Bérlői egyedi értesítések: bérleti díj emlékeztetők, szerződés lejárata, a rendszer a megfelelő időben küldi a megfelelő személynek

Mit tud nyújtani Önnek az egyéni értesítés?

A bérleti menedzsment során számos and#225;„ amikor egyeseket értesíteni kell: bérleti szerződések lejártakor figyelmeztetni a kollégákat a szerződés megújítására, bérlők értesítése; biztosítási szerződés lejártakor figyelmeztetni a megújításra; évente egy adott időpontban bérleti díj emeléséről értesítést küldeni. Az egyéni értesítések segítségével ezek a feladatok szabályokba rendezhetők: mikor küldjön (indítófeltétel), kinek küldjön (értesítési személyek és szűrési feltételek), mit küldjön (változókat tartalmazó értesítési tartalom), egyszeri beállítás, a rendszer ezt követően automatikusan követi az egyes szerződések dátumát, és a megfelelő időpontban elvégzi az értesítések kiküldését.

A kulcs az, hogy az értesítések tartalma egyénenként személyre szabott: a tartalom változókat tartalmaz (például bérlő neve, tárgy neve, szerződés kezdete), a rendszer minden címzett saját szerződéses adataival helyettesíti azokat a kiküldéskor. Egy szabály száz bérlőnek küldhető, mindegyik személy a saját nevét, szobáját, dátumát látja a levélben, mintha egyenként kézzel írták volna, de teljesen automatizáltan.

Bejárat: Kattintson a bal oldali menüben az értesítésekre, válassza ki az egyéni értesítési szabályokat. A listában láthatók a rendszerben előre definiált gyakori szabályok (szerződés megújítási emlékeztetők, kiköltözési értesítések, biztosítás lejárati emlékeztetők, bérleti díj emelési emlékeztetők stb.), ezek közvetlenül aktiválhatók; az jobb felső sarokban található 'Új hozzáadása' gombra kattintva nyithat saját szabályt.

Mire használható? Öt valós forgatókönyv

Az alábbiakban mind beépített szabályok vagy percek alatt beállítható szabályok:

Szabály létrehozásának négy lépése

Első lépés: Alapbeállítások

Kapcsolja be az engedélyezést, adjon a szabálynak könnyen felismerhető nevet, majd válassza ki a címzetteket: Bérlők (az érintett szerződések bérlői) vagy Munkavállalók (csak az adott ingatlant figyelő kollégák, hogy elkerüljük a felesleges értesítéseket).

Második lépés: Értesítési feltételek

• Triggertípus: Eseményvezérelt (szerződés dátumán alapul, leggyakoribb) vagy fix időszakos (rendszeres küldés).
• Indítás alapdátuma: Válassza ki, melyik dátumra alapoz: szerződés kezdete, bérlet vége, kiköltözés napja, biztosítás kezdete, biztosítás vége.
• Időzítés: Egyszeri küldés vagy éves értesítés (alapdátum szerint, minden évben ugyanazon a napon, például éves bérleti díj módosításokhoz).
• Küldés időpontja: Indítás előtt (előzetes értesítés), indítás után (utánkövetés) vagy az esemény napján, és évek, hónapok, napok alapján állítsa be az előtte vagy utána lévő időt.
• Szűrőfeltételek: További korlátozások, mely szerződésekre vonatkozik a szabály, például szerződés állapota = érvényes. Több feltétel is megadható. A feltételeknek nem megfelelő szerződések nem kapnak értesítést.

3. lépés: Értesítési tartalom

Írja meg az értesítés címét és tartalmát. Bal oldalon található a rendelkezésre álló adatmezők listája (szerződések, ingatlanok stb. szerint). Kattintson egy mezőre, hogy beilleszthessen egy változót (dupla kapcsos zárójelben: például bérlő neve, ingatlan neve, szerződés kezdőnapja). A változók mind a címben, mind a szövegben használhatók.

Értesítési táblázat: Jelölje ki a mezőket, és a rendszer automatikusan létrehoz egy táblázatot az értesítés végén, összegezve az adatokat, például az ingatlan nevét, szobát, szerződés kezdőnapját, így a címzettnek nem kell az információkat a szövegben keresni.

4. lépés: Előnézet és mentés

Az előnézeti oldalon teljes értesítésképet láthat: cím, szöveg és az automatikusan létrehozott táblázat. Ellenőrizze, majd kattintson a mentésre.

Mentés után a szabály megjelenik a listában, státusza: aktív. A listában minden szabállyal látható a kiváltó feltételek összefoglalója, a címzettek és a státusz, amely bármikor letiltható, módosítható vagy törölhető.

Küldött értesítések naplójának megtekintése bérlőknek

Az értesítések kiküldése után bármikor visszatérhet, hogy ellenőrizze az egyes értesítések küldési státuszát. Kattintson a bal oldali menüben a [ Értesítések ] → [ Bérlői értesítések naplója ] lehetőségre.

Az oldal időrendi sorrendben jeleníti meg a kiküldött értesítéseket, beleértve a küldési időt, a kiváltó szabályok összefoglalóját (gyakoriság, célcsoport, feltételek és szabályállapot), valamint az adott értesítéshez tartozó ingatlan objektum nevét, egységet és bérlőt. Kattintson a [ Levél tartalmának megtekintése ] gombra, hogy kinyissa a bérlő által kapott levél teljes szövegét.

Ha sok a feljegyzés, használja a fent található [ Szűrő ] opciót a keresés szűkítésére, hogy gyorsan megtalálja a konkrét ingatlanokat vagy bérlők küldési rekordjait.

Milyen a kiküldött értesítés kinézete? Mindenki a saját verzióját kapja meg.

A szabály aktiválásakor a rendszer minden szerződést ellenőriz: ha az időpont és a szűrőfeltételek megfelelnek, az adott szerződés adatai helyettesítik a változókat, és a címzett megkapja. Vagyis a címzett személye határozza meg az értesítés tartalmát.

Például egy „Ötéves bérleti idő utáni köszönetnyilvánítás” szabály: Billy bérlő megkapja a következőt: „Szia, Billy, köszönjük, hogy már öt éve bérled a Sunny Heights Apartment - Room 301-et”, míg egy másik bérlő a saját nevét, ingatlanját és szobáját látja. Egy szabály, minden bérlő egyedi értesítést kap, és Ön csak egyszer állította be.

Gyakori kérdések

Miben különböznek a beépített és az egyéni szabályok?

Nincs lényegi különbség. A beépített szabályokat a rendszer előre beállította a gyakori helyzetekre (például megújítási emlékeztetők, kiköltözési értesítések, biztosítási lejárat, bérleti díj emelési emlékeztetők), azonnal használhatók vagy módosíthatók; az egyéni szabályoknál teljesen szabadon kombinálhatók a feltételek, a címzettek és a tartalom.

Miben különbözik az eseményvezérelt és a fix periódusú?

Az eseményvezérelt a szerződés saját dátumait veszi alapul, például a lejárat előtti 60 napot minden bérletnél, tehát a bérleti értesítések leggyakoribb módja. A fix periódusú pedig a szerződés dátumához nem kötött, rendszeres küldés.

Mik azok az ikerkacsacsőr variánsok a tartalomban?

Küldéskor kicserélt adatmező-helyőrzők. A rendszer minden címzett saját szerződésadatai alapján cseréli ki: a bérlő neve a címzett nevére, az ingatlan és a dátum az adott szerződés adataira. Így minden egyes levél a címzettnek szól.

Ha az értesítési célként alkalmazottakat választok, mindenkinek elküldi?

Nem, csak az ingatlant figyelő alkalmazottaknak küldi el. Mindenki az általa felügyelt ingatlan értesítéseit kapja meg, a nem érintett kollégák nem kapnak zavaró e-maileket. Az érdekeltek listája az ingatlan beállításainál módosítható.

Miután létrehoztam egy szabályt, módosíthatom még? Mi van, ha ideiglenesen le akarom állítani a küldést?

Minden lehetséges. Térjen vissza a szabálylistára, és az egyes szabályok menüjében módosíthatja vagy törölheti őket; ha ideiglenesen le kívánja állítani, kapcsolja ki a státuszt, így a beállítás megmarad, és bármikor újra engedélyezhető.

A bérlő azt mondja, hogy nem kapta meg az értesítést, hogyan ellenőrizhetem?

Lépjen az „Értesítések” → „Bérlői értesítések rekordja” menüpontba. A rekordokban megtalálja az adott bérlő minden értesítésének küldési idejét. Ha megnyomja a „Üzenet megtekintése” gombot, láthatja a ténylegesen elküldött üzenet teljes szövegét. Ha a rekordok szerint ténylegesen történt küldés, kérje meg a bérlőt, hogy ellenőrizze a levélszemét mappáját, vagy nézze meg, hogy helyes-e a bérlő adatai között szereplő e-mail cím.