ঞপ্তি কন্টেন্ট), একবার সেট করে নিন, এরপর সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি চুক্তির তারিখ নজরদারি করবে এবং সময়মতো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাবে।

কী গুরুত্বপূর্ণ হলো বিজ্ঞপ্তি কন্টেন্টটি প্রত্যেকের জন্য ব্যক্তিগতকৃত: কন্টেন্টে আছে ভ্যারিয়েবল (যেমন ভাড়াটিয়ার নাম, সম্পত্তির নাম, চুক্তির শুরু তারিখ), পাঠানোর সময় সিস্টেম প্রতিটি প্রাপক নিজস্ব চুক্তির তথ্য অনুযায়ী প্রতিস্থাপন করে। একটি নিয়ম শতজন ভাড়াটিয়ার জন্য পাঠানো হলে, প্রত্যেকে তাদের নাম, তাদের কক্ষ, তাদের তারিখ সহ মেসেজ পাবে, যেন হাত-লেখা, কিন্তু সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয়।

প্রবেশপথ: বামদিকের মেনু থেকে বিজ্ঞপ্তি ক্লিক করুন, কাস্টম বিজ্ঞপ্তি নিয়ম নির্বাচন করুন। তালিকায় আপনি দেখতে পাবেন বিল্ট-ইন সাধারণ নিয়ম (রিনিউয়ার অনুস্মারক, চলে যাওয়ার বিজ্ঞপ্তি, ইনস্যুরেন্স মেয়াদ শেষে অনুস্মারক, রেন্ট অ্যাডজাস্টমেন্ট অনুস্মারক ইত্যাদি), সরাসরি সক্ষম করে ব্যবহার করতে পারেন; ডানদিকের উপরের কোণায় নতুন ক্লিক করে নিজের নিয়ম তৈরি করতে পারেন।

কি করা যেতে পারে? পাঁচটি বাস্তব পরিস্থিতি

নীচে রয়েছে বিল্ট-ইন নিয়ম বা কয়েক মিনিটেই সেট করা সম্ভব নিয়ম:

নিয়ম তৈরি করার চারটি ধাপ

ধাপ ১: মৌলিক সেটআপ

সক্রিয় করার সুইচ চালু করুন, নিয়মের জন্য একটি চিনে নেওয়ার মতো নাম দিন এবং বিজ্ঞপ্তির প্রাপক নির্বাচন করুন: ভাড়াটিয়া (যাদের চুক্তি শর্ত পূরণ করে) বা কর্মচারী (শুধুমাত্র ওই সম্পত্তির সাথে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীদের কাছে পাঠানো হবে, যাতে অন্যান্য কর্মচারী অপ্রাসঙ্গিক বিজ্ঞপ্তি না পান)।

ধাপ ২: বিজ্ঞপ্তির শর্তাবলী

• ট্রিগারের ধরন: ইভেন্ট চালিত (চুক্তিতে উল্লেখিত তারিখে ভিত্তি করে সক্রিয়, সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত) বা নির্দিষ্ট চক্র (নিয়মিত পাঠানো)।
• ট্রিগার রেফারেন্স দিন: যে তারিখের ভিত্তি হবে তা নির্বাচন করুন: চুক্তির শুরুর তারিখ, লীজের শেষের তারিখ, বাসা খালি করার তারিখ, পলিসি শুরুর দিন, পলিসি শেষের দিন।
• সময় নির্ধারণ: একবার বা বার্ষিক বিজ্ঞপ্তি পাঠান (মাইলস্টোন ডেট হিসাবে প্রতি বছর একই দিনে, বার্ষিক ভাড়ার পরিবর্তনের জন্য উপযুক্ত এমন বিজ্ঞপ্তি)।
• পাঠানোর সময়: ইভেন্টের আগে (অগ্রিম বিজ্ঞপ্তি), ইভেন্টের পরে (পরে বিজ্ঞপ্তি) বা ইভেন্টের দিনে পাঠান, এবং বছর, মাস, দিনে অগ্রিম বা পরে কতদিন নির্ধারণ করুন।
• ফিল্টার শর্ত: যেকোন শর্তে এই নিয়ম প্রযোজ্য হবে তা আরও সীমাবদ্ধ করুন, যেমন কন্ট্র্যাক্ট স্ট্যাটাস সক্রিয় থাকা। একাধিক শর্ত যোগ করা যায়। শর্ত পূরণ না হলে চুক্তিগুলি বিজ্ঞপ্তি পাবে না।

ধাপ তিন: বিজ্ঞপ্তির বিষয়বস্তু

বিজ্ঞপ্তির শিরোনাম এবং বিষয়বস্তু লিখুন। বাম পাশে প্রাপ্য তথ্য ফিল্ডের তালিকা দেওয়া আছে (চুক্তি, সম্পত্তি ইত্যাদির উপর ভিত্তি করে), ফিল্ডে ক্লিক করলে একটি ভেরিয়েবল যুক্ত হবে (দুইটি বাঁকা বন্ধনীর মধ্যে থাকবে, যেমন ভাড়াটিয়ার নাম, সম্পত্তির নাম, চুক্তির শুরুর তারিখ), পাঠানোর সময় ভেরিয়েবলগুলি প্রত্যেক প্রাপক নিজের তথ্য দিয়ে পরিবর্তিত হবে। শিরোনাম এবং বিষয়বস্তুতে ভেরিয়েবল ব্যবহার করতে পারেন।

বিজ্ঞপ্তি রিপোর্ট: কিছু ফিল্ড নির্বাচন করুন, সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিজ্ঞপ্তির শেষে একটি টেবিল তৈরি করবে, এই ফিল্ডগুলির তথ্য সরবরাহ করবে যেমন সম্পত্তির নাম, কক্ষ, চুক্তি শুরুর তারিখের একটি সারি, যাতে প্রাপকদের বিষয়বস্তুতে তথ্য খুঁজে বের করতে না হয়।

ধাপ চার: প্রাকদর্শন ও সংরক্ষণ

প্রাকদর্শন পৃষ্ঠায় সম্পূর্ণ বিজ্ঞপ্তি: শিরোনাম, বিষয়বস্তু এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্পাদিত প্রতিবেদন টেবিল দেখা যায়। ভেরিয়েবল ডাবল কুড়ি ব্রেসেসে প্রদর্শিত হয়। সমস্ত কিছু ঠিক থাকলে সংরক্ষণে ক্লিক করুন।

সংরক্ষণের পর নিয়ম তালিকায় প্রদর্শিত হয়, স্ট্যাটাস 'সক্রিয়' থাকে। প্রতিটি নিয়মে ট্রিগার শর্ত সারাংশ, বিজ্ঞপ্তির প্রাপক ও স্ট্যাটাস দেখা যায়, যা কোনো সময় বন্ধ, সম্পাদনা বা মুছতে পারেন।

ভাড়াটিয়াদের পাঠানো বিজ্ঞপ্তির রেকর্ড অনুসন্ধান করুন

বিজ্ঞপ্তি পাঠানোর পর, আপনি যেকোনো সময় প্রতিটি বিজ্ঞপ্তির পাঠানোর অবস্থা পরীক্ষা করতে পারেন। বাম মেনুতে গিয়ে 'বিজ্ঞপ্তি'→'ভাড়াটিয়া বিজ্ঞপ্তির রেকর্ড' ক্লিক করুন।

পৃষ্ঠাটি সময় অনুযায়ী প্রতিটি পাঠানো বিজ্ঞপ্তি তালিকাভুক্ত করবে, এতে পাঠানোর সময়, ট্রিগার নিয়মের সারাংশ (ফ্রিকোয়েন্সি, গন্তব্য, শর্ত এবং নিয়মের অবস্থা), এবং বিজ্ঞপ্তির সাথে সংশ্লিষ্ট সম্পত্তি অবজেক্টের নাম, কক্ষ ইউনিটের নাম এবং ভাড়াটিয়া অন্তর্ভুক্ত থাকবে। 'ইমেইল কন্টেন্ট দেখুন' ক্লিক করলে ভাড়াটিয়া দ্বারা প্রাপ্ত ইমেইলের সম্পূর্ণ কন্টেন্ট দেখতে পারবেন।

যদি নথি বেশি থাকে, তাহলে দ্রুত নির্দিষ্ট সম্পত্তি বা ভাড়াটিয়াদের পাঠানোর রেকর্ড খুঁজে পাওয়ার জন্য উপরের '[ ফিল্টার ]' ব্যবহার করুন।

প্রেরিত মেইল কেমন লাগে? প্রত্যেকের নিজস্ব সংস্করণ পাওয়া যায়

নিয়ম ট্রিগার হলে, সিস্টেম প্রতিটি চুক্তি পরীক্ষা করে: তারিখ ও ফিল্টার শর্ত পূরণ করলে, সেই চুক্তির ডাটা দিয়ে সমস্ত ভেরিয়েবল পরিবর্তন করে, সংশ্লিষ্ট প্রাপকের কাছে প্রেরণ করে। অর্থাৎ, প্রাপক কে তার উপর নির্ভর করে মেইলের বিষয়বস্তু নির্ধারিত হয়।

উদাহরণস্বরূপ, 'ভাড়ার পাঁচ বছর পূর্তি ধন্যবাদ বিজ্ঞপ্তি' নামের কোন নিয়ম: ভাড়াটিয়া বিলির পাবে 'Hi, Billy, ধন্যবাদ আপনাকে Sunny Heights Apartment - Room 301 এ পাঁচ বছর ধরে ভাড়া নেওয়ার জন্য', অন্য একজন ভাড়াটিয়া পাবে তার নিজস্ব নাম, সম্পত্তি ও কক্ষ সহ। একটি নিয়ম, প্রতি ভাড়াটিয়ার জন্য একটি কাস্টম মেইল, এবং আপনি মাত্র একবার সেট আপ করেছেন।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

অন্তর্নির্মিত নিয়ম এবং নিজে তৈরী নিয়মের মধ্যে পার্থক্য কী?

মৌলিক পার্থক্য নেই। অন্তর্নির্মিত নিয়মগুলি হল সিস্টেমের দ্বারা আগে থেকেই নির্ধারিত সাধারণ পরিস্থিতি (নতুন চুক্তি অনুস্মরণ, বাসা খালি করার বিজ্ঞপ্তি, বীমার মেয়াদ শেষ, ভাড়ার সমন্বয় অনুস্মরণ), যা সরাসরি সক্রিয় করে ব্যবহার করা যায় এবং সম্পাদনাযোগ্য; নিজে তৈরী নিয়মগুলি শূন্য থেকে ট্রিগার শর্ত, প্রাপক এবং বিষয়বস্তু সমন্বিত করে, স্বাধীনতা সম্পূর্ণ সমান।

ইভেন্ট চালিত এবং নির্দিষ্ট চক্রের মধ্যে পার্থক্য কি?

ইভেন্ট চালিত প্রতিটি চুক্তির নিজস্ব তারিখের উপর ভিত্তি করে যেমন প্রতিটি ভাড়ার মেয়াদকালের 60 দিন আগে হয়, যা চুক্তির উপর নির্ভর করে। এটি লিজ বিজ্ঞপ্তিগুলির সবচেয়ে সাধারণ মোড। অপরদিকে, নির্দিষ্ট চক্র চুক্তির তারিখের সাথে না জড়িয়ে নিয়মিত প্রেরণ করে।

বিষয়বস্তুর দ্বিগুণ ক্রীড়া বন্ধনী ভ্যারিয়েবলগুলি কি?

এটি প্রেরণের সময় প্রতিস্থাপিত ডেটা প্লেসহোল্ডার গুলি। সিস্টেমে প্রতিটি প্রাপক নিজস্ব চুক্তির ডেটার উপর ভিত্তি করে প্রতিস্থাপন করা হয়: ভাড়াটিয়ার নামকে প্রাপকের নিজের নামে পরিবর্তন করা হয়, এবং অবজেক্ট ও তারিখকে সেই চুক্তির ডেটা দ্বারা প্রতিস্থাপিত করা হয়। তাই একই নিয়মের মাধ্যমে প্রেরিত সমস্ত মেইল প্রাপকের জন্য বিশেষভাবে তৈরি হয়।

প্রতিনিধি হিসাবে উল্লিখিত দরকার হলে সমস্ত কর্মচারীদের প্রেরণ হবে?

না, এটি শুধুমাত্র সংশ্লিষ্ট সম্পত্তিতে মনোনিবেশকারী কোনও কর্মচারীকে প্রেরণ করা হয়। যারা কোন সম্পত্তির জন্য দায়িত্বশীল তাদের কাছে সেই বিষয়ে বিজ্ঞপ্তি যাবে এবং অন্যরা বিরক্ত হবে না। মনোনিবেশকৃত সদস্যরা সম্পত্তির সেটিংসে পরিবর্তিত করতে পারেন।

নিয়ম সেট করার পরে কি পরিবর্তন করা যায়? আপাতত প্রেরণ না করতে চাওয়া হলে কি করব?

সব পরিবর্তন করা যায়। নিয়মের তালিকায় ফিরে এসে, প্রতিটি নিয়মের আরও মেনু ব্যবহার করে বিষয়বস্তু সংশোধন বা মুছে ফেলতে পারবেন; আপাতত প্রেরণ না করতে চাইলে স্ট্যাটাস নিষ্ক্রিয় করে দিন, সেটিংস সংরক্ষিত থাকবে এবং পরে যেকোনো সময় সক্রিয় করা যাবে।

ভাড়াটিয়া বলছে বিজ্ঞপ্তি পান নি, আমি কীভাবে নিশ্চিত করব?

'বিজ্ঞপ্তি'→'ভাড়াটিয়া বিজ্ঞপ্তি রেকর্ডে' যান এবং যাচাই করুন। রেকর্ডে সেই ভাড়াটিয়ার প্রতিটি বিজ্ঞপ্তির পাঠানোর সময় তালিকাভুক্ত। 'চিঠির বিষয়বস্তু দেখুন' ক্লিক করলে পাঠানো চিঠির পুরো কনটেন্ট দেখা যাবে। যদি রেকর্ডে পাঠানো দেখায়, ভাড়াটিয়াকে অনুরোধ করুন জাঙ্ক মেলের ফোল্ডার চেক করতে, অথবা ভাড়াটিয়ার তথ্যের ইমেল ঠিকানা ঠিক আছে কিনা যাচাই করতে।