Paano bumuo ng General Ledger sa RentPackage, awtomatikong isama ang mga renta at transaksyon ng property

Isa-isa mo pa bang inaabot ang mga renta sa Excel para sa reconciliation? Ang RentPackage ay may built-in na double-entry bookkeeping engine na awtomatikong nag-iipon ng mga accounting entry habang regular kang nangongolekta ng renta at nagre-record. Kapag kailangan mong makita ang mga account, piliin lamang ang panahon at pindutin ang isang button para agad makabuo ng isang balansadong General Ledger—wala nang kailangan pang accounting background o manwal na pag-add.

1. Ano ang General Ledger?

Ang General Ledger ay nag-iipon ng lahat ng transaksyon sa loob ng isang panahon, naisasama sa mga accounting account (asset, liability, equity, income, expense) upang ipakita ang kabuuang debit, kabuuang credit, at balanse ng bawat account. Isa ito sa mga pangunahing ulat na madalas hingin sa pag-audit. Kapag kailangan mong magreport sa accountant, property owner, o tax authority, ito na ang iyong batayan.

2. Pinagmulan ng data ng ulat

Ang mga numero sa General Ledger ay galing sa dalawang lugar, na awtomatikong pinagsasama at kinakalkula:

• Mga entry na awtomatikong nalilikha ng accounting period: Pagkatapos maitatag ang kontrata, ang sistema ay awtomatikong lumilikha ng mga entry para sa renta, deposit, management fee, atbp. Kapag nakolekta na, natatapos din agad ang kaugnay na entry, kaya't hindi na kailangan ng manual na pag-entry.
• Manwal na Entry: Ang mga kita at gastos na labas sa billing period (halimbawa, gastos sa pagkukumpuni, insurance, depreciation) ay maaari mong ilagay mismo gamit ang feature na Manu-manong Journal Entry. Para sa paraan ng paggamit, sumangguni sa: Gabay sa Manwal na Entry

3. Paggawa ng General Ledger

Hakbang 1: Pumunta sa pahina ng Ulat

Sa menu sa kaliwa, piliin ang [ Ulat ] → [ Pahayag ng Pananalapi ].

Hakbang 2: Itakda ang mga Kondisyon ng Ulat

• Uri ng Ulat: Piliin ang [ General Ledger ].
• Property / May-ari / Kumpanya: Piliin ang entity na nais mong saklawin. Ang parehong account ay maaaring magkahiwalay na mag-generate ng report para sa iba't ibang may-ari, kaya't ang account ng bawat isa ay hindi napapaghalo, na napakahalaga para sa mga property managers.
• Panahon ng Ulat: Pumili ng petsa ng pagsisimula at pagtatapos para sa query, hal. 2026/01/01 – 2026/07/24.
• Uri ng Accounting:
  • Batay sa Cash: Kinilala gamit ang [ Petsa ng Aktwal na Bayad ], kinokonsidera lang na kita kapag ang pera ay tunay na natanggap. Angkop para sa indibidwal na mga landlord at maliit na deklarasyon.
  • Batay sa Accrual: Kinilala gamit ang [ Petsa ng A/R ], kinikilala ang kita kapag due na ang upa, kahit hindi pa natatanggap. Angkop para sa mga kumpanyang nangangailangan ng pormal na financial statement.

Kapag natapos na ang setup, pindutin ang [ Gumawa ng Ulat ].

Hakbang 3: Tingnan ang Ulat

4. Paano basahin ang ulat na ito

Ang mga ulat ay nahahati sa limang pangunahing bahagi ayon sa kategorya ng account, ipinaliwanag gamit ang mga halimbawang numero:

• Asset: Ang balanse ng 'Trust Account' ay 443,579, na kumakatawan sa aktwal na balanse ng pondo na naipamahagi sa loob ng panahon; ang balanse ng 'Accounts Receivable' ay 402,695, na kumakatawan sa halagang dapat nang singilin ngunit hindi pa natatanggap; may mga item din gaya ng 'Security Deposit Bank Account' na nakahiwalay ang pondo ng deposito.
• Liabilities: Ang balanse ng 'Deposit' ay 577,332, 'Advance Payment' ay 13,685. Ang deposito at paunang bayad ay hindi kita, at kailangan ibalik sa tenant o tumutukoy sa halaga para sa hinaharap na panahon. Awtomatikong tama itong iniuri ng sistema upang maiwasan ang karaniwang pagkakamali sa pagbilang sa deposito bilang kita.
• Owner's Equity: Ang “Panimulang Balanse” na credit na 4,523 ay ang halagang nasa libro na ng may-ari bago magsimulang gamitin ang system, na inilagay gamit ang Feature ng Panimulang Balanse; ang “Owner Withdrawal” ay ang perang ipinadala sa may-ari sa loob ng panahon sa pamamagitan ng Remittance sa May-ari, na bawas sa Owner's Equity at ipinapakita sa pula. Bihirang lumikha ng equity entry ang araw-araw na paniningil ng upa at bayarin; karaniwang nagmumula ang seksyong ito sa panimulang balanse, Owner Contribution, o Remittance sa May-ari, at hindi ito ipapakita kung walang ganitong entry sa panahong iyon.
• Income: Bukod sa 'Rent Income' na 222,818, ang kita mula sa cleaning fee, utilities, internet fee, kita sa reservation fee, at iba pa, ay isinasama sa kani-kanilang mga account, na may kabuuang income na 243,849. Malinaw ang mga pinagmulan ng bawat uri ng kita.
• Expenses: Ang 'Company Management Fee', 'Rent Expense', 'Processing Fee', at iba pang gastos na naganap sa loob ng panahon, na may kabuuang debit na 30,015.

5. Pag-print at pag-save

Maaaring direktang mag-print o mag-save bilang PDF ang print icon sa kanang itaas ng report, hindi na kailangan muling ayusin ang format bago ibigay sa accountant o may-ari.

6. Mga Madalas Itanong

Bakit hindi magkapareho ang numero ng cash basis at accrual basis?

Nasa oras ng pagkilala ang pagkakaiba. Ang accrual basis ay kinikilala sa petsa ng 'accounts receivable', kita agad kapag due ang renta; ang cash basis ay sa petsang natanggap ang bayad. Kung huli magbayad ang tenant, mag-iiba ang kita para sa parehong basis, normal ito.

Makikita ba ang manual na journal entries sa General Ledger?

Oo. Ang manual na journal entries ay pinagsasama at sinusuma sa awtomatikong entries, walang karagdagang set up.

Pwede bang tingnan ang account ng isang property lang?

Pwede. Piliin ang specific na property sa dropdown na 'Property/Owner/Company', at ang system ay susuma sa entries ng property na iyon lang.

Buod

Kung patuloy kang magtutugma ng mga account sa Excel, sa susunod na hihingin ng accountant o ng may-ari ang libro, kailangan mo pa ring ayusin isa-isa ang kita at gastos at ikaw mismo ang magsusuri ng debit at credit. Sa RentPackage, maningil lang ng upa at magtala gaya ng dati. Piliin ang panahon at sa isang click lang, handa na ang General Ledger, at awtomatikong sinusuri ng system kung balanse ang debit at credit.

Piliin ang panahon mula simula ng taon hanggang ngayon at isang may-ari, saka gumawa ng General Ledger para subukan.

Mga kaugnay na artikulo

• RentPackage Manual na entry: pag-ayos, insurance, depreciation, mga transaction sa labas ng regular na panahon ng accounting ay pwedeng i-record.：Itala ang kita at gastos na labas sa mga billing period bilang manwal na journal entry, at lalabas ang mga ito sa General Ledger.
• RentPackage Income Statement: Rentang kita at gastusin ng bawat ari-arian, bawat may-ari, awtomatikong kinakalkula kung gaano karami ang kita：Ang mga income at expense account sa General Ledger ay pinagsasama sa Income Statement.
• RentPackage Balanse ng Yaman: Gaano karaming bank balance ang pag-aari ng tenants? Tingnan agad ang deposito at advance.：Makikita nang sabay-sabay sa Balanse ng Yaman ang balanse ng mga asset, liability, at owner's equity account.