RentPackage میں جنرل لیجر کیسے تیار کریں، کرایہ اور پراپرٹی اکاؤنٹس کو خودکار طور پر خلاصہ کرنا

کیا آپ اب بھی کرایہ کی آمد و خرچ کو Excel میں ایک ایک کر کے درج کر کے حساب ملا رہے ہیں؟ RentPackage میں مکمل ڈبل انٹری بک کیپنگ انجن موجود ہے، آپ کا کام بس معمول کے مطابق کرایہ وصول کرنا اور حساب درج کرنا ہے، نظام خود بخود اکاؤنٹنگ اندراجات جمع کرتا ہے۔ جب آپ حساب دیکھنا چاہیں، مدت منتخب کریں اور ایک بٹن دبائیں، فوری طور پر ڈیبٹ اور کریڈٹ میں متوازن جنرل لیجر تیار ہو جاتا ہے - نہ اکاؤنٹنگ کے پس منظر کی ضرورت ہے اور نہ ہی دستی جمع کی۔

1. جنرل لیجر کیا ہے؟

جنرل لیجر ایک مخصوص مدت کے دوران ہونے والے تمام لین دین کو اکاؤنٹنگ ہیڈز (اثاثے، واجبات، مالک کی ایکویٹی، آمدنی، اخراجات) کے مطابق خلاصہ کرتا ہے، ہر ہیڈ کے ڈیبٹ ٹوٹل، کریڈٹ ٹوٹل اور بیلنس کو ظاہر کرتا ہے۔ یہ نفع و نقصان کے گوشوارے اور بیلنس شیٹ کی بنیاد ہے اور آڈٹ کے دوران عام طور پر مطلوبہ رپورٹ ہے۔ جب آپ کو اکاؤنٹنٹ، مالک مکان یا مالک، یا ٹیکس حکام کو اکاؤنٹ کے بارے میں جواب دینا ہو تو یہ رپورٹ آپ کی بیس ہے۔

2. رپورٹ کے ڈیٹا کے ذرائع

جنرل لیجر کے اعداد و شمار دو مقامات سے آتے ہیں، اور دونوں خودکار طور پر ملا کر حساب کیے جاتے ہیں:

اکاؤنٹنگ پیریڈ کے خودکار جرنل انٹریز: معاہدے کے قیام کے بعد، نظام اکاؤنٹنگ پیریڈ کے مطابق کرایہ، ڈپازٹ، مینیجمنٹ فیس وغیرہ کے انٹریز خودکار طور پر تیار کرتا ہے۔ جب وصولیاں درج ہوتی ہیں تو متعلقہ انٹریز بھی ساتھ ہی مکمل ہوجاتی ہیں، پورا عمل بغیر انسانی مداخلت کے مکمل ہوتا ہے۔
دستی اندراجات: بلنگ پیریڈ سے باہر کی آمدنی اور اخراجات (جیسے مرمت کے اخراجات، انشورنس، فرسودگی) آپ دستی جرنل انٹری فنکشن سے خود درج کر سکتے ہیں، طریقہ کار کے لیے ملاحظہ کریں: دستی اندراجات کی رہنمائی

    براہ کرم نوٹ کریں:
    روزمرہ کی کاروائی میں کرایہ وصولی اور اندراج پر توجہ دیں، رپورٹ تیار کرتے وقت نظام خودکار اور دستی اندراجات کو یکجا کر دیتا ہے، حساب ہمیشہ مکمل ہوتا ہے۔

3. جنرل لیجر تیار کریں

پہلا مرحلہ: رپورٹ سیکشن میں جائیں

براہِ کرم بائیں مینیو میں '[ رپورٹ ]' → '[ مالی بیانات ]' کو کلک کریں۔

رپورٹ مینو سے مالی بیانات سیکشن میں جائیں، جنرل لیجر منتخب کریں

دوسرا مرحلہ: رپورٹ کے حالات سیٹ کریں

رپورٹ کی قسم: '[ جنرل لیجر ]' منتخب کریں۔
پراپرٹی/مالک/کمپنی: پوچھ گچھ کے لیے مطلوبہ موضوع کا انتخاب کریں۔ ایک ہی اکاؤنٹ مختلف مالکان کے لیے الگ بیلنس شیٹ تیار کر سکتا ہے، ہر مالک کا حساب دوسروں سے الگ رہتا ہے، جو کہ ایجنٹس کے لیے خاص طور پر اہم ہے۔
رپورٹ کی مدت: تلاش کی مدت کی تاریخوں کا انتخاب کریں، جیسے 2026/01/01 – 2026/07/24۔
اکاؤنٹنگ کی بنیاد:
- نقد بنیاد: حقیقی طور پر موصول ہونے والی تاریخ کو بنیاد مانیں، جب رقم حقیقت میں آئے تبھی آمدنی۔ ذاتی مالک مکان اور چھوٹے پیمانے کے حساب کتاب کے لیے مناسب۔
- ادھار کی بنیاد: وصولی کی تاریخ پر بنیاد مانیں، کرایہ کا وقت ختم ہونے پر آمدنی گنی جائے، چاہے وصول ہوئی یا نہیں۔ رسمی مالی رپورٹ کی ضرورت والے کمپنیوں کے لیے مناسب۔

سیٹنگ مکمل کرنے کے بعد، 'رپورٹ تیار کریں' پر کلک کریں۔

مرحلہ 3: رپورٹ دیکھیں

جنرل لیجر رپورٹ: اثاثے، واجبات، مالک کی ایکویٹی، آمدنی، اخراجات کے پانچ بڑے حصے اور ڈیبٹ و کریڈٹ کا متوازن مجموعہ

4. اس رپورٹ کو کیسے پڑھیں

رپورٹ کو اکاؤنٹ کی قسم کے لحاظ سے پانچ بڑے حصوں میں تقسیم کیا گیا ہے، مثالی اعداد کے ساتھ وضاحت:

اثاثے: آمانتی بینک اکاؤنٹ کا بیلنس 443,579، جو مدت کے دوران معاملہ کرنے والے فنڈز کا حقیقی بیلنس ظاہر کرتا ہے؛ اکاؤنٹس وصولی کا بیلنس 402,695، جو کہ موعد گزارنے والی مگر ابھی تک موصول نہ ہونے والی رقم کو ظاہر کرتا ہے؛ دیگر عنوانات جیسے کہ جمع بینک اکاؤنٹ جمع اکاؤنٹ کے فنڈز کو علیحدہ دکھاتے ہیں۔
ذمے داریاں: جمع اکاؤنٹ میں بیلنس 577,332، ایڈوانس رقم بیلنس 13,685۔ جمع اکاؤنٹ اور ایڈوانس رقم آمدنی نہیں ہیں، بلکہ کرایے داروں کو واپس کی جانے والی یا مستقبل کے مدتی رقم ہیں، نظام خود بخود صحیح طریقے سے سرملکت کرتا ہے، تاکہ عام بے ترتیبی سے بچا جا سکے، جیسے کے جمع کی گئی زمرہ غلطی سے آمدنی تصور کی گئی۔
مالک کی ایکویٹی: “افتتاحی بیلنس” کریڈٹ 4,523 وہ رقم ہے جو سسٹم استعمال کرنے سے پہلے مالک کے کھاتوں میں موجود تھی اور افتتاحی بیلنس فنکشن سے درج کی گئی؛ “مالک کی نکالی ہوئی رقم” وہ رقم ہے جو مدت کے دوران مالک کو رقم کی منتقلی کے ذریعے مالک کو بھیجی گئی، یہ مالک کی ایکویٹی میں کمی ہے اور سرخ ہندسوں میں دکھائی جاتی ہے۔ روزمرہ کرایہ اور فیس کی وصولی سے ایکویٹی کے اندراجات بہت کم بنتے ہیں؛ یہ حصہ عموماً افتتاحی بیلنس، مالک کی جمع کردہ رقم یا مالک کو رقم کی منتقلی سے آتا ہے، اور اگر مدت میں ایسا کوئی اندراج نہ ہو تو یہ ظاہر نہیں ہوتا۔
آمدنی: کرایہ کی آمدنی 222,818 کے علاوہ، صفائی کی فیس، پانی کا بل، انٹرنیٹ فیس، بکنگ کی رقم (ٹوکن منی) آمدن سب کے متعلق آمدنی مختلف عنوانات کے تحت علیحیدہ علیحیدہ ظاہر کی جاتی ہے، اور مجموعی آمدنی 243,849، ہر آمدنی کا ذریعہ واضح طور پر دکھایا گیا ہے۔
اخراجات: دورانیہ میں واقع ہونے والے اخراجات جیسے کے کمپنی مینجمنٹ فیس، کرایہ کے اخراجات، اور سروس فیس اخراجات، ڈیبٹ کی مجموعی 30,015۔

    کل
    رپورٹ کے سب سے نچلے حصے میں ڈیبٹ کا مجموعہ اور کریڈٹ کا مجموعہ ہمیشہ برابر ہوتا ہے (مثال میں دونوں 972,004 ہیں)۔ یہ ڈبل انٹری بک کیپنگ کا خودکار تصدیقی طریقہ ہے - جب تک دونوں برابر ہیں، اس کا مطلب ہے کہ اس مدت کا ہر اندراج مکمل طور پر درج ہے، کوئی اندراج چھوٹا یا دہرایا نہیں گیا۔ یہی RentPackage اور Excel بک کیپنگ کا سب سے بڑا فرق ہے: Excel میں انسان کو خود جانچنا پڑتا ہے، یہاں نظام کی ساخت اس بات کی ضمانت دیتی ہے کہ حساب برابر ہے۔

5. پرنٹ اور محفوظ کریں

رپورٹ کے اوپری دائیں کونے میں پرنٹ آئیکن کا استعمال کرتے ہوئے براہ راست پرنٹ یا پی ڈی ایف محفوظ کریں، اکاؤنٹنٹ یا مالک کو رپورٹ دیتے وقت فارمیٹ دوبارہ تیار کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔

6. عمومی سوالات

نقدی کی بنیاد اور اکمپی کی بنیاد کے نمبر کیوں مختلف ہیں؟

فرق تسلیم کے وقت میں ہے۔ اکمپی کی بنیاد پر "اکاؤنٹس وصول" کی تاریخ پر تسلیم کیا جاتا ہے، کرایہ کی میعاد پوری ہوتے ہی آمدنی شمار کی جاتی ہے؛ نقدی کی بنیاد پر "مالی وصول" کی تاریخ پر تسلیم کیا جاتا ہے، رقم ملتے ہی شمار کی جاتی ہے۔ اگر کوئی مکان دار تاخیر سے ادائیگی کرے، تو دونوں بنیادوں پر موجودہ دور کی آمدنی مختلف ہوگی، یہ معمول کی بات ہے۔

کیا دستی اندراجات جنرل لیجر میں نظر آئیں گے؟

ہاں۔ دستی اندراجات اور آٹو جنریٹیڈ پیریڈ کی اندراجات سب یکجا ہوکر شورا کی جاتی ہیں، اضافی ترتیب کی ضرورت نہیں۔

کیا میں صرف ایک رہائشی یونٹ کے اکاؤنٹس کو دیکھ سکتا ہوں؟

ہاں۔ "رہائشی یونٹ/مالک/کمپنی" ڈراپ ڈاؤن میں مخصوص یونٹ منتخب کریں، نظام صرف اس یونٹ کی اندراجات کو شورا کرے گا۔

خلاصہ

اگر آپ اسی طرح Excel میں حساب ملاتے رہے تو اگلی بار جب اکاؤنٹنٹ یا مالک حساب مانگیں گے، آپ کو پھر سے آمدنی اور اخراجات ایک ایک کر کے ترتیب دینے ہوں گے اور ڈیبٹ اور کریڈٹ خود چیک کرنے ہوں گے۔ RentPackage میں معمول کے مطابق کرایہ وصول کریں اور حساب رکھیں۔ مدت منتخب کریں اور ایک کلک میں جنرل لیجر تیار ہو جاتا ہے، اور ڈیبٹ اور کریڈٹ برابر ہیں یا نہیں، یہ سسٹم خود چیک کرتا ہے۔

اس سال کے آغاز سے آج تک کی مدت اور ایک مالک منتخب کریں، اور آزمانے کے لیے ایک جنرل لیجر بنائیں۔

RentPackage مفت آزمائیں