RentPackage Thao tác kỳ thanh toán khách thuê: ghi nhận thu, thanh toán một phần, ghi chỉ số công tơ và tiền đặt cọc, thu tiền thuê hàng ngày đều trong trang này

Vì sao nên dùng kỳ thanh toán khách thuê

Thu tiền thuê bằng Excel hoặc sổ tay thì tháng nào cũng phải tự lập hóa đơn, đối chiếu ai đã trả, ai chưa trả. Khách thuê chỉ trả một phần thì phải ghi riêng phần còn thiếu. Ghi xong công tơ điện lại phải bấm máy tính để tính tiền điện.

• Hóa đơn tự động tạo, không phải lập lại mỗi tháng
  Khi thêm hợp đồng, thiết lập tiền thuê, tiền đặt cọc và phí điện nước, hệ thống sẽ tạo các kỳ thanh toán cho toàn bộ thời hạn thuê và tự động đánh dấu quá hạn khi qua ngày đến hạn.
• Phần trả thiếu không bị bỏ sót
  Khi khách thuê chỉ trả một phần, hãy đánh dấu đã thu theo số tiền thực nhận. Hệ thống tự động tạo kỳ thanh toán bổ sung và có thể gửi hóa đơn đó cho khách thuê.
• Ghi chỉ số xong tự tính tiền, tự gửi thông báo
  Nhập chỉ số kỳ này, hệ thống tính số tiền từ chỉ số kỳ trước và đơn giá, sau đó gửi thông báo thanh toán.

Kỳ thanh toán khách thuê là gì?

Sau khi hoàn tất Thêm hợp đồng mới, hệ thống đã tự động tạo tất cả kỳ thanh toán (tiền thuê, tiền cọc, tiền điện nước) cho khách thuê này. Trang kỳ thanh toán khách thuê là bảng điều khiển hàng ngày cho các hóa đơn này: khách thuê đã thanh toán tiền ở đây để ghi nhận, chỉ số công tơ ghi ở đây, thanh toán một phần thì xử lý bổ sung ở đây, số dư tiền cọc và tiền thu trước cũng kiểm tra ở đây.

Quản lý tiền thuê chỉ còn 2 bước: Tiền vào, đánh dấu đã thu; khi cần đo chỉ số, nhập số liệu. Các việc khác như tạo hoá đơn, tính số tiền, đánh dấu quá hạn, gửi thông báo đều tự động.

Tổng quan giao diện: Bốn thẻ và một menu chức năng

Nhấp vào bất kỳ phòng nào trong danh sách bất động sản bên trái để truy cập. Bốn thẻ phía trên chia trạng thái và loại hóa đơn: Chưa đối chiếu (hóa đơn chưa thu, khu vực công việc hàng ngày), Đã đối chiếu (đã thu, ghi chép lịch sử), Tiền đặt cọc và Tiền trả trước, Phí định kỳ. Trong chế độ quản lý còn có thể chuyển đổi giữa tài khoản khách thuê và tài khoản công ty môi giới.

Menu nhiều hơn bên phải mỗi hóa đơn (biểu tượng ba chấm) là nơi bạn thực hiện các thao tác: Đánh dấu đã thu, Miễn thu, Ghi chỉ số, Thêm/Chỉnh sửa, Trì hoãn thu, Thông báo thanh toán, v.v. Bài viết này giải thích một số thao tác thường dùng.

Thao tác thường dùng

Kiểm tra thu: Đánh dấu đã thu

Sau khi khách thuê thanh toán, tìm hóa đơn đó ở thẻ Chưa đối chiếu, nhấp Đánh dấu đã thu trong menu nhiều hơn. Cửa sổ hiện ra ngày thu, phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, v.v.) và số tiền với số tiền mặc định là tổng số phải thu kỳ đó.

Sau khi xác nhận số tiền đúng, có thể nhập ghi chú và chọn gửi biên lai cho khách thuê, nhấp xác nhận để hoàn tất kiểm tra thu. Hóa đơn này ngay lập tức chuyển sang thẻ Đã đối chiếu, dấu quá hạn biến mất; trong chế độ quản lý, phí quản lý và hoa hồng kỳ đó cũng tự động đánh dấu đã thu.

Khách thuê chỉ thanh toán một phần: Thanh toán một phần và bổ sung kỳ

Trong cửa sổ Đánh dấu đã thu, nếu số tiền nhập vào nhỏ hơn tổng số phải thu, hệ thống sẽ mở rộng màn hình phân bổ: phân bổ số tiền thực nhận vào từng mục phí, phần chênh lệch sẽ tự động tạo ra kỳ thanh toán bổ sung, và có thể thiết lập ngày đến hạn cho số phải thu bổ sung. Khi gửi, có thể chọn gửi biên lai và hóa đơn bổ sung cho khách thuê.

Ghi chỉ số: Nhập chỉ số, hệ thống tự động tính tiền

Chi phí ghi chỉ số sẽ được đánh dấu chưa ghi trước khi hoàn thành. Nhấp vào ghi chỉ số trong menu thêm, nhập chỉ số kỳ này, hệ thống tự động tính lượng tiêu thụ và số tiền dựa trên chỉ số kỳ trước và đơn giá (ví dụ, chỉ số kỳ trước 1000, mỗi đơn vị 5 đồng), sau khi lưu, số tiền sẽ được tính vào hóa đơn kỳ đó, thông báo thanh toán cũng sẽ được gửi đi. Nếu có giá điện mùa hè hoặc giá theo bậc, cũng có thể thay đổi chi phí mỗi đơn vị tại đây.

Đã đối chiếu: Lịch sử thu tiền rõ ràng

Hóa đơn đã hủy được đối chiếu nằm trong thẻ đã đối chiếu, mỗi mục hiển thị kỳ tính, chi tiết, ngày thu tiền và số tiền, trạng thái được đánh dấu là đã thanh toán. Muốn tra trong tháng đó thu được bao nhiêu, khách thuê nộp ngày nào, vào đây sẽ có hồ sơ đầy đủ.

Tiền đặt cọc và tiền tạm thu: Số tiền nợ khách thuê, số dư kiểm tra bất cứ lúc nào

Khu vực tiền đặt cọc hiển thị ghi chú tiền đặt cọc của hợp đồng thuê này và số dư hiện tại, và đánh dấu người giữ tiền đặt cọc (ví dụ, tài khoản ủy thác chủ nhà), khi thanh toán phòng thuê, số tiền hoàn trả sẽ được kiểm tra từ đây.

Khu vực tiền tạm thu ghi lại khoản tiền khách thuê gửi trước (ví dụ, tiền điện trả trước), sau đó các khoản chi phí nước điện từng kỳ sẽ được khấu trừ từ số dư này, khi thanh toán phòng thuê, số dư còn lại được hoàn trả. Nhấp vào thêm hóa đơn để tạo ghi chú tiền tạm thu.

Chi phí Định kỳ: Các khoản thu cho thuê này theo kỳ hạn nào

Tab Chi phí Định kỳ liệt kê tất cả nhóm kỳ thanh toán định kỳ đã thiết lập cho thuê này: Tên, Thời gian, Tần suất, Chi tiết Chi phí & Số tiền, với dấu hiệu đặc biệt cho những khoản thu cùng hóa đơn với tiền thuê. Để điều chỉnh số tiền hoặc thêm nhóm chi phí mới (như bắt đầu thu phí internet), nhấn chỉnh sửa hoặc thêm Chi phí Định kỳ ở đây, các kỳ thanh toán sau sẽ sinh ra theo thiết lập mới.

Chức năng khác trong Menu

• Miễn thu: Dùng khi đồng ý giảm miễn một khoản cho người thuê, khoản đó sẽ không còn trong danh sách phải thu.
• Hoãn thu tiền thuê: Khi thỏa thuận hoãn thanh toán với người thuê, điều chỉnh ngày thu đến hạn của kỳ đó để tránh bị đánh dấu quá hạn.
• Thông báo Thanh toán: Gửi lại thông báo thanh toán thủ công cho người thuê không cần đợi lịch trình của hệ thống.
• Thêm/Sửa: Điều chỉnh nội dung của hóa đơn này, hoặc tạo một khoản tạm thời ở góc phải trên bằng cách thêm hóa đơn mới (ví dụ chia sẻ sửa chữa).

Câu hỏi thường gặp

Phải làm gì khi người thuê chỉ thanh toán một phần tiền thuê?

Đánh dấu đã thu và nhập số tiền thực nhận. Hệ thống sẽ mở giao diện phân bổ để bạn phân phối số tiền nhận được cho các mục, tạo tự động hóa đơn bù trừ và có thể đặt ngày bù trừ, cũng có thể chọn gửi hóa đơn bù trừ cho người thuê. Không cần tách hóa đơn thủ công và không bỏ sót khoản chênh lệch.

Đánh dấu đã thu, hóa đơn sẽ đi đâu?

Chuyển đến thẻ đã đối chiếu, giữ lại đầy đủ kỳ thanh toán, chi tiết, ngày thu và số tiền. Thẻ chưa đối chiếu chỉ hiển thị hóa đơn chưa nhận được tiền như một danh sách việc cần làm hàng ngày: hoàn tất nó là hoàn thành thu tiền hôm nay.

Hóa đơn chưa chốt số liệu có gửi thông báo thanh toán cho người thuê không?

Không. Hóa đơn theo đồng hồ sẽ không gửi thông báo trước khi hoàn thành đọc chỉ số và xác nhận số tiền, tránh người thuê nhận hóa đơn không đầy đủ; sau khi đọc chỉ số hoàn tất, hệ thống sẽ tự động gửi bổ sung. Vì vậy, khi thấy nhãn chưa đọc số, hãy đọc số trước.

Người thuê yêu cầu thanh toán trễ vài ngày, có bị ghi nhận là trễ hạn không?

Điều chỉnh ngày đáo hạn cho kỳ đó trong menu Thêm các tùy chọn, số ngày trễ được tính từ ngày đáo hạn mới, không bị ghi sái.

Tóm tắt

Nếu vẫn dùng Excel hoặc sổ tay như hiện nay, tháng sau bạn vẫn phải đối chiếu từng phòng xem ai đã trả, ai trả thiếu, ghi công tơ xong lại tự tính tiền điện và gửi hóa đơn. Sau khi thiết lập hợp đồng trong RentPackage, mỗi tháng bạn chỉ cần đánh dấu đã thu khi tiền về và nhập chỉ số khi đến kỳ ghi công tơ; kỳ thanh toán bổ sung, tiền điện và thông báo thanh toán đều do hệ thống xử lý.

Mở thẻ Chưa đối chiếu của một phòng và đánh dấu đã thu một khoản tiền thuê đã nhận trong tháng này để thử.

Bài viết liên quan

• RentPackage Thêm hợp đồng mới: thiết lập thời hạn thuê, tiền đặt cọc, chi phí tiện ích chỉ trong một lần, kỳ thanh toán được tự động tạo：Khi ký hợp đồng, thiết lập thời hạn thuê, tiền đặt cọc và phí điện nước, các kỳ thanh toán sẽ được tạo tự động.
• RentPackage Thông báo thanh toán tiền thuê qua LINE: Hướng dẫn liên kết cho người thuê và thiết lập nhắc tự động cho chủ nhà：Sau khi khách thuê liên kết LINE, thông báo thanh toán cũng được gửi qua LINE.
• RentPackage Báo cáo Lãi Lỗ: Tiền thuê và chi tiêu cho từng tài sản, từng chủ sở hữu, tự động tính lãi bao nhiêu：Thu chi tiền thuê từ kỳ thanh toán khách thuê được tự động đưa vào Báo cáo Lãi Lỗ, không cần ghi sổ riêng.