Hogyan használjuk a naptárat bérlők értesítésére: Áramszünet értesítés példája

Mi az a naptár?

Tegyük fel, hogy az áramszolgáltató értesíti, hogy 15 nap múlva a vezetékek karbantartása miatt áramszünet lesz. Épp elfoglalt, amikor értesítést kap, és 15 nap múlva el is felejtheti figyelmeztetni a bérlőket. A naptár használatával egyszerűen megadhatja az eseményt a beérkezett értesítéskor a dátummal, és a rendszer automatikusan értesíti a bérlőket a megfelelő időpontban, így nem kell emlékeznie vagy mindenkivel külön-külön telefonálnia vagy üzenetet küldenie. Ugyanez az eljárás vonatkozik a vízszünetre, tűzvédelmi ellenőrzésekre, kilépési ellenőrzésekre stb.

Hogyan lehet megnyitni a naptárt

Kattintson a képernyő jobb felső sarkában található naptár ikonra (pirossal kiemelve az alábbi ábrán) a naptár oldal megnyitásához.

A naptár nézetet válthat havi, heti vagy napi nézetek között, és a nyilakkal lépkedhet a hónapok között. A képernyő jobb oldalán időrendi sorrendben látja a havi eseményeket, hogy könnyen áttekintse a közelgő teendőket.

Hogyan adjunk hozzá eseményt

Kattintson a jobb felső sarokban található új esemény naptár gombra, vagy kattintson a naptár dátumára az új ablak megnyitásához (lásd az alábbi ábrát).

A tárgy kötelező mező, kérjük, adja meg az esemény tartalmát, például: Július 22. 9-12 óráig áramkimaradás vezeték javítás miatt. A tárgy megjelenik a naptárban, és értesítésként kerül kiküldésre a bérlőknek, ezért javasolt az időpontot és az okot egyértelműen megadni, hogy a bérlők már elsőre megértsék, anélkül hogy visszakérdeznének.

Nyilvánossággá tegye ez az eseményt a bérlők számára?

Az ingatlan blokkon belül eldöntheti, hogy ez az esemény nyilvános-e:

• Nyilvános: A kiválasztott ingatlan (vagy szoba) bérlői láthatják a bérlői portálon ezt az eseményt, és értesítést kapnak róla. Az áramkimaradás értesítéshez hasonló, bérlőket érintő esetekben válassza a Nyilvánost, a rendszer értesíti az összes érintett bérlőt.
• Nem nyilvános: Csak a menedzsment láthatja, belső műveletekhez, például karbantartó cégek szervezése, belső audit, megfelelő.

Ezután válassza ki az eseményhez tartozó ingatlan és szoba nevét. Áramkimaradás esetén általában az egész épületet érinti, csak az ingatlant kell kiválasztani; ha csak egy adott szoba érintett (például egy szoba vízvezeték-javítás), akkor válassza ki a szobát is, és csak annak a szobának a bérlői kapnak értesítést.

Beállítás dátum és értesítési mód

A dátum kötelező mező, kérjük válassza ki az esemény dátumát és időpontját. Áramkimaradás értesítésnél írja be a 15 nap múlva esedékes kimaradás dátumát.

Az alábbi három értesítési mód áll rendelkezésre, a rendszer az Ön választása alapján automatikusan küld értesítést, így nem kell emlékeznie erre:

• Értesítés meghatározott időben: Az értesítés időpontját a legördülő menüből lehet kiválasztani (például aznap), ekkor a rendszer automatikusan elküldi. Áramszünet esetén például aznap érdemes elküldeni, amikor történik, mert így a bérlők jobban emlékeznek, és nem kapják meg túl korán.
• Értesítés azonnali küldése: Mentés után a rendszer azonnal küldi az értesítést, alkalmas olyan helyzetekre, amikor a bérlőknek előre kell tudniuk valamiről, például áramszüneti tervről 15 nappal előre.
• Nincs értesítés: Csak a naptárban rögzíti, értesítést nem küld.

Értesítés más címzetteknek

Ha az eseményről a bérlőkön és a menedzsment tagjain kívül másoknak is értesítést kell kapniuk (például tulajdonos, karbantartó), akkor aktiválható más címzettek értesítése, és az érintetteket az értesítési listára lehet felvenni, hogy ne kelljen külön továbbítani az üzenetet.

Ismétlődő értesítés

Ha az esemény rendszeresen ismétlődik (például havi tűzvédelmi ellenőrzés, negyedéves víztározó tisztítás), akkor az ismétlődő értesítést lehet aktiválni, így a rendszer automatikusan emlékeztet a beállított időszakokban, és nem kell minden alkalommal új eseményt létrehozni.

Melléklet képek feltöltése

Fényképeket tölthet fel a csatolmány részhez (maximum 2 darab). Például áramkimaradás értesítés esetén fényképezze le az áramellátó értesítését, és töltse fel, így a bérlők az eredeti értesítést láthatják. Beállítások elvégzése után kattintson a mentésre az új hozzáadás befejezéséhez.

Naptár megtekintése és nyomtatása

A befejezett események megjelennek a naptárban és a jobb oldali eseménylistán, kattintással megtekinthetők vagy szerkeszthetők. Ha papír értesítést szeretne kifüggeszteni (pl. épület faliújságjára), kattintson a nyomtatás gombra az aktuális naptár képernyő közvetlen nyomtatásához.