RentPackage مالک کو منتقلی: پراپرٹی مینجمنٹ کمپنی مینجمنٹ فیس کاٹ کر رقم مالک کو منتقل کرے، سیکیورٹی ڈپازٹ الگ رہے اور حساب نہ الجھے

مالک کو منتقلی کی سہولت کیوں استعمال کریں

پراپرٹی مینجمنٹ میں مشکل صرف کرایہ وصول کرنا نہیں، بلکہ وصولی کے بعد اسے صحیح طرح الگ کرنا ہے: کتنی مینجمنٹ فیس ہے، کتنا مالک کو بھیجنا ہے اور کون سا سیکیورٹی ڈپازٹ چھونا نہیں۔ Excel میں ہر مہینے ایک ایک پراپرٹی کی مینجمنٹ فیس اور مرمت کے اخراجات کاٹنے پڑتے ہیں، پھر دیکھنا پڑتا ہے کہ ڈپازٹ غلطی سے شامل تو نہیں ہو گیا؛ اور جب مالک پوچھے کہ اس مہینے رقم کم کیوں ہے تو دوبارہ پرانا ریکارڈ کھنگالنا پڑتا ہے۔

• منتقلی کے قابل رقم خود تیار
  کرائے میں سے مینجمنٹ فیس اور مرمت کے اخراجات کاٹنے کے بعد سسٹم سیدھا بتا دیتا ہے کہ اس بار مالک کو کتنی رقم بھیجی جا سکتی ہے؛ ہر مہینے Excel میں خود حساب لگانے کی ضرورت نہیں۔
• سیکیورٹی ڈپازٹ مالک کو منتقل نہیں ہوتا
  سیکیورٹی ڈپازٹ وہ رقم ہے جو آگے چل کر کرایہ دار کو واپس کرنی ہے۔ سسٹم سیکیورٹی ڈپازٹ اور پیشگی وصولی کو منتقلی سے باہر رکھتا ہے، اس لیے یہ مالک کو نہیں بھیجے جاتے۔
• مالک حساب پوچھے تو تفصیلات کھولتے ہی جواب
  ہر منتقلی کی مالک کی نکالی گئی رقم کی تفصیلات بنتی ہیں، جنہیں پرنٹ کیا جا سکتا ہے یا مالک کو بھیجا جا سکتا ہے؛ کرایہ دار کے کون سے پیریڈ باقی ہیں، وہ بھی غیر وصول شدہ بلنگ پیریڈز میں نظر آتا ہے۔

مالک کا ٹرسٹ اکاؤنٹ کیا ہے

پراپرٹی مینجمنٹ کمپنی ہر مالک کے لیے ایک اکاؤنٹ سنبھالتی ہے جسے [مالک کا ٹرسٹ اکاؤنٹ] کہتے ہیں۔ کرایہ دار کا ادا کردہ کرایہ پہلے یہاں آتا ہے، مینجمنٹ فیس اور مرمت کے اخراجات یہیں سے کٹتے ہیں، اور باقی بیلنس مالک کو منتقل کیا جاتا ہے۔ ٹرسٹ اکاؤنٹ میں آنے والی رقوم:

• کرایہ دار کا ادا کردہ کرایہ
• وہ سیکیورٹی ڈپازٹ جس کا ڈپازٹ رکھنے والا فریق ایجنٹ کے زیرِ تحویل اکاؤنٹ ہے
• مالک کی پہلے سے جمع کرائی گئی رقم (مالک کی جمع کردہ رقم)
• سسٹم استعمال کرنے سے پہلے کا بیلنس (افتتاحی بیلنس)

اس لیے اسکرین پر نظر آنے والا ٹرسٹ اکاؤنٹ کا بیلنس یوں بنتا ہے:

جو سیکیورٹی ڈپازٹ مالک خود رکھتا ہے یا فریق ثالث کے اکاؤنٹ میں جمع ہے، وہ مالک کے ٹرسٹ اکاؤنٹ میں نہیں ہوتا اور اس بیلنس میں شامل نہیں ہوتا۔

مالک ٹرسٹ اکاؤنٹ میں جمع: مرمت کا خرچ کمپنی کو اپنی جیب سے نہیں دینا پڑتا

جب ٹرسٹ اکاؤنٹ کا بیلنس مرمت یا صفائی کا خرچ پورا کرنے کے لیے کافی نہ ہو تو مالک سے پہلے کچھ رقم بھیجنے کو کہا جا سکتا ہے، تاکہ پراپرٹی مینجمنٹ کمپنی کو اپنی طرف سے پیسے نہ لگانے پڑیں۔ [اکاؤنٹنگ مینجمنٹ] > [مالک کی اکاؤنٹنگ] پر جائیں، اوپر دائیں [＋] (مالک کا بل شامل کریں) پر کلک کریں، [مالک ٹرسٹ اکاؤنٹ میں جمع] منتخب کریں، پراپرٹی منتخب کر کے رقم اور ادائیگی کا طریقہ درج کریں اور محفوظ کریں؛ یہ رقم مالک کے ٹرسٹ اکاؤنٹ کے بیلنس میں شامل ہو جائے گی۔

مالک کو منتقلی

1. [اکاؤنٹنگ مینجمنٹ] > [مالک کی اکاؤنٹنگ] > [مالک کا ٹرسٹ اکاؤنٹ] > [غیر مصالحت شدہ] پر جا کر وہ مالک منتخب کریں جسے رقم منتقل کرنی ہے۔
2. [تفصیلات] پر کلک کر کے منتقلی کی تفصیلات دیکھیں: سب سے اوپر ٹرسٹ اکاؤنٹ کی موجودہ کل رقم، درمیان میں منتقلی کے قابل رقم کی ہر اندراج، اور سب سے نیچے غیر وصول شدہ بلنگ پیریڈز (کرایہ دار کا بقایا کرایہ)۔
3. جن پراپرٹیز کی منتقلی کرنی ہے انہیں منتخب کریں۔ [منتقلی کے قابل رقم] براہِ راست بدلی جا سکتی ہے؛ مثلاً آنے والی مرمت کے لیے کچھ رقم روکنی ہو تو صرف ایک حصہ منتقل کریں، باقی ٹرسٹ اکاؤنٹ میں رہے گی اور اگلی بار منتقل کی جا سکتی ہے۔
4. [سیکیورٹی ڈپازٹ اور پیشگی وصولی] صرف رقم دکھاتا ہے، یہ منتقلی میں شامل نہیں ہوتا۔
5. [منتقلی کی تاریخ] (ڈیفالٹ آج) اور ادائیگی کا طریقہ چیک کریں، ضرورت ہو تو [منتقلی کی تفصیلات مالک کو بھیجیں] منتخب کریں، پھر [مالک کے ذاتی اکاؤنٹ میں منتقل کریں] پر کلک کریں۔

منتقلی دیکھیں، ترمیم کریں اور منسوخ کریں

مکمل ہونے والی منتقلیاں [مصالحت شدہ] ٹیب میں ہوتی ہیں، جہاں ہر منتقلی کی تاریخ اور رقم نظر آتی ہے۔ دائیں طرف [تفصیلات] پر کلک کرنے سے [مالک کی نکالی گئی رقم کی تفصیلات] کھلتی ہیں، جن میں اس منتقلی کا پورا حساب ہوتا ہے؛ انہیں پرنٹ کیا جا سکتا ہے یا مالک کو بھیجا جا سکتا ہے۔

• رقم درست کرنی ہو: [⋯] > [منتقلی میں ترمیم کریں] پر کلک کر کے صحیح رقم درج کریں؛ پورا اندراج حذف کر کے دوبارہ بنانے کی ضرورت نہیں۔
• پوری منتقلی دوبارہ کرنی ہو: [⋯] > [منتقلی منسوخ کریں] پر کلک کریں؛ رقم مالک کے ٹرسٹ اکاؤنٹ میں واپس آ جائے گی، پھر دوبارہ منتقلی کریں۔

پراپرٹی مینجمنٹ کا سیکیورٹی ڈپازٹ: ڈپازٹ کس کے پاس ہے اور کیسے منتقل کریں

[اکاؤنٹنگ مینجمنٹ] > [مالک کی اکاؤنٹنگ] > [پراپرٹی مینجمنٹ کا سیکیورٹی ڈپازٹ] > [ڈپازٹ رکھنے والا فریق] پر جا کر پراپرٹی منتخب کریں، تو نظر آئے گا کہ ہر کرایہ نامے کا سیکیورٹی ڈپازٹ اس وقت کس کے پاس ہے۔ کل تین صورتیں ہیں:

• ایجنٹ کے زیرِ تحویل اکاؤنٹ: ڈپازٹ پراپرٹی مینجمنٹ کمپنی کے پاس، مالک کے ٹرسٹ اکاؤنٹ میں رہتا ہے۔
• مالک کے زیرِ تحویل اکاؤنٹ: ڈپازٹ مالک خود اپنے پاس رکھتا ہے۔
• فریق ثالث کا اکاؤنٹ: ڈپازٹ کرایہ دار کے نام کے مخصوص اکاؤنٹ یا کسی امانتی ادارے میں جمع ہوتا ہے؛ نہ کمپنی کے پاس ہوتا ہے نہ مالک کے پاس۔

اگر مالک ڈپازٹ خود رکھنا چاہے تو اوپر دائیں [＋] (مالک کا بل شامل کریں) پر کلک کریں، [ڈپازٹ مالک کے زیرِ تحویل اکاؤنٹ میں منتقل کریں] منتخب کریں، پراپرٹی منتخب کر کے منتقل ہونے والا ڈپازٹ چنیں اور ٹرانسفر کی تاریخ درج کریں۔ ڈپازٹ واپس کمپنی کی تحویل میں رکھنا ہو تو [ڈپازٹ مالک کے ٹرسٹ اکاؤنٹ میں منتقل کریں] منتخب کریں۔ ہر ٹرانسفر [ٹرانسفر ریکارڈ] ٹیب میں درج ہوتا ہے، اس لیے کرایہ دار کے مکان چھوڑنے پر ڈپازٹ واپس کرتے وقت صاف معلوم ہوتا ہے کہ رقم کس کے پاس ہے۔

افتتاحی بیلنس: سسٹم سے پہلے کا بیلنس شامل کریں

اگر RentPackage استعمال کرنے سے پہلے مالک کے ٹرسٹ اکاؤنٹ میں ایسی رقم موجود ہو جو ابھی مالک کو نہیں بھیجی گئی (مثلاً پہلے Excel یا کسی اور سسٹم میں درج تھی)، تو پراپرٹی مینجمنٹ کی نئی پراپرٹی شامل کرتے وقت [اکاؤنٹنگ کی ترتیبات] > [افتتاحی بیلنس کی ترتیبات] میں افتتاحی بیلنس کی تاریخ اور رقم درج کریں؛ سسٹم درست بیلنس سے حساب شروع کرے گا۔ منفی رقم کا مطلب ہے کہ کمپنی نے مالک کی طرف سے پہلے ادائیگی کی ہے۔

مالک خود آن لائن حساب دیکھے

RentPackage میں لاگ ان کرنے کے بعد مالک [مالک کی اکاؤنٹنگ] میں ہر منتقلی کی رقم دیکھ سکتا ہے، اور [تفصیلات] پر کلک کر کے مالک کی نکالی گئی رقم کی تفصیلات دیکھ سکتا ہے؛ کمپنی کے الگ سے رپورٹ تیار کرنے کا انتظار نہیں کرنا پڑتا۔

اکاؤنٹنگ کے نقطۂ نظر سے: مالک کو منتقلی کا اندراج کیسے ہوتا ہے

مالک کا ٹرسٹ اکاؤنٹ ایک اثاثہ کھاتہ ہے، بینک میں جمع رقم کی طرح۔ مالک کی جمع کردہ رقم اور افتتاحی بیلنس سے ٹرسٹ اکاؤنٹ اور مالک کی ایکویٹی دونوں بڑھتے ہیں؛ مالک کو منتقلی کرنے پر مالک کی ایکویٹی کم ہوتی ہے (مالک کی نکالی ہوئی رقم) اور ساتھ ہی ٹرسٹ اکاؤنٹ سے رقم نکل جاتی ہے، اس لیے منتقل کی گئی رقم کمپنی کا خرچ نہیں ہے۔

مالک کے زیرِ تحویل اکاؤنٹ کا سیکیورٹی ڈپازٹ ڈپازٹ کے لیے مخصوص بینک کھاتے میں الگ درج ہوتا ہے، منتقل کی گئی رقم سے الگ، تاکہ دونوں آپس میں نہ ملیں۔

خلاصہ

اگر ابھی کی طرح Excel سے کام چلتا رہا تو اگلے مہینے بھی ایک ایک پراپرٹی کی مینجمنٹ فیس کاٹنی ہوگی، دیکھنا ہوگا کہ ڈپازٹ شامل نہ ہو، اور مالک کے پوچھنے پر پھر ریکارڈ کھنگالنا ہوگا۔ RentPackage میں پراپرٹی مینجمنٹ کی پراپرٹی سیٹ کرنے کے بعد ہر مہینے بس پراپرٹی منتخب کریں اور منتقلی کریں؛ منتقلی کے قابل رقم، ڈپازٹ کو الگ رکھنا اور مالک کی نکالی گئی رقم کی تفصیلات، سب سسٹم سنبھالتا ہے۔

پہلے ایک مالک منتخب کریں، [مالک کی اکاؤنٹنگ] میں [تفصیلات] کھولیں، اور دیکھیں کہ سسٹم کی نکالی ہوئی منتقلی کے قابل رقم آپ کی Excel شیٹ سے ملتی ہے یا نہیں۔

متعلقہ مضامین

• RentPackage نئے پراپرٹی مینجمنٹ آئٹمز شامل کریں: ایک قدم میں پراپرٹی، مالک، اکاؤنٹس بنائیں، اور آن لائن سائن کریں：پراپرٹی مینجمنٹ کی پراپرٹی شامل کرتے وقت مالک، مینجمنٹ فیس اور افتتاحی بیلنس سیٹ کریں، تاکہ مالک کو منتقلی صحیح نقطے سے شروع ہو۔
• انوائس بنانے کی وضاحتیں：افتتاحی بیلنس کی رقم کیسے درج کریں اور منفی رقم کا کیا مطلب ہے، اس مضمون میں تفصیل سے بتایا گیا ہے۔
• پراپرٹی مینجمنٹ کمپنی کی فیس سیٹنگ گائیڈ：مینجمنٹ فیس ہر کرائے کے بلنگ پیریڈ میں خود بن جاتی ہے اور منتقلی کے وقت سیدھی کرائے سے کٹ جاتی ہے۔